Что такое фасилитация в проектном управлении

Представьте, за неделю вы участвовали в трех встречах, на которые ушло шесть часов. А договоренности достигнуты и конкретные решения приняты — только по одной. Часто недостаточно только собрать команду, чтобы получить результаты. Одни будут активно высказываться, другие предпочтут отмолчаться. Сделать встречи результативным рабочим инструментом поможет фасилитация: что это такое, как используется, чем полезно проектной команде и кто такой фасилитатор, объясняем простыми словами в этой статье.

Что такое фасилитация

Фасилитация — это управление групповой работой на встречах и совещаниях. Он помогает организовать общение и командное взаимодействие, в которое вовлечены все участники. В результате все участники концентрируются на заданной теме, а итогом собрания становятся зафиксированные решения.

Казалось бы, если встречи неэффективны, возможно, они просто не нужны? Но это не так. Например, один из принципов гибкой методологии управления проектами Agile гласит, что личное общение является лучшим способом передачи информации, а коммуникации в проектной деятельности нужно уделять много внимания и времени. Поэтому управление проектами по Agile подразумевает проведение регулярных митингов — ежедневных, еженедельных, ежемесячных — в зависимости от цели и формата, а также регулярное принятие решений в команде. И не уделять им должного внимания — одна из существенных ошибок проекта.

Причины, по которым встречи не достигают цели, условно разделяют на две группы.

Формат «совещание ради совещания» негативно сказывается на эффективности сотрудников и проектной работе в целом. Поэтому необходимо научиться проводить их результативно. Фасилитация встреч — это обеспечение возможности всем сотрудникам участвовать в диалоге на равных и не бояться высказывать свое мнение.

Кто такой фасилитатор и чем он отличается от модератора

Фасилитатор — это специалист, который направляет и контролирует ход группового обсуждения. Он придерживается определенных принципов при проведении командных встреч. Его ключевая задача — фасилитировать обсуждение: помочь команде раскрыть свой потенциал, распределить ответственность и вдохновить на дальнейшую работу. При этом нужно сделать так, чтобы всем было интересно слушать друг друга и участвовать в обсуждении.

В управлении встречей помогают различные инструменты и техники. Немаловажен позитивный настрой и вовлеченность самого фасилитатора. Фасилитатор может быть и модератором, а вот модератор не является фасилитатором. В чем разница, и в конечном итоге фасилитатор — кто это?

Фасилитаторы — это приглашенные специалисты или сотрудники в штате компании, которые реализуют управление групповой работой. Причем сотрудник может заниматься фасилитацией встреч все свое рабочее время или совмещать с другими задачами.

Часто фасилитации обучаются те, кому важно добиться продуктивности совещаний, например, топ-менеджеры и руководители отделов. В Agile задачи фасилитатора обычно выполняет project manager или скрам-мастер.

Фасилитировать — это проводить большую подготовительную работу для подготовки сценария встречи, формулировать цели, правила обсуждения и другие аспекты. Фасилитатор должен уметь все то, что способствует продуктивному диалогу и принятию решений в команде:

• создать психологически безопасную среду, в которой участники чувствуют себя комфортно и не опасаются высказываться;
• сосредоточиться на дискуссии, удерживать общение в нужном русле и фокусировать обсуждение на задачах встречи;
• управлять темпом обсуждения так, чтобы добиться и сохранить максимальную вовлеченность и заинтересованность участников;
• предлагать подходящие участникам способы командной работы для поиска решений;
• оставаться беспристрастным и соблюдать нейтралитет, то есть воздерживаться от поддержки чьей-либо точки зрения.

Кроме навыков модерирования собраний, фасилитатору необходим высокий уровень эмоционального интеллекта, чтобы чувствовать настрой участников, атмосферу, уметь корректировать ее, управлять групповой динамикой.

Когда проектным командам нужна фасилитация

Метод универсален и не имеет ограничений по сфере деятельности. Он направлен на формирование вовлеченности участников и командного взаимодействия. Поэтому эффективен в любой команде, в которой необходимо наладить продуктивную коммуникацию и взаимодействие. В том числе и когда требуются идеи для решения сложных и стратегических задач. Фасилитация позволяет:

• организовать групповое обсуждение даже среди негативно настроенных друг к другу участников и наладить коммуникацию;
• обеспечить эффективность встреч;
• раскрыть потенциал и получить максимум от экспертизы сотрудников;
• сгенерировать новые идеи и сделать так, чтобы каждая была услышана;
• формировать чувство сопричастности по отношению к принятым решениям;
• улучшить отношения в команде;
• выявлять скрытые конфликты.

Фасилитация может быть полезна на стратегических сессия, обсуждении потенциальных целей и результатов со стейкхолдерами проекта, мозговых штурмах.

Тем не менее есть случаи, когда применять фасилитацию не имеет смысла. Например, если предполагается затрагивать конфиденциальные вопросы. Или у команды уже есть сложившееся единогласное мнение по обсуждаемой теме. Также фасилитация не поможет в кризисных ситуациях. Для них эффективнее директивное управление и быстрые решения.

Этапы фасилитации

Фактически фасилитатор занимается проектированием встречи: обозначает цели, определяет правила, изучает состав участников. Он подбирает наиболее подходящие методы для управления коммуникацией. Это зависит от специфики обсуждаемых вопросов, выбранного формата и других аспектов.

Как правило, количество участников составляет от 3 до 20 человек. Оптимальная длительность — от 2 до 4 часов. Эти ограничения напрямую связаны с задачей фасилитации — создание продуктивной среды для высказывания мнений. Встреча на двух человек не имеет смысла. А если их больше 20, то просто не будет возможности выслушать каждого. Обсуждение затянется, групповая динамика снизится, что негативно скажется на качестве командной работы, вовлеченности и концентрации.

Совещание, которое проводит фасилитатор, состоит из последовательных этапов

Такая структура позволяет управлять групповой динамикой встреч и когнитивной нагрузкой участников, держать фокус на целях и соблюдать тайминг. Остановимся подробнее на каждом этапе.

Открытие. Фасилитатор объясняет цели, задачи и правила встречи.

Генерация идей. Задача — вовлечь, мотивировать участников высказывать идеи и решения, пока без обсуждения. Фасилитатор фиксирует их.

Дискуссия. Участники анализируют сделанные предложения на предмет эффективности и рисков, отбираются перспективные. Фасилитатору нужно добиться, чтобы люди договаривались и слушали друг друга.

Принятие решения. Команда останавливается на нескольких идеях, планирует их реализацию, распределяет ответственность.

Подведение итогов. Фасилитатор фиксирует итоги и договоренности. Озвучивает результаты, запрашивает обратную связь у участников.

В результате удается избежать зацикленности обсуждения, обеспечить вовлечение участников, сформировать общую командную ответственность за результаты. Принятые решения проходят фильтры мнений разных людей и критериев.

Основные методы и техники фасилитации

Существуют разные методы фасилитации. Фасилитатор выбирает наиболее подходящие и комбинирует таким образом, чтобы помочь группе решить поставленные задачи.

Мозговой штурм

Участники озвучивают как можно больше идей за короткий промежуток времени, не задумываясь о качестве, исполнимости или ограничениях. Критика не допускается. Плюсы и минусы обсуждаются позже, на этапе анализа.

Представим, предприятие в рамках программы цифровой трансформации внедряет систему Service Desk. Проектная команда обсуждает, как мотивировать сотрудников использовать корпоративный портал, чтобы снизить количество звонков в сервисные подразделения. Результатом мозгового штурма становится пул самых разнообразных идей — от перестать принимать заявки по телефону до провести демо возможностей сервиса и составить инструкции в формате «Что делать, если...».

Мета-планирование

Участники высказывают мнения по заданному вопросу. Задача фасилитатора — сделать так, чтобы предложения одних членов команды не влияли на идеи других. Если встреча офлайн, сотрудники могут записывать мысли на бумаге. На онлайн-встрече используются индивидуальные и групповые чаты.

Например, участники обдумали, как привлечь пользователей на портал самообслуживания, и записали свои предложения, сформированные независимо друг от друга. Это вовлекает в работу всех присутствующих и быстро обеспечивает несколько разных взглядов на вопрос.

Мини-команды

Формируются команды по 2–3 человека. Им предлагается для обсуждения один и тот же вопрос на ограниченное время, допустим, 10 минут. Затем каждая из них озвучивает свои мысли, результаты суммируются, анализируются и определяется оптимальное решение.

Возвращаясь к примеру с порталом самообслуживания, участники в мини-группах обсудят свои мысли по поводу привлечения пользователей. Проведут предварительную оценку и отбор идей, а затем представят их остальным. Метод позволяет вовлечь в обсуждение всех участников встречи и сфокусировать на решении вопроса.

Мозговой штурм наоборот

Участникам предлагают придумать идеи, которые направлены на достижение антипода цели. Это позволяет посмотреть на вопрос с противоположной стороны.

Например, фасилитатор вместо вопроса «Как замотивировать пользователей подавать обращения через портал самообслуживания?» озвучивает: «Как сделать так, чтобы они ни в коем случае не прибегали к этому способу?». В качестве идей прозвучат: "Никому не рассказывать о портале","Сделать интерфейс максимально неудобным«, «Оставить максимум ручного ввода данных». Это позволяет критически посмотреть на ситуацию и обнаружить потенциальные риски в дальнейшей работе. Так усиливается аналитический подход и становится меньше ошибок при реализации идей.

Метод ведения организованной беседы (ОРИП)

В аббревиатуре ОРИП зашифрованы уровни обсуждения.

О (объективный) — участникам представляются факт и данные по теме. Без домыслов и комментариев. Например, в компании Х сотрудников. 60% из них обращаются в поддержку по e-mail, еще 30% — по телефону. Перевод этих пользователей на обращения через портал самообслуживания разгрузил бы операторов поддержки на Х%.

Р (рефлекторный) — происходит обмен личными ассоциациями и эмоциями, связанными с темой. Это способствует доверительной атмосфере, взаимному пониманию и взгляду на вопрос с разных сторон. Например, на этом этапе участники делятся положительным и отрицательным опытом обращения в поддержку по разным каналам. Или рассказывают, какие аргументы лично убедили бы воспользоваться порталом.

И (интерпретативный) — обсуждение видения желаемых результатов и аргументов. Здесь участники суммируют ранее высказанные соображения, выбирая те, кто берут в дальнейшую работу.

П (принимающий решение) — участники определяют, что нужно сделать, распределяют задачи, устанавливают сроки.

SWOT-анализ

Это метод оценки различных факторов, которые влияют на проект, по следующим принципам: Strengths — сильные стороны, Weaknesses — слабые стороны, Opportunities — возможности, и Threats — угрозы. Группа анализирует их и определяет потенциальные точки развития.

Метод способствует оценке задачи с разных сторон. В свою очередь фасилитатор помогает команде превратить сделанные выводы в конкретные планы из последовательных шагов и задач.

Инструменты фасилитации: как организовать работу команды

Система управления проектами способна значительно облегчить работу фасилитаторам за счет того, что снимает с них существенную долю рутины по подготовке встреч и обработке результатов. Рассмотрим, как фасилитация встреч становится проще с помощью инструментов Naumen Project Ruler (NPR).

Один из ключевых принципов любой продуктивной встречи — все должно фиксироваться: повестка, тайминги, протокол, принятые решения, задачи, назначенные ответственные. Более того, доступ к этой информации необходимо обеспечить всем заинтересованным лицам.

В Naumen Project Ruler реализован инструмент для управления встречами. В специальной карточке можно создавать, планировать, добавлять участников. Интеграция с сервисом видеоконференций Контур.Толк обеспечивает автоматическое создание ссылки на онлайн-встречу и отправку приглашений, а также:

• запись собрания;
• расшифровку;
• формирование протокола;
• отправку информации всем участникам.

Часто итогом встречи становится ряд новых задач. Их можно сразу создавать в Naumen Project Ruler прямо по ходу совещания. Это сэкономит время и сведет к минимуму искажение данных.

Заполненная детализация на встрече по итогам спринта, в рамках которой сразу назначены задачи

Таким образом автоматизация позволит фасилитатору сконцентрироваться на главном: модерировании обсуждения, вовлечении участников и достижении целей встречи.

К выводам

Фасилитация помогает продуктивно проводить любые совещания, обеспечить вовлечение участников, командную работу, фокусироваться на целях и результатах, быстро находить оптимальные решения проблем. Эти возможности особенно актуальны для проектной деятельности, так как проекты часто реализуются в условиях неопределенности.

Также с помощью инструментов фасилитации поддерживаются принципы Agile-культуры: коммуникация, эффективное использование ресурсов, максимальное раскрытие потенциала сотрудников. При этом фасилитация будет полезна любым проектным командам, а не только тем, которые работают по гибким методикам.

Команды, которые используют инструменты управления проектами, могут организовать подготовку фасилитационных встреч прямо в ИТ-системе. Например, Naumen Project Ruler позволяет фасилитатору вести всю работу в едином интерфейсе: планировать встречи, оповещать участников, делать рассылки, записывать озвученные идеи и привязывать задачи к протоколу совещаний.

Что еще интересного