Управление стейкхолдерами: что такое и как автоматизировать

Проект — это не только задачи, сроки и бюджет. Успех зависит даже от вовлеченности заинтересованных сторон. Поэтому руководителю важно определить стратегию взаимодействия со всеми участниками и оценить зависимость проекта от них? И как выстроить эту работу с помощью системы Naumen Project Ruler, подробнее в этой статье.

Кто такой стейкхолдер

Стейкхолдер, или заинтересованная сторона — это человек или организация, которые участвуют в проекте и влияют на него в разной степени.

Что важно учесть руководителю проекта при взаимодействии со стейкхолдерами:

1. Выстроить прозрачную коммуникацию, регулярно информировать о ходе и достижении целей проекта. Это позволит объединить и направить усилия для успешного результата.
2. Сформировать реалистичные ожидания, чтобы избежать разночтений и столкновений интересов.
3. Повышать вовлеченность ключевых стейкхолдеров. Это поможет проще решать проблемы, если они возникли при реализации проекта.

Чтобы работать с этим системно, руководителю нужно составить общий список стейкхолдеров и оценить, насколько критически каждый из них влияет на проект. Разберем на примерах, как в этой задаче помогает система управления проектной деятельностью Naumen Project Ruler.

Какие данные о стейкхолдерах нужно вести

Список стейкхолдеров формирует руководитель проекта. Он по своему усмотрению включает в него разные лица — директора и инвестора, сотрудников компании-заказчика и поставщика оборудования, которое необходимо для проекта.

В Naumen Project Ruler предусмотрена функция распределения стейкхолдеров по категориям: внешние и внутренние.

Вид	Кто входит	Как назначить в системе
Внутренние — участники проекта со стороны организации	Команда, генеральный директор, сотрудники из разных подразделений	Выбрать из списка подразделение и сотрудника
Внешние — сторонние лица, от которых зависит проект	Инвесторы, клиенты, фрилансеры и подрядчики, поставщики	Отметить организацию и выбрать контактное лицо

Будет полезно указать, уполномочена ли заинтересованная сторона принимать определенные решения по ходу проекта. Это позволяет разделить стейкхолдеров на тех, кто является ЛПР, и всех остальных.

У всех стейкхолдеров — и внутренних, и внешних — определяется наличие или отсутствие статуса ЛПР

При необходимости для внутренних стейкхолдеров отмечается роль в проекте. Это удобно, если она не совпадает с позицией в компании. Например, должность сотрудника — специалист по информационной безопасности в ИТ-отделе, а во внутреннем проекте по разработке мобильного приложения он выступает руководителем.

При заполнении информации о внутреннем стейкхолдере достаточно выбрать сотрудника из списка и найти соответствующую роль. Вручную ничего вносить не нужно

Зачем фиксировать степень влияния и интереса

Некоторые стейкхолдеры влияют своими решениями или действиями только на определенном этапе проекта, другие — постоянно. Степень воздействия зачастую варьируется от минимальной, которую допустимо не принимать во внимание, до определяющей, когда от заинтересованной стороны зависит результат, и это нельзя игнорировать. Например, у инвестора, если он принимает ключевые решения, уровень влияния очень высокий. А у команды проекта, которая выполняет задачи в рамках своих компетенций, — средний.

Также стейкхолдеров отличает степень вовлечения (интереса). Кто-то готов принимать участие и прикладывать усилия для достижения результата, кто-то нет .

Необходимо определить уровень влияния и интереса, чтобы сгруппировать стейкхолдеров по данному признаку. Для этого в Naumen Project Ruler реализованы специальные параметры «Влияние» и «Интерес», которым ставится оценка от 1 до 10 баллов.

В карточке стейкхолдера указываются проекты, в которых он принимает участие, оценки влияния и интереса, контактные данные

Когда вся информация собрана в едином источнике, руководителю проще ее анализировать. Например, понять, что ждет от проекта каждая группа стейкхолдеров и какие потребности она планирует закрыть в результате. Если участники по-разному представляют себе цели проекта, есть риск возникновения проблем из-за разобщенности. Руководитель проекта продумывает, как снизить эту вероятность. Один из вариантов — запланировать переговоры, чтобы синхронизировать планы.

Как определить устойчивость проекта

Для измерения устойчивости применяется показатель классификации. Он рассчитывается как отношение влияния к интересу. Если при вычислении применить индивидуальные оценки заинтересованных сторон, то в результате получатся личные показатели классификации. Если сначала рассчитать средние оценки по всем стейкхолдерам, то общий показатель классификации. Он позволяет диагностировать здоровье проекта.

Так, чем больше результат, тем выше зависимость от стейкхолдеров и тем ниже их заинтересованность. Это говорит о высоких рисках. Тревожными считаются значения выше 1,5.

Чем меньше, тем ниже влияние сторон и выше их вовлеченность. Например, если показатель равен 1, то, скорее всего, успех проекта в руках команды.

Для оперативного контроля устойчивости проекта, влияния и вовлеченности сторон используется специальный дашборд

Как взаимодействовать со стейкхолдерами проекта через систему автоматизации

Обычно для разных групп стейкхолдеров формируется различная коммуникационная стратегия. Например, ключевых стейкхолдеров необходимо не только информировать, но и привлекать к решению различных вопросов, например, к согласованию изменений. Другим сторонам достаточно отправлять рассылку с новостями о проекте.

Организовывать совещания. Создавать встречи прямо в системе и отмечать стейкхолдеров как участников. В этом случае им автоматически отправится приглашение. И нет необходимости искать контакты и отправлять письма.

Для создания встреч предусмотрена специальная форма, в которой нужно заполнить несколько полей. Значения для большинства из них выбираются из списков

Чтобы сохранять договоренности и другие результаты совещаний, используется протокол. В нем отражаются детали обсуждения, а также связанные задачи — созданные по итогам встречи. Это позволяет формировать единое видение проекта у всех стейкхолдеров. Документ пригодится, если понадобится разобраться, когда было принято то или иное решение.

В Naumen Project Ruler формируется единое пространство управления проектами. Благодаря чему в разных документах отражаются ссылки на связанные объекты. Например, в протоколе — на карточки задач и участников

Создавать задачи. Предусмотрена функция ставить задачи прямо через карточку стейкхолдера. Это позволяет избежать необходимости переключения между окнами, если, например, руководитель анализировал инвестора и понял, что нужно подготовить для него финансовый отчет.

Задача в карточке стейкхолдера создается по общим правилам, принятым в системе: необходимо указать исполнителя, описание, сроки

Утверждать изменения. В системе предусмотрен отдельный процесс для верификации запросов на изменения (ЗНИ). Чтобы привлечь к нему стейкхолдеров, достаточно указать в списке голосующих нужного человека. Заинтересованное лицо получит уведомление, ознакомится с сутью запроса. При необходимости уточнит какие-то детали через комментарий. А затем примет или отклонит ЗНИ.

Так ИТ-решение позволяет оптимизировать процесс согласования и привлекать стейкхолдеров к решению разных вопросов. Например, связанных с увеличением бюджета, сдвигов сроков, поиском новых подрядчиков.

Для обсуждения запроса не нужно переходить в отдельный чат: в системе предусмотрена возможность комментирования. При появлении нового сообщения все участники процесса согласования получают уведомление

Отмечать важные данные. С помощью заметок в карточке стейкхолдера фиксируется любая информация, которую важно сохранить. Например, предпочтительный способ коммуникации, памятка о необходимости отправить письмо или описание идеи, которую предложил стейкхолдер.

С помощью заметок в карточке стейкхолдера фиксируется информация, для которой не предусмотрены отдельные поля

Формировать отчетность. Предусмотрена функция предоставления доступа к дашбордам по ссылке: к типовым дашбордам с финансовыми и временными показателями или к отчетам, составленным под отдельные запросы стейкхолдеров. Например, по расходам и доходам за квартал для руководителя портфеля проектов.

Специально для стейкхолдеров создается верхнеуровневая дорожная карта. С ней удобно работать, так как документ не содержит лишние детали, такие как конкретные задачи и исполнители. При этом отображаются этапы с актуальными статусами и сроками.

С помощью отчетов, дашбордов и других инструментов руководитель информирует заинтересованные стороны о ходе проекта, а также формирует у них реальные ожидания.

Детальная диаграмма Ганта полезна команде проекта, для стейкхолдеров лучше сформировать менее подробный вариант

К выводам

Управление стейкхолдерами подразумевает выстраивание оптимальной стратегии взаимодействия с каждой заинтересованной стороной. Для этого необходимо понять, кто является стейкхолдером проекта, оценить уровень заинтересованности и влияния. Naumen Project Ruler позволяет собрать все необходимые данные в едином пространстве, а также автоматизировать рутинные операции, связанные с коммуникациями, согласованием изменений и другие.

Что еще интересного