Проекты
Go Invest

Предпосылки проекта

Компания использует специализированный финансовый софт, в т. ч. для доступа к торговым площадкам. Ранее учет программных активов велся в Excel, процесс синхронизации данных об используемом ПО был затруднен. Все процессы управлялись в ручном режиме, поэтому контролировать жизненный цикл ИТ-активов было сложно. Отсутствовала возможность оперативно отслеживать сроки действия лицензий, чтобы своевременно их продлевать. Это увеличивало риск блокировки софта и прекращения доступа к биржам, что могло привести к финансовым потерям.

Также ИТ-специалисты настраивают доступ к торговым площадкам для сотрудников и выполняют различные заявки, связанные с предоставлением ИТ-услуг внутри компании. Ранее для обработки заявок организация использовала западный софт HP Service Manager. Однако отсутствие обновлений, техподдержки и возможностей для развития системы стало катализатором для импортозамещения системы.

Организация искала систему, которая позволила бы:

• Автоматизировать первичную обработку заявок и контролировать их жизненный цикл.
• Управлять лицензиями и программными активами.
• Получать автоматические уведомления о завершении срока действия лицензий.
• Формировать удобную отчетность.
• Развивать систему с минимальными затратами.

Критерии выбора

Организация получила предложения от различных поставщиков систем класса Service Desk, в т. ч. от отсутствующих в реестре производителей российского ПО. В контексте задачи импортозамещения компания рассматривала предложения только отечественных вендоров.

В Go Invest выбрали системы компании Naumen как наиболее подходящие по стоимости и функциональности, имеющие качественную техподдержку, предоставляющие широкие возможности развития в аспекте интеграции с различным ПО и установки дополнительных модулей.

О проекте

С марта по июнь 2023 года компания внедрила комплекс решений Naumen Service Desk и Naumen SAM. Позже в контур проекта добавили модуль «Дашборды» для оперативного отслеживания метрик. Большую часть работ по настройке системы заказчик выполнил самостоятельно. Команда Naumen оказывала преимущественно консультационную поддержку.

С системой Naumen Service Desk работают 20 операторов, которые получают регистрируют и обрабатывают заявки от нескольких сотен сотрудников. Приоритетный канал подачи обращений — почта. Также есть возможность оставить запрос по телефону. Заказчик автоматизировал процессы выполнения обращений и предоставления ИТ-услуг, в т. ч. по организации рабочих мест и установки необходимого ПО.

С помощью системы Naumen SAM организация ведет учет 1,5 тыс. лицензий ПО. Автоматизированы процессы, связанные с учетом договоров на поставку оборудования, инвентаризацией устройств и установленного на них ПО, контролем использования лицензий, сроков действия лицензий и договоров, управления жизненным циклом ПО.

Когда срок действия лицензии подходит к концу, специалисты получают уведомление, а в Naumen Service Desk автоматически создается заявка на продление.

С помощью модуля «Дашборды» компания оперативно отслеживает значимые метрики, связанные с выполнением заявок и учетом лицензий.

Результаты

Процесс управления программными активами стал прозрачным и вышел на новый уровень зрелости. Учет программных активов ведется в едином источнике, появилась возможность построить базу конфигурационных единиц по ИТ-активам и определить их взаимосвязи.

Благодаря связке решений минимизирован риск остановки софта из-за несвоевременного продления лицензий. Увеличилась скорость работы с заявками сотрудников, процесс предоставления ИТ-услуг стал управляемым.

В дальнейшем компания планирует совершенствовать и оптимизировать процессы, а также развивать комплекс систем.