Жизненный цикл ИТ-активов: закупка, приемка и эксплуатация

Управление ИТ-активами — это не просто список оборудования в учетной системе. Это сложный процесс, который начинается еще до того, как техника попадет на стол сотрудника, и продолжается до момента ее списания.

Naumen ITAM — решение для автоматизации управления ИТ-активами, помогает сделать этот путь полностью прозрачным, обеспечивая учет и контроль каждой единицы оборудования и ПО на каждом этапе жизненного цикла. Разберем, как это работает, на примере ключевых этапов: закупка, приемка и эксплуатация.

Закупка

На этом этапе жизненного цикла ИТ-активов происходят согласования, подготовка документов: запросов на закупку, спецификаций, договоров — и непосредственно закупка активов. Даже с учетом использования шаблонов и наличия по большей части согласованных контрактных формулировок и ключевых пунктов с конкретными поставщиками, эта работа все равно остается трудоемкой. Автоматизация снижает трудозатраты на нее.

Система Naumen ITAM фиксирует собранные потребности и сопоставляет их с активами, которыми уже располагает компания. На основе этого составляется список позиций для закупки. По ним автоматически формируются спецификации.

Приемка

Данный процесс начинается, когда оборудование поступает на склад. Именно здесь осуществляется контроль поставки: проверяется, соответствует ли техника заказу, условиям поставки, договору и готова ли к эксплуатации. Нужно проверить состояние и комплектность оборудования, выявить повреждения, недостачу или расхождения с заказом и спецификациями, разобраться, какая техника для каких подразделений предназначена, соответственно ее распределить и поставить на учет.

В приемке оборудования участвуют ИТ-специалисты, которые отвечают за учет, бухгалтерия и закупки. У всех свой процесс и решения, которые они используют для фиксирования данных. В результате их работа в целом дублирует друг друга, а ручной ввод данных неизбежно влечет за собой расхождения и потери. При инвентаризациях, когда данных всех подразделений нужно свести воедино, это создает новые проблемы.

Naumen ITAM позволяет избежать их за счет автоматизации приемки активов:

• интеграция с другими специализированными системами — данные вводятся единожды и передаются автоматически в нужные ИТ-решения;
• возможности загружать данные, включая штрихкоды, информацию от поставщиков;
• автоматическая сверка штрихкодов на поступившем оборудовании с теми, что ранее загружены от поставщика;
• автоматическое формирование карточки актива по настроенным параметрам (серийный номер, дата ввода в эксплуатацию и др.).

В результате сверка и другие контрольные мероприятия при приемке оборудования в эксплуатацию происходят быстрее и меньшими силами.

Эксплуатация

Этот этап жизненного цикла вступает в силу для ИТ-актива в момент начала его использования и заканчивается при списании. Для этого его нужно физически транспортировать на место, подключить, провести пуско-наладочные работы. Для программного обеспечения необходимы установка, развертывание и настройка на ИТ-инфраструктуре компании.

В рамках эксплуатации отслеживается состояние актива, его местоположение, пользователь, ответственный, ведется контроль сроков гарантийного обслуживания, а для ПО — действия лицензий, условий техподдержки. Для поддержки актуальности данных проводят регулярные инвентаризации, в рамках которых фактическое состояние и нахождение активов сверяется с тем, что зафиксировано в различных специализированных источниках: ITAM-системе, решениях бухгалтерии и склада.

В период эксплуатации ИТ-активы обслуживаются, ремонтируются, выводятся в резерв, модернизируются и просто перемещаются. Все эти процессы должны производиться в срок, по заданным регламентам и фиксироваться, чтобы не «потерять» актив на каком-либо шаге. Например, после увольнения сотрудника важно сменить статус оборудования, которым он пользовался. Иначе оно по-прежнему будет числиться за ним, тогда как его можно передать другому пользователю.

Naumen ITAM обеспечивает контроль за полнотой и актуальностью информации по каждой ИТ-единице. При инвентаризации специалисты пользуются сканером штрихкодов, по которым выдается информация по данному активу в Naumen ITAM. Остается только проверить, совпадает ли она с действительностью.

ITAM-система позволяет фиксировать как перемещения активов, так и их причины

К выводам

Учет на каждом этапе жизненного цикла актива важен для формирования прозрачной и детальной картины ИТ-ресурсов компании. Ручной ввод и перенос данных из одних источников в другие формирует риски их искажения и потери. Naumen ITAM обладает широкой функциональностью, которая позволяет гибко управлять учетом объектов инфраструктуры. В результате это позволяет снизить непродуктивные затраты и гарантировать, что в нужное время необходимый актив будет в наличии, а значит, ИТ-сервисы и жизнедеятельность бизнеса не окажется под угрозой.

Что еще интересного