Жизненный цикл ИТ-актива: Эксплуатация

Большую часть жизненного цикла ИТ-актив находится в эксплуатации. Как вести учет ИТ-активов и управлять ими в этот период, читайте в статье.

Период эксплуатации ИТ-актива

За время эксплуатации в компании ИТ-актив проходит несколько этапов жизненного цикла. Он может быть ИТ-активен и использоваться сотрудниками для выполнения своих целей. В случае поломки он переходит в статус «в ремонте», отправляется на обслуживание или модернизацию. Также эксплуатируемый ИТ-актив может находиться в резерве и ожидать либо выдачи пользователю, либо вывода из эксплуатации.

Этапы жизненного цикла ИТ-актива

Чтобы рационально использовать ИТ-активы на протяжении этого времени, важно отслеживать их состояние, фиксировать происходящие изменения, а также оценивать стоимость владения и качество их работы. Для этого необходимо, чтобы данные по ним агрегировались в единую базу и включали:

• информацию об ИТ-активах, в том числе финансовую;
• связи ИТ-активов между собой, с услугами, пользователями и процессами;
• данные о составе ИТ-активов, если такая детализация необходима для качественного учета.

Однако база ИТ-активов выступает только как инструмент хранения данных. Чтобы она помогала сотрудникам сервисной службы в выполнении их ежедневных задач, необходимо своевременно актуализировать данные в этой базе: вносить новые ИТ-активы и обновлять информацию по принятым к учету. Без решения этого вопроса любая база ИТ-активов быстро потеряет свою ценность, т.к. информация в ней будет недостоверной.

Актуализация базы данных ИТ-активов

Для своевременной актуализации данных по ИТ-активам требуется провести тесную интеграцию управления ИТ-активами с операционными процессами и процессами преобразования, такими как управление инцидентами, запросами на обслуживание, проблемами, изменениями, конфигурациями. Это позволит своевременно получать информацию об изменениях в инфраструктуре и организовать контроль за отражением этих изменений в базе ИТ-активов.

Этот принцип можно представить в виде велосипеда. Информация об изменениях ИТ-активов выступает в роли рычага с педалями, который приводит в движение одно из колес − процедуры обновления данных в базе ИТ-активов. В свою очередь обновленные данные запускают движение второго колеса − предоставление актуальной информации об ИТ-активах и их связях в смежные процессы. Благодаря этому механизму обеспечивается слаженная работа всей системы.

Принцип обновления информации по ИТ-активам в базе данных

Рассмотрим пример интеграции процессов для запуска процедур обновления информации по ИТ-активам. Пользователь создает запрос на выдачу нового монитора. Если этот запрос одобрен, в системе автоматически инициируется подзапрос на создание ИТ-актива. Это помогает «зафиксировать» появление нового ИТ-актива в системе и организовать его учет в дальнейшем. Позже, если в системе появится запрос на перенос монитора, восстановление его работоспособности или на отказ от него, автоматически инициируется подзапрос на изменение ИТ-актива. Таким образом все действия с ИТ-активом будут отражены в системе и учтены.

Интеграция процессов для инициации обновления информации по ИТ-активам

Управление ИТ-активами в период эксплуатации

В период эксплуатации управление ИТ-активами особенно актуально для крупных компаний и проектов, где задействовано большое количество оборудования, ПО и т.д. Без автоматизации их обновления и контроля за этим процессом очень легко упустить ИТ-актив из виду. Это может привести к простою оборудования или его пропаже, а также к возникновению проблем при аудите и дополнительным тратам.

Актуальные данные об ИТ-активах помогают прогнозировать возможные сбои при планировании различных сценариев использования. Помимо прочего, ITAM дает возможность использовать ИТ-активы более эффективно за счет контроля и снижения совокупной стоимости владения ими.

Преимущества, которые дает управление ИТ-активами в период эксплуатации:

• ITAM помогает организовать централизованную базу, в которой возможно автоматически и вручную собирать из разрозненных источников и обновлять информацию об ИТ-активах.
• ИТ-инфраструктура компании становится более прозрачной.
• Активы используются более эффективно, становятся заметнее неиспользуемые ИТ-активы.
• Управление ИТ-активами помогает соблюдать все юридические и лицензионные требования за счет их фиксации в базе и постоянной доступности для ответственных лиц.
• Снижается вероятность человеческого фактора при поддержании актуальности информации об ИТ-активах.
• Появляется возможность лучше и проще контролировать подрядчиков при аутсорсинге поддержки ИТ-активов и аренде ИТ-активов.