Методология RICE: как приоритизировать задачи

Бэклог увеличивается не по дням, а по часам? Все задачи кажутся важными? Инициатив много, а ресурсы ограничены? Рассказываем о методологии RICE, которая помогает в приоритизации работы.

Что такое RICE

RICE — методология, которая очень востребована в проектном управлении для приоритизации. На практике используется для определения, какие работы в данный момент будут наиболее эффективны для выполнения.

В проектах приоритизация не должна быть интуитивной. Чтобы принятые решения работали на цели бизнеса, они должны быть обоснованными. На это и направлена методика RICE. Она подразумевает расчет приоритета (rice score) по формуле, которая учитывает четыре значения: Reach (охват), Impact (влияние), Confidence (достоверность), Effort (усилия).

Приоритизация rice может быть использована:

• для инициатив — при выборе наиболее перспективной для компании;
• задач — при формировании спринта;
• функциональности развития продуктов — при планировании релиза.

Когда выбор стоит между несколькими разноплановыми, но нужными инициативами, без приоритизации не обойтись

Методика rice достаточно универсальна. Но в силу некоторых особенностей для одних команд она полезнее, чем для других. Это обусловлено следующими причинами:

1. Опирается только на данные. Если их нет, то проще применить другие способы приоритизации, которые не подразумевает использование конкретных метрик и показателей, например, матрица Эйзенхауэра, АВС, MoSCoW.
2. Не подразумевает глубокого анализа и отчасти базируется на субъективных и прогнозных оценках.

В силу первой особенности метод rice не подойдет стартапам и при запуске новых продуктов. Вторая — не позволяет сделать его основанием для планирования долгосрочных стратегий. При этом подходит для быстрой оценки ситуации в конкурентных нишах, где часто меняются обстоятельства, требования, и нужно регулярно пересматривать приоритеты и корректировать работу.

Формула RICE: как считается итоговый Score

Теперь разберем, как считать rice. В методологии rice приоритет определяется по достаточно простой формуле. Суть в том, что каждая из составляющих должна быть продумана.

Формула используется для каждой задачи, инициативы, проекта, которые сравниваются. Наибольший вклад в результат и означает самый высокий приоритет

Reach, Impact, Confidence, Effort: разбираем каждый компонент

Остановимся подробнее на каждой составляющей.

Reach (охват): как оценить количество пользователей

Reach (охват) — число пользователей продукта (сотрудников компании, участников проектов), которые получат положительный эффект в заданный период от реализации задачи или инициативы. Учитывать нужно имеющиеся реальные цифры, а не гипотетические или прогнозные.

Impact (влияние): шкала эффекта и примеры

Impact (влияние) — насколько важен и значим предполагаемый результат для целей компании. Показатель оценивается одним из пяти значений: 0,25 — минимальное, 0,5 — слабое, 1 — заметное, 2 — существенное, 3 — значительное.

Если для Reach используются конкретные данные, то для этого параметра они прогнозные, но максимально опираются на реальные: опросы пользователей, метрики, фокус-группы, UX-анализ, цели и сроки. Это позволит не просто оценить Impact, но и выразить более конкретно. Например, выполнение задачи сильно влияет на проект, так как от нее зависит своевременное завершение этапа — оценка 2. Предлагаемая функциональность важна лишь для 30% пользователей, поэтому влияние на их количество слабое — 0,5.

Confidence (уверенность): как учесть риски в оценке

Confidence (достоверность) — уверенность специалиста, который занимается приоритизацией, в своих оценках. Если мнение базируются на материалах и цифрах, то достоверность достаточно высока. Если интуитивны, то наоборот. По сути это показатель риска.

Текущий параметр выражается в процентах. Гипотезам без данных обычно присваивается до 50%. Приблизительные оценки, основанные на небольшом количестве данных, получают около 60%. Анализ исторических данных по сходным объектам оценивается на уровне 80%. Максимально подтвержденная цифрами, метриками и экспертами оценка — это 100%.

Effort (усилия): оценка трудозатрат в человеко-месяцах

Effort (усилия) — трудозатраты команды. Это человеко-часы, человеко-месяцы или недели. Смотря в чем в компании принято измерять. Часто команды используют в качестве единицы измерения сторипоинты. Effort относится к прогнозным показателям. Но если он основывается на исторических данных по аналогичным задачам, проектам, работам, то считается обоснованным.

Пример расчета RICE Score: от гипотезы до решения

Допустим, торгово-производственный холдинг рассматривает запуск инициатив в рамках цифровой трансформации. Одна из них — внедрение системы ITAM (IT Asset Management) для управления ИТ-активами. Рассчитываем приоритет по формуле RICE.

Reach (охват) — 2 500, это общий штат. Интеграция в бизнес-процессы ITAM-решения затрагивает сотрудников холдинга, которые пользуются ИТ-оборудованием, а также специалистов, отвечающих за учет и обслуживание.

Impact (влияние) — 2.0, высокое. Внедрение системы снизит операционные риски, будет способствовать оптимизации затрат на ПО и «железо». Прогнозная экономия составит 15–20% ИТ-бюджета. Кроме того, ITAM обеспечит соответствие требованиям аудитных проверок.

Confidence (уверенность) — 80% (0.8). Охват подтвержден штатным расписанием (100% уверенности), но оценка влияния базируется на отраслевых бенчмарках, а не на внутреннем пилоте, поэтому итоговый коэффициент — 80%.

Effort (трудозатраты) — 5 человеко-месяцев. Проект требует участия команды из 5 человек: системный архитектор, 2 инженера, аналитик, руководитель проекта. На базовое внедрение — 1 месяц.

Итоговый расчет по формуле: 2500×2.0×0.8 / 5 = 800

Полученный балл 800 используется для сравнения с другими ИТ-инициативами. Например, внедрением новой CRM для отдела продаж. Чем выше балл, тем выше приоритет проекта.

RICE vs ICE: сравнение методов приоритизации

RICE часто сравнивают с другим популярным способом приоритизации — ICE. Они действительно похожи, потому что используют общие составляющие для расчета Score, но итоговая формула другая.

Impact х Confidence х Ease

Компоненты Impact и Confidence означают то же самое, что и в RICE. Ease — это легкость реализации.

Но элементы ICE оцениваются иначе. Для всех применяется шкала от 1 до 10. С одной стороны, это обеспечивает равноценное влияние каждого элемента формулы на итоговый результат. С другой — разница между близкими значениями такой шкалы, например, между 3 и 5, а тем более между 3 и 4 — понять довольно сложно. Это повышает субъективность оценки, а значит, и полученного результата.

Критерий	RICE	ICE
Количество данных	Больше: включая охват и конкретику по трудозатратам	Меньше
Сложность	Выше	Ниже: используется единая шкала оценки
Точность	Выше: более конкретные данные и более объективная оценка	Ниже: данных меньше и оценка субъективная

Таким образом, если расчет RICE подходит зрелым продуктам, то ICE - для ранних этапов развития проекта и условий высокой неопределенности. Например, нужно из множества идей в бэклоге отфильтровать наиболее перспективные. Фактически это методы для разных условий и задач.

Плюсы и ограничения методологии RICE

Чтобы фреймворк rice помогал, а не вредил, нужно понимать и учитывать его преимущества и недостатки.

Плюсы	Минусы
Простота в применении. Не требует глубокого анализа, достаточно располагать необходимыми данными	Относительность результата. Метрики и данные интерпретируются по-разному в зависимости от контекста. Поэтому оценка не является неоспоримой
Быстрый результат. Приоритизация этим способом не потребует существенных трудозатрат	Схематичность анализа. Параметры для методики обозначаются скорее «крупными штрихами» без учета нюансов
Обоснованный результат. Учитывает ключевые параметры для достаточного расчета	Высокая зависимость от достоверности составляющих. Если хотя бы один параметр определен «на глаз», результат не может считаться обоснованным
Прозрачность. Понятны все источники и как получился результат	Игнорирование зависимостей. Трудно учитывать контекст. Задача с более низким баллом может быть необходима для старта более приоритетной

В итоге метод поможет уйти от интуитивных решений и личных предпочтений в вопросах приоритизации. Он переключает фокус на оперирование данными и как следствие объективную оценку, но не гарантирует стопроцентной точности. RICE не учитывает зависимости и стратегические риски. Так что полученные результаты стоит дополнительно верифицировать на соответствие ситуации, планам и приоритетам.

Как внедрить RICE в команду: пошаговый алгоритм

Казалось бы, что проще: собери данные, оцени, подставь цифры в формулу, результат готов. Нельзя забывать, что в проектной деятельности речь всегда идет о команде. RICE — не просто формула. Это определенный подход к оценке и выбору инициатив, идей и задач. И необходимо, чтобы вся команда понимала, как он работает, и разделяла его принципы. Иначе есть риск столкнуться с психологическим сопротивлением: люди могут подумать, что их экспертности не доверяют и отдают предпочтение формуле. Поэтому следуйте алгоритму:

1. Познакомьте команду с методом. Объясните особенности и преимущества. Приведите аргументы в пользу этого выбора. Покажите примеры, как он работает.
2. Разработайте единую шкалу для разных типов измерений. Например, при оценке Impact один специалист посчитает значительным влиянием и оценит на 3 конверсию в 1%. А другой — в 10%. В итоге задачи первого будут всегда в приоритете. Поэтому нужны четкие шкалы для оценки.
3. Протестируйте подход на небольшом проекте. Интегрируйте RICE в стандартные процессы анализа бэклога.
4. Фиксируйте исходные данные, обсуждение, оценки, результаты. Проанализируйте совместно с командой.
5. При положительном опыте масштабируйте практику на другие команды и проекты.
6. Фиксируйте опыт в базе знаний.

Постепенно, с расширением практики применения RICE, она станет гибче. Можно будет увидеть, как ее оптимизировать под конкретную команду или проект, скорректировать шкалы в зависимости от данных и целей. RICE — это инструмент, который можно и нужно подстраивать под свои задачи.

Рекомендации по применению

Методика покажет более высокие результаты, если следовать следующим советам.

Используйте идентичные единицы измерения для всех объектов сравнения. Для Reach важно следить, чтобы в нем оценивался один и тот же период: месяц, квартал и т. д. Для Effort нужно, чтобы трудозатраты в сравниваемых объектах учитывались за один и тот же промежуток: часы, недели, месяцы. Либо чтобы для всех это были сторипоинты.

Фиксируйте источники. Какие и откуда взяты метрики, что за исторические данные использовались, результаты каких опросов, фокус-групп, А/В-тестов. Обозначьте, на основе чего определен Impact. Впоследствии это поможет проанализировать объективность приоритизации.

Позвольте команде участвовать в оценке параметров RICE. Именно люди делают работу, и их экспертиза может существенно скорректировать картину, которую формируют метрики и гипотезы. Брейншторм снизит относительность результата и сделает более корректным.

Используйте Sensitivity Analysis. Метод поможет понять, как повлияет на оценку изменение какого-либо из параметров формулы. Это позволит оценить стабильность полученных приоритетов в условиях изменений.

Периодически повторяйте приоритизацию. Используйте актуальные данные. Это поможет оперативно реагировать на меняющиеся условия и гибко планировать новые периоды работы.

Главное

1. RICE применяется для приоритизации идей, задач, инициатив, проектов, направлений развития продуктов.
2. Методология основывается на комплексном анализе параметров Reach, Impact, Confidence, Effort, что обеспечивает результат с высокой степенью обоснованности.
3. Расчет не абсолютно точный, так как для оценки используются прогнозные данные, а также не всегда есть возможность учитывать контекст.
4. Методика универсальна и применима в проектной деятельности любой специализации. Исключение — стартапы и новые продукты. В них еще не будут накоплены данные для корректного анализа.

Что еще интересного