Карта потока создания ценности (VSM): как выявить потери и ускорить процессы

Команда старается, но процесс создания продукта постоянно тормозится? Возможно, проблема кроется в незаметных на первый взгляд узких местах, создающих ощутимые потери времени и ресурсов. Определить точнее поможет метод Value Stream Mapping. В статье разбираемся, что это такое и как применять инструмент в связке с решением для управления проектами.

Что такое карта потока создания ценности и зачем она нужна

Работая над проектом, важно иметь возможность увидеть реальный процесс: что идет хорошо, а где есть препятствия и задержки, которые нерационально тратят ресурсы команды, создают дорогостоящие ошибки, ухудшают конечный результат.

Value Stream Mapping (VSM), или картирование потока создания ценности, — это метод визуализации всех шагов: от получения запроса до поставки результата конечному пользователю.

Инструмент появился как часть методологии бережливого производства Lean. Он помогает выделить внутри процесса полезные действия, создающие ценность для клиента. И наоборот, обнаружить и устранить потери, из-за которых растягиваются сроки и увеличиваются затраты.

В управлении проектами метод VSM смещает фокус с локальной эффективности той или иной команды на общую скорость доставки ценности. Карта потока создания ценности будет полезна всем, кто работает по Agile, Scrum, Kanban, гибридным методологиям. В целом инструмент подходит командам, стремящимся к постоянному улучшению процессов разработки, тестирования, развития и поддержки.

Основные понятия и символы VSM: как читать карту

Визуализировать процессы по методу VSM позволяет ключевое понятие — поток создания ценности (Value Stream). Он включает действия, необходимые для реализации основных процессов и получения результата.

При этом учитывается всё: добавляющее ценность и не добавляющее. В последнюю категорию относятся потери — еще одно понятие, на котором строится картирование потока создания ценности.

В основе Value Stream Mapping лежит визуализация всей цепочки работы. Поэтому карту обычно рисуют на листе бумаги большого формата или в специальных сервисах для создания диаграмм.

Часто используемые символы:

• Поставщик — организация, создающая ценность. На карте располагается справа вверху.
• Потребитель — клиент, которому доставляют ценность. На карте находится слева вверху.
• Материальный поток (процесс производства) — совокупность шагов, которые приводят к результату. На карте обозначается в виде блок-схемы. Это визуально делит поток на отдельные процессы.
• Данные процесса — основные показатели, которые характеризуют работу. Например, процент дефектов, время выполнения, количество специалистов. Указываются под прямоугольником, обозначающим отдельный процесс на блок-схеме.
• Информационный поток — линии, показывающие обмен данными между участниками процесса, в том числе передача требований от клиента, согласование изменений.
• Запасы — склад сырья, скопление готовой продукции, задачи со статусом «В процессе». На карте запасы обозначаются треугольником с буквой «I».
• Временная шкала (Timeline) — кривая линия, на которой отображается соотношение промежутков, в которых выполняется работа, и таких, когда происходит ожидание, простои.

VSM карта читается слева направо, от поставщика ценности к потребителю. Руководители анализируют три основных уровня: информационный поток (сверху), процесс производства (в центре), временная шкала (снизу). Особенно обращают внимание на участки, где скапливаются незавершенные задачи, обозначены простои, длительное время ожидания.

Чтобы усилить наглядность, можно создавать разные виды карт потока создания ценности. Сначала визуализировать текущее состояние, выявить основные сложности и потери. А для сравнения спроектировать карту идеального состояния потока создания ценности, изобразить предполагаемый процесс после оптимизации. Это поможет менеджеру проекта заметить неочевидные нюансы процессов.

VSM позволяет представить фактический процесс создания ценности, учесть влияющие факторы, рассмотреть все это как единое целое

Ключевые метрики VSM: что измерять и как считать

Карта потока создания ценности в бережливом производстве используется, чтобы отделить ценные действия от потерь. Когда информация о текущих рабочих процессах собрана, необходимо объективно измерить их производительность и полезность.

Сориентироваться помогут ключевые показатели:

• Время производства (Lead Time) — общее время прохождения задачи по всему потоку, включая простои. Например, разработка одной фичи заняла 3 дня (24 рабочих часа) с учетом тестирования.
• Время цикла (Cycle Time) — чистое рабочее время на одном этапе. Например, написание кода для фичи заняло 10 часов.
• Эффективность процесса (Process Cycle Efficiency, PCE) — отношение Cycle Time к Lead Time. Показывает, какой процент составляет время фактического создания ценности. Рассчитывается по формуле: PCE = (Cycle Time / Lead Time) x 100%. Например, Lead Time = 24 часа, Cycle Time = 10 часов, а значит PCE = 42%, и следовательно, остальное время (58%) тратится на ожидание тестирования, обсуждения, согласования.

Полученные данные помогают командам анализировать и улучшать свою работу, уменьшать длительность простоя, отсекать лишние действия, максимально использовать ресурсы, развивать четкую коммуникацию. В итоге получится приходить к запланированному результату оптимальным путем.

Этапы построения карты потока создания ценности (VSM)

Работая с этим инструментом, скрам-мастера и менеджеры проектов занимаются постоянным анализом и улучшением существующего процесса. Чтобы спроектировать карту потока создания ценности, потребуются точные данные и определенная последовательность действий.

Определение границ процесса

Для анализа нужно выбрать сквозной, целостный процесс. В ИТ-проектах это обычно то, что происходит от возникновения идеи фичи до ее доставки конечным пользователям и получения обратной связи.

Необходимо определить начальную и конечную точки процесса, разместить их вверху карты VSM: слева поставщик, справа потребитель.

Фиксация этапов и метрик

Процесс разбивается на отдельные составляющие. Например: анализ требований, архитектура, дизайн, кодирование, тестирование, развертывание.

Чтобы оценить производительность работы, используют метрики. Сначала выясняют продолжительность Lead Time и Cycle Time в человеко-часах, затем подсчитывают PCE.

На карте VSM последовательно обозначаются этапы. Внизу подписываются связанные с ними данные: время выполнения, количество ошибок, процент выполненной работы.

Картирование потоков

Необходимо соединить начальную точку, все этапы и конечную точку процесса. Для этого на карте отображаются стрелками основные потоки: материальный (движение задач) и коммуникация (информационный поток). Например, старт работы на каждом этапе, запросы статусов, уведомления о готовности.

В промежутках между этапами отмечаются запасы — участки процесса, где накапливаются нерешенные задачи, излишки сырья, другие признаки незавершенного производства.

Картирование потоков помогает понять:

• как создается результат в реальности, а не «в теории»;
• где не хватает взаимодействий между специалистами, командами;
• на каких этапах процесс буксует, что необходимо изменить.

Построение временной шкалы

Под картой наносится шкала, которая наглядно отражает потери в текущем процессе производства. Временная шкала покажет участки, где наблюдается визуальный разрыв между Cycle Time (слишком короткое) и Lead Time (слишком длинное). Также суммируется время обработки и время ожидания на каждом этапе.

Эти данные позволяют выявить заметные замедления в процессе и зафиксировать, где именно они происходят. На следующем этапе предстоит найти конкретные причины задержек.

Анализ текущего состояния

Необходимо выявить все действия, которые не создают ценность для клиента, а лишь потребляют ресурсы компании. Они оцениваются на основе классификации восьми видов потерь, возникающих в процессе производства. Этот метод легко интерпретировать для ИТ-проектов.

Виды потерь по методологии Lean	Как проявляются в управлении ИТ-проектами
Брак (Defects)	Баги и недоработки, требующие переделки
Перепроизводство (Overproduction)	Реализация функциональности, не востребованной пользователем
Ожидание (Waiting)	Простои в ожидании код-ревью, развертывания на тестовом стенде, согласования
Неиспользование потенциала сотрудника (Non-used talent)	Ручная, повторяющаяся работа высококвалифицированных специалистов (ручное развертывание, сборка)
Транспортировка (Transport)	Переключение между множеством инструментов, потеря контекста при передаче информации
Лишние запасы (Excess Inventory)	Раздутый бэклог, много незавершенной работы (WIP)
Лишние движения (Excess Motion)	Дополнительные действия для получения информации (поиск актуального ТЗ, проверка статуса задачи)
Избыточная обработка (Excess processing)	Излишние согласования, составление ненужных отчетов, дублирование данных

Понимание основных причин, почему возникают потери, позволяет быстрее выявить их в анализируемом процессе.

Проектирование будущего состояния

На основе проведенного анализа получится создать карту желаемого процесса, в котором ключевые потери устранены. При этом необходимо отталкиваться от целей и планировать реалистично. Все простои и задержки убрать сразу не получится, но устранить ключевые потери — посильная задача.

Особое внимание стоит уделить созданию непрерывного потока: ограничить объем работы в процессе и выровнять загрузку специалистов, внедрить автоматизацию.

Когда желаемое состояние спланировано, необходимо составить план реализации изменений. В него входят:

• конкретные поэтапные шаги;
• ответственные за выполнение;
• дедлайны и контрольные точки;
• метрики для оценки.

Состав этапов VSM

Преимущества и ограничения VSM

Главная ценность Value Stream Mapping в наглядности и предоставлении системного подхода к оптимизации процессов.

Главные преимущества VSM:

1. Облегчает понимание рабочего процесса как единого целого.
2. Показывает взаимосвязи и зависимости.
3. Четко идентифицирует потери.
4. Помогает держать фокус на создании ценности для клиента.

Но есть и обратная сторона: необходимость собирать точные данные из различных источников, вовлекать несколько команд для построения реалистичной картины.

Ограничения VSM:

1. Требует много ресурсов для создания.
2. Нуждается в постоянной актуализации.
3. Возможна неверная интерпретация результатов, если не хватает понимания методов бережливого производства.

Проектирование карты потока создания ценности принесет пользу там, где есть повторяющийся процесс. Но не имеет смысла использовать для разовых проектов или таких, где трудно предсказать результат.

Усиливаем положительный эффект VSM с помощью системы для управления проектами

Составлять визуальную карту для оптимизации процессов необходимо регулярно. Важен мониторинг реальной активности и поиск способов, которые улучшат организацию потока создания ценности. Рабочее пространство в Naumen Project Ruler обеспечивает автоматический сбор данных для VSM.

Определение границ. Продукт синхронизирует задачи со стратегическими целями компании, группирует в эпики, проекты и релизы. Благодаря этому получится сразу определить границы анализируемого потока ценности.

Фиксация этапов и метрик. Необходимо визуализировать критический путь проекта. Тут пригодится диаграмма Ганта, на которую выводятся сроки, прогресс, исполнители. Устанавливаются контрольные точки, зависимости, последовательность выполнения задач. Это помогает выделять вероятные риски и потери, находить оптимальный способ доставки ценности.

Настраивать критический путь и рассчитывать время выполнения работ в Naumen Project Ruler удобно с помощью наглядных диаграмм

Картирование потоков. Единая цифровая среда помогает выявить реальные информационные и материальные потоки между участниками.

Построение временной шкалы. Отследить фактический темп работы проще, используя аналитические отчеты Burndown Chart и CFD. Они служат своеобразным аналогом временной шкалы VSM. С помощью Burndown Chart удастся контролировать скорость. CFD наглядно отображает количество задач в работе, помогает отследить излишнее накопление на каждом этапе. Также диаграмма показывает Cycle Time и Lead Time в режиме реального времени. Становятся заметны все задержки, простои.

Диаграмма CFD демонстрирует, на каких этапах сейчас «застревает» процесс управления потоком работ на проекте

На основе полученных данных удастся проанализировать текущее состояние и спроектировать желаемое состояние.

Автоматизация жизненного цикла задач в Naumen Project Ruler позволяет реализовать на практике те решения, которые повышают прозрачность, снижают число ошибок и ускоряют релизы.

Например, в продукте автоматизируются: инициация согласований, оповещение участников проекта об изменениях, отображение актуальных статусов, передача задач на код-ревью, тестирование. Это сокращает потери, связанные с ожиданием и ручным трудом.

Примеры построения карты VSM

Карта потока создания ценности пригодится для решения различных задач бизнеса. Рассмотрим примеры.

Снижение операционных затрат. VSM помогает найти и устранить рутинные ручные операции, избыточные согласования, переключение между разрозненными инструментами. Если убрать то, что мешает созданию ценности для клиента, и автоматизировать остальное, это напрямую снизит трудозатраты и косвенные издержки из-за простоев.

Представим, в крупной ИТ-компании решили проанализировать эффективность текущих процессов. Менеджеры проектов и скрам-мастер проанализировали карту потока. Выяснили, что в отделе DevOps 30% рабочего времени инженера уходит на рутинное развертывание приложений по запросам разработчиков и составление отчетов о статусах. Значит, необходимо устранить избыточные действия и нерациональное использование навыков специалиста. Один из вариантов: организовать самообслуживание с помощью автоматизированного решения для управления проектами. Такой подход высвободит дополнительные ресурсы, которые компания сможет направить на актуальные задачи по улучшению инфраструктуры.

Канбан-доска визуализирует управление этапами работы, цепочками действий, задачами. Это помогает командам держать в фокусе конкретные приоритеты и цели, избегать ненужных затрат ресурсов

Повышение прозрачности и управляемости. Визуальная модель создает общее понимание у всех участников, от заказчика до разработчика. Это помогает принимать решения на основе фактического положения дел: какие есть процессы и задачи, сколько времени затрачивается, какова эффективность.

Представим, что команда разработчиков мобильного приложения регулярно не укладывается в сроки без видимых причин. При этом отчеты по проекту показывают, что работа ведется. Найти корневую причину проблем получится, построив подробную карту по методу VSM. Например, обнаружилась негативная закономерность: отсутствие приоритизации заставляет команду постоянно переключаться между задачами от разных стейкхолдеров. В этом случае необходимо открытое обсуждение проблемы и автоматизация процессов управления проектом. В итоге разработчики смогут приоритизировать бэклог, создать четкую последовательность работ, внедрить правило «закончили одну задачу, берем следующую».

К выводам

Value Stream Mapping — это способ визуального отображения потока создания ценности для клиента и конечных пользователей. Инструмент помогает воссоздать как реальный процесс, так и желаемое состояние, к которому компания стремится.

Что еще интересного