Что умеет Naumen ITAM: готовые процессы учета и  всесторонний контроль над  ИТ-активами

Управление ИТ-активами компании требует комплексного подхода и постоянной актуализации сведений из разных источников. Naumen ITAM предоставляет для  этого множество инструментов, автоматизированных процессов и полезных интеграций. Кратко рассмотрим, из чего состоит продукт и какие решает задачи.

Решение для  учета любых ИТ-активов

Naumen ITAM позволяет централизованно управлять оборудованием, программным обеспечением и всеми связанными с ними данными и документами.

Такая система будет особенно полезна компаниям со сложной, разветвленной, постоянно растущей инфраструктурой. Появляется возможность отслеживать, как используются ИТ-активы, планировать и обосновывать ИТ-бюджет, быстро создавать отчеты для  контролирующих органов.

Naumen ITAM работает с двумя большими группами ИТ-активов: аппаратные и программные. На их основе выделяются функциональные области: HAM (Hardware Asset Management) и SAM (Software Asset Management).

Далее разбираем, как это устроено в продукте.

Особенности и возможности Naumen ITAM

Решение позволяет управлять всеми процессами, от сбора потребностей и закупки ИТ-активов до их учета, эксплуатации, инвентаризации. Помогает отслеживать любые связанные с ними данные, включая финансовые.

Учет. Naumen ITAM собирает и актуализирует информацию о каждом ИТ-активе. Учет оборудования осуществляется за счет интеграции с решениями для автодискаверинга и бухгалтерскими системами. Готовый каталог ПО содержит более 10 тыс. наименований, что позволяет распознавать приобретенные лицензии. Данные автоматически заполняются благодаря встроенному механизму нормализации. В интерфейсе предусмотрены статусы соответствия, с помощью которых специалисты быстро выявляют нехватку или противоречие в сведениях.

Эксплуатация. С помощью Naumen ITAM организуется управление ИТ-активами на каждом этапе жизненного цикла. Сбор потребностей, бюджетирование, закупка, приемка и постановка на учет, ввод в эксплуатацию — эти действия проводятся как с оборудованием, так и с программным обеспечением.

Кроме этого доступна автоматизация специфических процедур. Например, для каждой единицы оборудования назначаются материально ответственные лица (МОЛ), чьи данные указываются в карточке. Аппаратный актив может перемещаться между филиалами организации, менять пользователя и МОЛ, подвергаться ремонту, модернизации, утилизации. Работа с программными активами охватывает меньшее количество возможных процедур, но все они точно также фиксируются в системе. Это создает цифровой след, который дает возможность точно знать, что сейчас происходит с любым активом, планировать дальнейшее использование.

Инвентаризация. Этот процесс можно организовать с помощью мобильного приложения, которое считывает штрих- и QR-коды с оборудования. Фактическая информация автоматически нормализуется и сопоставляется с ранее внесенными данными. Отдельно реализован аудит использования — механизм контроля остатков лицензий, а также сроков действия лицензий, гарантий и договоров.

Аппаратными и  программными активами управляют по-разному. При  этом важно контролировать каждый этап и  сохранять данные в  единой системе

Также в Naumen ITAM ведется учет финансовых расходов на ИТ-активы. Это  помогает следить за договорами на приобретение, планировать новые закупки, согласовывать бюджеты. Финансовая информация дополняет учетную: она  встроена в карточку каждого ИТ-актива.

Как работает Naumen ITAM: примеры задач

Сбор информации об ИТ-активах, контроль использования сотрудниками, управление ключевыми процессами и смежными действиями, аналитика данных — все  эти  аспекты продуманы в Naumen ITAM.

Контроль оборудования. После этапа инвентаризации ИТ-активов в системе создаются карточки оборудования с необходимыми параметрами: производитель, модель, поставщик, инвентарный номер, местонахождение, пользователь, материально ответственное лицо (МОЛ). Указываются и связанные активы: комплектующие, расходные материалы, услуги, лицензии. Всё  это  дополняют финансовые данные: стоимость, документы на закупку.

В  карточке оборудования фиксируется полная информация об  учетной единице

Контроль ПО и лицензий. Карточка лицензионного пула содержит детализированные данные: распределение лицензий на устройства или пользователей, ключи активации, сроки действия, услуги поддержки ПО, документы и т. д.

Лицензионный пул способствует равномерному распределению лицензий между отделами и  сотрудниками компании

Управление эксплуатацией ИТ-активов. Необходимые процессы уже заложены в системе, начиная с выдачи оборудования и лицензий и заканчивая списанием.

Регламент необходимых действий выстроен, статус ИТ-актива меняется на каждом этапе жизненного цикла, сведения в карточке обновляются автоматически. Это гарантирует эффективное использование и помогает не допустить потерь.

Каждое действие по  ИТ-активу отражается в  Naumen ITAM

Помимо непосредственной работы с объектами инвентаризации, через Naumen ITAM организуется фиксация данных по связанным процессам: закупка различных активов, ремонт техники, установка ПО. С подобными запросами удобнее работать, когда настроена интеграция с Service Desk. Обработка и аналитика таких запросов позволяет точнее узнавать о текущих потребностях компании в тех или иных ИТ-активах.

Заявка сотрудника проходит согласование у  руководителя, затем запускается процесс выдачи нужного оборудования

Контроль остатков, сроков, соответствия. В Naumen ITAM заложены важнейшие сценарии для автоматизации задач эксплуатации оборудования и ПО, что позволяет избежать многих рисков. Например, система сама напомнит ответственным специалистам, что заканчивается действие лицензии, и автоматически поставит задачи на ее отзыв, повторную выдачу, закупку. Есть инструменты для оценки лицензионного соответствия: количество доступных лицензий, где применяются, есть ли нецелевое использование. Соответствующие отчеты формируются на основе инвентарных данных и с учетом опций лицензирования ПО.

Отчет о  лицензиях на  ПО помогает оценить, как  они  используются и  каковы затраты

Аналитика данных. Сводные дашборды в Naumen ITAM демонстрируют ключевые показатели на уровне всей компании. Например, количество оборудования различных типов и моделей, распределение по складам, стоимость ИТ-активов (общая, по каждому типу, по МОЛ), объем использования и затраты на отечественное и зарубежное оборудование и ПО. Наглядные отчеты помогают получить срез информации об имеющейся технике и ПО, спланировать закупки и потребление.

В Naumen ITAM можно получить данные для отчетов по импортозамещению ПО в наглядном виде с помощью дашбордов

В  Naumen ITAM можно получить данные для  отчетов по  импортозамещению ПО в  наглядном виде с  помощью дашбордов

Из чего состоит Naumen ITAM

Система позволяет гибко настраивать процессы. Это возможно за счет архитектуры Naumen ITAM. Давайте посмотрим, что в нее входит.

В основе продукта — платформа Naumen SMP, работающая на технологиях Low-code. Это дает возможность вносить любые изменения как на этапе внедрения, так и в процессе эксплуатации системы. Для этого не требуются специальные навыки программирования, поэтому в дальнейшем настройками смогут заниматься сами сотрудники после обучения от Naumen.

Решение содержит несколько ключевых составляющих, которые создают единую среду для работы с базой активов и другими данными.

Модель учета позволяет собирать и анализировать необходимые сведения. В нее входят сами ИТ-активы, жизненный цикл, сопутствующие данные (техническая документация, лицензии, договоры), набор атрибутов (информация о местоположении, этапе ЖЦ, пользователе, МОЛ, стоимости).

Каталоги ПО помогают распознавать и нормализовывать данные. Это упрощает учет лицензий.

Готовые процессы и процедуры позволяют управлять ИТ-активами через четкую последовательность действий, история которых сохраняется в системе. Процессы напрямую связаны с определенными пользовательскими ролями.

Ролевая модель с настройками прав. В системе взаимодействуют специалисты по разным типам ИТ-активов, вопросам ремонта оборудования и настройки ПО, бюджетированию и закупкам, а также подключаются МОЛ и конечные пользователи (сотрудники, руководители). Ролевая модель настраивается в соответствии с потребностями и особенностями бизнеса.

Коробочные отчеты позволяют контролировать использование всех ИТ-активов, связанных с ними финансовых показателей, динамику решения учетных задач.

Настроенные интеграции со смежными системами. Naumen ITAM умеет получать из внешних источников все необходимые данные об ИТ-активах: технические, учетные, финансовые.

Архитектура Naumen ITAM устроена так, чтобы взаимодействовать с большим количеством внешних источников, собирать и актуализировать сведения о ПО и оборудовании, которыми владеет компания. А благодаря технологии Low-code появляется возможность адаптировать модель учета данных и все процессы под потребности бизнеса.

Главное

1. Naumen ITAM позволяет централизованно управлять любыми ИТ-активами: оборудованием, комплектующими, ПО, подписками, лицензиями, договорами.
2. С помощью ИТ-системы организуется последовательная работа в рамках основных процессов: учета, инвентаризации, эксплуатации.
3. Инструменты Naumen ITAM помогают решать различные задачи, связанные с ИТ-активами: контролировать все  этапы жизненного цикла, отслеживать остатки и сроки лицензий, проводить аналитику ключевых данных.
4. Решение базируется на технологиях Low-code, позволяющих гибко менять настройки под специфику компании. Благодаря интеграции с внешними системами Naumen ITAM получает учетные, технические, финансовые и другие данные об активах.

Как протестировать Naumen ITAM

Заинтересовали инструменты Naumen ITAM? Хотите разобраться, как  улучшить учет ИТ-активов в вашей организации? Оставьте заявку, и мы проведем демо.

Задать вопрос

Что еще интересного