Объекты учета

В ИТ-инфраструктуру компании входят различные объекты: от оборудования и ПО до внутренних сервисов. Ниже поделимся опытом, как с помощью продукта Naumen IT Asset Management организовать учет, инвентаризацию и управление ИТ-активами в единой информационной системе.

Что относится к объектам учета в ITAM

Объекты учета в ITAM можно разделить на две группы:

1. Основные, к которым относятся ИТ-активы: оборудование, ПО, лицензии, договоры и информация.
2. Вспомогательные: объекты бухгалтерского учета, справочники, роли, занимаемые сотрудниками в процессе управления активами, связанные с ними запросы, а также объекты, загруженные из систем автоматической инвентаризации.

Остановимся подробнее на основных объектах учета − активах.

Взаимосвязи актива

ИТ-актив как средство получения прибыли и выполнения определенной деятельности имеет финансовые и технические характеристики. Он выступает связующим звеном между бухгалтерским учетом и многочисленными базами автоматической инвентаризации. При этом некоторые объекты бухгалтерского учета не являются активами, например, столы или здания. Также и объекты автоматической инвентаризации могут быть одной из составляющих частей актива или не учитываться как актив (например, бесплатное ПО).

Актив связывает бухгалтерский учет и среды автоматической инвентаризации

Управление ИТ-активами позволяет организовать учет активов и их связей в единой базе и под управлением единой системы, отслеживать изменения и получать актуальные данные. Этот процесс неразрывно связан с регулярной инвентаризацией.

Активы и контракты

Управление контрактами — важная часть управления ИТ-активами. При этом контракт является и самостоятельным ИТ-активом (например, контракт на работы в привязке к активу — информационной системе), и родительским объектом для услуги, которую оказывают по этому контракту (например, сервисный контракт по поддержке определенного вида оборудования в одном из филиалов).

Для управления ИТ-активами важны оба этих аспекта:

• учет связи между контрактом и ИТ-активами для аллокации затрат;
• учет потребляемых по сервисным контрактам услуг и поставленных на обслуживание у внешних поставщиков ИТ-активов.

Контракты, как и другие ИТ-активы, нуждаются в управлении, поэтому к ним применимы те же принципы, что и для управления оборудованием или нематериальным активами, с поправкой на особенности (например, контракты могут не маркироваться, а для идентификации в таком случае будет использоваться его номер).

Взаимосвязи актива с сервисными контрактами

Учет и инвентаризация ИТ-активов

Требования законодательства обязывают регулярно проводить инвентаризацию активов, в том числе в ИТ. Также периодическая инвентаризация в компании необходима для продления некоторых сервисных или лицензионных контрактов (например, True Up от Microsoft).

Во время инвентаризации происходит проверка: все ли учтенные активы находятся в компании и в каком они состоянии. Для этого необходим список объектов учета и возможность идентифицировать каждый объект.

Есть несколько способов идентифицировать актив при инвентаризации.

Способы идентификации актива при инвентаризации

Для оборудования:

• Инвентарный номер
  Если наклеить на активы инвентаризационные номера, их поиск и сверка наличия оборудования будут проходить быстрее. Однако процент точности у этого способа не самый высокий из-за того, что у нескольких объектов может быть один и тот же номер, например, у монитора и системного блока.
• Штрихкод
  Уникальный графический код, который наклеивается на оборудование. Чтобы считать его, необходим специальный сканирующий аппарат.
• QR-код
  Наклеивается на актив по тому же принципу, что и штрихкод. При этом к нему можно добавить дополнительные ссылки и информацию об оборудовании, которая появится при считывании QR-кода смартфоном.
• RFID-метки
  Радиочастотная идентификация, которая позволяет автоматически считывать и записывать информацию об объектах в определенном радио-диапазоне. Не нужно сверять каждый объект: с помощью считывающего устройства можно сканировать комнату целиком и получить данные обо всех активах. Однако при такой проверке не лишним будет визуально проверить, на месте ли все найденные объекты: метка может быть отклеена и просто лежать в тумбочке.

Лицензии и договоры, у которых есть физический носитель, идентифицируются также, как оборудование.

Инвентаризацию софта удобнее всего проводить автоматически с помощью сред инвентаризации, например, MS SCCM, но, если их нет, можно и вручную.

ПО часто меняется, поэтому нужно внимательно выбирать, какой софт будет охвачен процессом управления активами. Например, бесплатные пользовательские утилиты не стоит включать в перечень учитываемых активов, если затраты на их учет будут превышать ценность от актуальной информации о них.

Информацию и данные также можно учитывать автоматически. Это более сложный объект, чем софт, поэтому при необходимости его инвентаризация проводится вручную.

Чтобы сроки и затраты при инвентаризации были минимальными, нужна регулярная актуализация сведений об активах. Например, после выполнения запроса на выдачу компьютера, требуется проконтролировать обновление информации о его расположении, пользователе и статусе.

Особенности учета активов в централизованном решении ITAM

Одна из задач ITAM − сделать из разрозненных баз данных, содержащих информацию об активах, централизованную базу и систему управления (аналог CMS из процесса управления конфигурациями).

Благодаря консолидации учета ИТ-активов в ITAM можно формировать связи объектов, присутствующих в разных локальных базах (например, компьютеры и сетевые устройства) между собой, а также с пользователями, определенным местоположением, запросами.

В Naumen ITAM функции учета интегрируются с операционными процессами (управление инцидентами, запросами на обслуживание) и процессами преобразования (управление проблемами, изменениями) для лучшего отслеживания триггеров и обновления информации по активам. Таким образом получается сохранять актуальность информации по активам в промежутках между инвентаризациями (аудитами) и сократить затраты на их проведение, либо дать возможность проводить их чаще при сохранении затрат.