Жизненный цикл ИТ-актива: вывод из эксплуатации

Вывод из эксплуатации — это финальный этап жизненного цикла ИТ-активов. Чтобы утилизация была произведена корректно и не создавала в дальнейшем проблем для компании, необходимо соблюсти несколько процедур. Остановимся подробнее на том, какие риски здесь возникают и чем поможет автоматизация.

Почему важна правильная утилизация ИТ-актива

Когда у оборудования или ПО заканчивается срок эксплуатации, просто забыть о них нельзя, по нескольким важным причинам.

Контроль местонахождения и занимаемых площадей хранения. Материальные активы занимают место на складе, а оно нужно под регулярно закупаемую новую технику. Расширять складские площади вместо того, чтобы оптимизировать имеющееся пространство — непродуктивные затраты. Аналогичная ситуация с программными активами. Они также занимают место, только на цифровых носителях: рабочих устройствах пользователей, дисковых накопителях, серверах. Оно не менее ценно.

Информационная безопасность. На оборудовании и устройствах могут сохраняться сведения, которые при попадании в чужие руки создадут угрозу для компании. Например:

• персональные данные клиентов и сотрудников;
• банковские реквизиты, бухгалтерские отчеты, транзакции и платежи;
• логины и пароли для входа в различные корпоративные системы, ключи шифрования, сертификаты, конфигурационные файлы;
• чертежи, программные коды, патенты, стратегии, относящиеся к коммерческой тайне;
• информация о сетевой топологии, системах безопасности, ПО.

Что касается неудаленного ПО, которое больше не используется, то оно не поддерживается и фактически находится вне зоны контроля. Тем самым оно становится потенциальной слабой точкой для кибератак.

Путаница в учете. Казалось бы, как и зачем учитывать то, что не используется? Но на практике возникает масса сложностей. Например, активы не обслуживаются, но при этом все еще числятся на балансе. Или есть отметка, что они не используются, но обнаруживаются при инвентаризации. Непонятно, что это за ресурсы, следует ли их возвращаться на учет и что в конечном итоге с ними делать.

Таким образом, списание — не менее важный этап жизненного цикла ИТ-актива, чем, например, планирование. В комплексе обозначенные факторы формируют целый ряд рисков, которые могут нанести компании ущерб разной тяжести — от незапланированных расходов до судебных исков и масштабных нарушений бизнес-процессов. Корректный вывод ИТ-активов из эксплуатации по методологии ITAD (IT Asset Disposition) поможет исключить такое развитие событий.

Из каких этапов состоит вывод из эксплуатации ИТ-активов

Этот этап жизненного цикла ИТ-активов включает несколько обязательных процессов, которые рекомендуем держать под контролем.

Планирование. Подразумевает составление списка ресурсов на вывод. Причинами могут стать устаревание, неэффективность, частые поломки или сбои в работе, уязвимость для угроз, физический износ и несоответствие актуальным технологическим требованиями бизнеса. Анализ по этим параметрам производится по результатам инвентаризации. Затем формируется список активов, которые не планируется использовать в дальнейшем.

Определение способа вывода. Актуально для материальных активов. Если техника в хорошем состоянии, но больше не отвечает требованиям компании, ее можно продать или передать на благотворительность. Если нет, но в ней сохранились рабочие комплектующие, устройство можно разобрать на запчасти и использовать их в дальнейшем при условии, что с учетом трудозатрат это целесообразнее, чем утилизировать устройство. Наконец, оборудование можно окончательно утилизировать без варианта вторичного использования. Обычно для этого прибегают к услугам специализированным компаний, которые делают это с учетом требований законодательства.

С программными активами проще: они удаляются со всех носителей. Но в их случае важно проанализировать, какие данные требуют архивирования. Если этого не сделать, они будут утрачены безвозвратно, так как их удаление без возможности восстановления — важный процесс при выводе ПО из эксплуатации.

Как в случае с прекращением функционирования материальных активов, так и программных, необходимо заранее предупредить об этом пользователей, а также о том, когда и как это будет сделано и как предоставлена альтернатива.

Уничтожение данных. Важный процесс для информационной безопасности компании. Здесь существуют программные и физические методы. К программным относятся многократная перезапись, что делает восстановление данных практически невозможным, и форматирование как менее надежный способ. В любом случае они считаются неэффективными для SSD-накопителей. В этом случае гарантию дадут только физические методы: размагничивание или механическое разрушение носителя. В зависимости от типа активов и важности информации, которая может в них содержаться, нужно выбрать наиболее подходящий вариант.

После того, как по каждому активу для списания определены способы вывода из эксплуатации, методы очистки от информации, сроки этих работ и перемещения техники, назначены ответственные — запланированные решения приводятся в действие с обязательной фиксацией в источнике, в котором ведется учет ИТ-активов.

Процессы ITAD направлены на оптимальный для компаний и безопасный для окружающей среды вывод техники из эксплуатации

Чем полезна система Naumen ITAM при выводе из эксплуатации ИТ-активов

Главное, что обеспечивает решение, это сквозной учет ресурсов на протяжении всего жизненного цикла: планирования, закупки, эксплуатации и списания. Также это быстрый доступ к актуальным данным об ИТ-активах в едином источнике. Автоматизация ввода данных, обновления во всех интегрированных системах и других действий при управлении активами позволяют реализовать все процедуры вывода активов из эксплуатации оперативно и без ошибок. Ключевые преимущества:

1. На основе результатов инвентаризации формирование перечня на списание происходит оперативнее. В карточке этих активов им присваивается статус «Списание».
2. Фиксируются причина, способы вывода, ответственный, а также методы уничтожения информации.
3. Система исключает актив из CMDB, ресурсно-сервисной модели и всех отчетов, а также блокирует возможность повторного введения актива в эксплуатацию без прохождения процедуры приемки заново.
4. Информация автоматические транслируется в интегрированные с Naumen ITAM системы, исключая ошибки и дублирование действий.

Данные о выведенных активах продолжают храниться в Naumen ITAM. Информацию можно поднять, рассчитать стоимость жизненного цикла каждого актива с учетом списания, проанализировать эти данные и использовать для оптимизации и дальнейшего планирования бюджетов.

К выводам

Вывести технику или ПО из эксплуатации — не значит просто забыть о нем. Отсутствие в компании четких регламентированных процессов списания в компании приводит в лучшем случае к неоправданным затратам, связанным с учетом ИТ-ресурсов. В худшем — к утечке корпоративных данных и кибератакам. Решения для учета ИТ-активов ускоряют и упрощают трудоемкую работу по выведению из эксплуатации, а также автоматизируют множество смежных действий, которые при ведении вручную можно упустить из вида.

Что еще интересного