Жизненный цикл ИТ-актива: планирование

Если компания регулярно сталкивается с отсутствием техники или ПО по запросу пользователей, сбоями в бизнес-процессах из-за поломки оборудования и невозможности замены, значит, у нее есть сложности с планированием ИТ-активов. Разберемся, как выстроить этот этап жизненного цикла, чтобы не сталкиваться с такими проблемами.

Что включает планирование ИТ-активов и почему это важно

Этап планирования подразумевает расчет: какие ИТ-активы и в каком количестве нужно закупить в определенный период. Подход к этой задаче должен быть таким, чтобы все пользователи были обеспечены необходимыми рабочими инструментами и ИТ-сервисами. Также важно, чтобы ИТ-подразделение располагало нужным оборудованием и ПО для обеспечения работоспособности инфраструктуры компании. При этом важно, чтобы сохранялся резерв активов, но в разумных, рассчитанных специалистами, пределах. Иначе он превратится в непродуктивный, но дорогостоящий для компании балласт.

Планирование ИТ-активов должно базироваться на четком понимании:

1. Потребностей в активах, которые предстоит закрыть в расчетном периоде. Это обеспечивается регулярной плановой работой по сбору данной информации.
2. Актуального состава и количества оборудования и ПО, которым располагает компания. Это обеспечивается выстроенными и стабильно действующими процессами учета.

Качественное планирование значительно снизит риски компании, связанные с ИТ-ресурсами, и создаст надежную основу для эффективного управления активами на дальнейших этапах жизненного цикла.

Как работать с потребностями в ИТ-активах

Компании принимают на работу новых сотрудников, расширяют спектр своих услуг или продуктов. Как правило, такие процессы заранее планируются, реализуются соответствующие действия, закладываются бюджеты. То есть в норме это заранее известная информация. Но ее нужно собрать. Это стоит делать перед каждым планируемым периодом.

Оптимально запрашивать сведения у руководителей подразделений. К этому моменту им нужно получить потребности подчиненных: например, дополнительные мониторы, новое, более функциональное ПО, более мощный ноутбук. Затем проанализировать, насколько они обоснованы и на своем уровне либо согласовывать, либо отклонить. Итоговый список и получают специалисты, ответственные за учет ИТ-активов.

Еще один источник потребностей — поддержка инфраструктуры. Она состоит из множества элементов, и каждый из них периодически нужно менять либо из-за поломки, либо из-за окончания срока эксплуатации. Кроме того, чтобы обеспечивать потребности растущего и развивающегося бизнеса, процессы цифровой трансформации и автоматизации, инфраструктуру нужно регулярно дополнять, усиливать и расширять. Все это формирует еще один пул потребностей. И эти данные также нужно запрашивать в период планирования. Сбор потребностей должен стать обязательным и регулярным процессом.

Сбор потребностей по инфраструктуре, подразделениям и отдельным пользователям помогает в точности планов закупок

Почему необходим учет потребностей в ИТ-активах

Полностью закрывать каждый раз новую порцию потребностей в ИТ-активах закупками — не лучший вариант. Это приведет к значительному перерасходу средств. Наверняка в компании уже есть ресурсы, которыми частично можно обеспечить новые запросы. Например, зачем приобретать новые ноутбуки, если на складе есть свободные. Или месяц назад уволилось несколько сотрудников, и их комплекты оборудования освободились. Просто о наличии таких ресурсов нужно знать.

Это достигается четкими выстроенными процессами учета. Они гарантируют полную картину ИТ-активов компании со всеми необходимыми деталями: названия, модели, артикулы, гарантийные сроки, сроки эксплуатации, статус, техническое состояние, местоположение, ответственный. Когда такие данные есть, их можно сопоставить с актуальными потребностями, проанализировать и определить: какую часть можно закрыть имеющимися ресурсами, а какую все-таки нужно докупать.

При этом важно помнить, что даже при идеальном планировании форс-мажоры все равно происходят, и техника иногда внезапно выходит из строя. Чтобы бизнес-процессы не останавливались, ее нужно срочно заменять. На такие случаи должны быть предусмотрены резервы ИТ-активов — запасы действующего оборудования, лицензий на ПО, которые можно оперативно пустить в ход. Поэтому планируя использовать резервные ресурсы на закрытие плановых потребностей, нужно поддерживать неснижаемые остатки на случай непредвиденных ситуаций.

Формула расчета для оценки планов на закупку оборудования и софта

Как выглядит автоматизированный процесс планирования ИТ-активов в Naumen ITAM

В крупных компаниях с филиальной сетью и обширной инфраструктурой вручную невозможно вести точный учет ИТ-активов и качественно их планировать. Специалистам придется оперировать огромными объемами однотипных данных, заводить их в источник хранения, постоянно обновлять, сопоставлять с бухгалтерскими и другими системами. Это чревато высокими трудозатратами, а также ошибками и искажениями информации, которые в свою очередь будут снова увеличивать трудовые и финансовых издержки. Получается замкнутый круг.

Исправить ситуацию поможет автоматизация данных процессов. Посмотрим, как реализовано планирование ИТ-активов в системе Naumen ITAM.

Сбор потребностей. В Naumen ITAM можно создать опросник и настроить автоматическую рассылку в нужные даты. Информация от подразделений из заполненных опросников поступит напрямую в систему. Копировать или переносить данные не потребуется, поэтому нет риска искажений или ошибок.

Анализ потребностей и ресурсов. При действующих четких процессах учета система уже содержит информацию об актуальных запасах ИТ-активов компании. Это дает возможность сопоставить полученные запросы с наличием и сформировать окончательный список для закупок. Также в Naumen ITAM можно задать показатели неснижаемых остатков для разного типа ресурсов. Это застрахует ответственных от того, чтобы задействовать их при распределении резервов на закрытие плановых потребностей.

Так работа по сбору и агрегированию потребностей в едином источнике полностью автоматизируется, и эта нагрузка снимается с ответственных. Им остается проанализировать данные, сопоставить с актуальными ресурсами и неснижаемыми остатками, распределить доступные по запросами и сформировать список для закупок.

К выводам

Качественное планирование ИТ-активов решает сразу несколько важных задач бизнеса. Обеспечивает компанию всем необходимым для поддержания ее жизнедеятельности и реализации целей. Помогает снижать трудовые и финансовые затраты за счет оптимизации закупок. Планирование сводит к минимуму риски для бизнес-процессов, связанные с выходом техники из строя. Автоматизация учета в целом и планирования активов в частности позволяет сделать их точными, качественными и наилучшим образом справляться с этими задачами.

Что еще интересного