Профиль компании
«Газпром нефть» — вертикально интегрированная нефтяная компания, основные виды деятельности которой — разведка и разработка месторождений нефти и газа, нефтепереработка, а также производство и сбыт нефтепродуктов.
Ситуация
В рамках стандартизации бизнес-процессов компания разрабатывает и актуализирует большое количество нормативно-методических документов. Хранение и обработка документов осуществляется в слабоструктурированном файловом хранилище, что приводит к следующим ограничениям в работе с информационным пространством:
- Отсутствует возможность качественного поиска данных;
- Отсутствует возможность выявления связей документов между собой;
- Отсутствует возможность мониторинга неактуальных, отмененных и дублирующих документов;
- Отсутствует возможность отслеживания изменений документа и сравнения его версий;
- Отсутствует возможность содержательного анализа документов;
- Отсутствует возможность персонализированной доставки контента;
- В связи с увеличением объема поступающих документов и ростом нагрузки на сотрудников — снижается качество проработки документов.
Цели проекта и исходные данные
Создание информационной системы, которая позволит оптимизировать работу с нормативно-методическими документами компании — структурировать документы, поддерживать актуальность базы нормативно-методических документов и процессной модели, сократить время на поиск необходимой информации, упростить работу сотрудников и повысить качество нормативно-методических документов.
Действующих нормативно-методических документов в Компании
Действующих нормативно-методических документов в Группе компаний
Компаний в Группе
Пользователей
Решение
Разработана система, которая структурирует и устанавливает связи между документами:
- Система позволяет поддерживать правильную структуру документов и автоматически выстраивать/перестраивать связи между ними;
- Система позволяет управлять и хранить версии документов, автоматически контролирует внесение изменений и создание новых версий;
- Система обеспечивает возможность совместной работы с документами, а также продвинутую коммуникацию сотрудников;
- Система позволяет сравнивать и отображать различие между документами разных версий;
- Система автоматически выявляет и информирует всех заинтересованных сотрудников об утверждении нового документа /новой версии /отмене действующего нормативно-методического документа;
- Разработана функциональность автоматических уведомлений, система отслеживает изменения в документах и информирует об этом всех пользователей, просматривающих документы;
- Система обеспечивает возможность использования единой платформы для разных источников информации;
- Система позволяет создавать и настраивать личные кабинеты, формировать комплекты рекомендованных документов по различным тематикам;
- Разработана функциональность семантического поиска и контекстного расширения поискового запроса с использованием технологий машинного обучения;
- Система осуществляет интеллектуальный поиск и содержательный анализ документов (выявление дублей, содержательных пересечений);
- Система обеспечивает возможность автоматически проверить рассматриваемый документ на дублирования / пересечения со всей базой действующих нормативно-методических документов;
- Разработана функциональность, позволяющая пользователю получать предответ (выборку из разных документов) отвечающий на его вопрос;
- Обеспечено обслуживание программных компонентов и прикладного ПО (инцидентная поддержка, обновление версий, а также изменение настроек и конфигураций в случае необходимости);
- Проведено обучение пользователей системы и разработан комплект эксплуатационной документации.
Преимущества решения и эффект от внедрения
Формирование основы для автоматизации анализа договоров и проведения процедуры комплаенса с помощью алгоритмов машинного обучения.
Соответствие применяемой технологии требованиям информационной безопасности, наличие лицензий ФСТЭК и ФСБ.
Возможность интеграции с внутренними системами компании и подключения внешних источников при необходимости.
Индивидуальный подход – разработка решения под бизнес-процессы и нормативно-методические документы компании.
Встроенные инструменты визуализации – построение графиков, диаграмм, графов связей документов или результатов поисковых запросов.
Интеллектуализация процессов – создание умной базы знаний с рекомендательной системой и семантическим поиском.
Понятный интерфейс пользователя, требующий минимальных затрат для выполнения действий в системе.
Эффект от внедрения
