Заказчик
Федеральное государственное бюджетное научное учреждение «Дирекция научно-технических программ» Министерства образования и науки Российской Федерации.
Специализированный, многофункциональный офис оперативного управления программами и проектами Министерства образования и науки Российской Федерации, созданный для реализации федеральных целевых программ в области науки и технологий
Ситуация
Заказчику требовалось разработать систему управления программами и проектами, предназначенную для автоматизации деятельности структурных подразделений, внешних организаций и физических лиц, выполняемой в рамках оперативного управления реализацией федеральной целевой программы Минобрнауки России «Исследования и разработки по приоритетным направлениям развития научно-технологического комплекса России на 2014-2020 годы»
Цели
Разработать систему управления программами и проектами, обеспечивающую:
Организацию и проведение независимых экспертиз, включая формирование и актуализацию пула экспертов;
Организацию и проведение мониторинга хода выполнения государственных контрактов и программ в целом
Подготовку статистических и аналитических отчетов об этапах выполнения программ;
Организацию взаимодействия между государственными заказчиками и исполнителями.
Решение
В рамках Системы экспертиз было обеспечено выполнение следующих процессов реализации ФЦП:
Формирование предложений: Сбор проектов и предложений, Экспертиза, Поиск схожих проектов и предложений, Подготовка конкурса.
Формирование проектов лота: Подготовка и согласование конкурсной документации, Проведение заседания НКС, Осуществление контроля подготовки конкурса.
Формирование лотов: Отработка запросов на разъяснение конкурсной документации, Обеспечение сбора конкурсных заявок, Формирование протоколов вскрытия, рассмотрения и оценки
Формирование конкурсных заявок: Проведение независимой экспертизы конкурсных заявок, Рейтингование конкурсных заявок, Определение победителя конкурса, Заключение и согласование контракта с победителем конкурса.
Сопровождение контрактов: Заключение дополнительных соглашений в ходе выполнения работ по контрактам, Сбор отчетной документации в ходе выполнения работ по контрактам, Проведение независимой научно-технической экспертизы результатов выполнения работ по контрактам, Проведение заседаний приемочной комиссии по итогам выполнения работ.
Учет результатов работ: Сбор результатов работ по контрактам, Сопоставление плановых и фактических показателей в ходе выполнения работ, Учет состава исполнителей работ, Учет схожих результатов выполнения работ в рамках проектов.
Преимущества решения
Создано единое хранилище информации о ходе реализации программных мероприятий и достижении целевых индикаторов программ;
Автоматизирован процесс подготовки документации, сопровождающей целевые программы;
Предоставлены удобные инструменты контроля хода реализации проектов и формирования отчетности;
Автоматизирован процесс проведения независимой экспертизы конкурсных заявок и отчетных материалов;
Обеспечено качественное проведение независимой экспертизы: сбор и агрегация дополнительной информации об экспортируемых объектах для экспертов при проведении независимой экспертизы;
Обеспечена поддержка принятия решений в ходе сопровождения Программы: аналитика по всем процессам выполнения Программы.
При выборе подрядчика мы ориентировались на компании, которые были готовы разработать систему с открытым кодом. Компания Naumen была одной из немногих, кто предложил Open Source разработку, а также быстрое и гибкое решение поставленных задач.
Внедрение системы позволило автоматизировать и полностью контролировать процесс проведения экспертизы с привлечением экспертов из любой точки мира. Помимо этого, выполнялась функция обеспечения полного электронного документооборота и управление процессами с использованием средств аналитики и семантики.
На текущий момент коллектив из 80 человек с помощью инструментов, разработанных компанией Naumen, ежегодно осуществляет подготовку и организационно-техническое сопровождение до 400 конкурсов, организует до 10 000 экспертиз, сопровождает выполнение 1 500 научно-технических проектов. Система экспертиз функционирует в круглосуточном бесперебойном режиме с 2005 года
Петров Андрей Николаевич
Генеральный Директор ГБНУ «Дирекция НТП»
Результаты
Обеспечена интеграция с:
zakupki.gov.ru
eLibrary
РИНЦ
ЕГРЮЛ
Финансовая система Минобрнауки России
Реализованы следующие внутренние сервисы:
Модуль «Антиплагиат»
Аналитический модуль BI
Модуль вычислительных сервисов
Модуль сбора и регистрации тематик
Модуль регистрации конкурсных заявок
Модуль сбора результатов реализации проектов в формах электронных документов
Модуль генерации печатных форм документов
Цифровые показатели работы системы:
Зарегистрированных пользователей в системе +146 000
Зарегистрированных заявок на участие в конкурсе +98 000
Зарегистрированных предложений на формирование тематики +25 000
Выполненных научно-технических экспертиз +42 000
Заключенных и реализованных контрактов, договоров, соглашений +29 000
Зарегистрированных организаций +16 000
Как выглядит система
Соглашение
Программы
Лот
