Исследование TAdviser и NAUMEN: Практика работы с информацией в российских компаниях

По данным опроса, проведенного аналитическим агентством TAdviser совместно с компанией NAUMEN в 1 квартале 2021 года, около половины российских организаций (крупных промышленных структур и верхнего сегмента среднего бизнеса) сталкивались в 2020 году с проблемами в получении необходимой информации для решения рабочих задач. За время существования бизнеса накапливаются большие объемы данных и несистематизированной информации, которая часто неудобна для обработки и использования. При этом почти ¾ опрошенных компаний используют документы как в электронном, так и в бумажном виде. Это связано со сложившимися ранее процедурами и спецификой хранения определенного типа документов, а также с требованиями внутренних служб безопасности, ограничивающими переход на полностью безбумажные технологии.

Наличие проблем с получением необходимой информации в компаниях в 2020

Подавляющее большинство опрошенных компаний (92%) отмечают, что их сотрудники не всегда знают, какую информацию в каких именно корпоративных системах нужно искать. В более 60% организаций сталкивались с невозможностью найти требуемую информацию во внутренних ресурсах.

«В среднем в компаниях, с которыми мы сотрудничаем, более пяти информационных ресурсов: CRM, ERP, новостной портал, архив НПА и другие. Чем их больше, чем больше обрабатываемых в них данных, тем острее становится потребность в быстром поиске информации сразу по всем источникам», — говорит Федор Краснов, директор департамента информационных систем управления компании NAUMEN.

Сергей Санин, начальник отдела новых технологий «Новатэк НТЦ», отмечает, что в компании часто сталкиваются с проблемой с доступом к информации, что влечет временные затраты и снижает качество принятия решений на фоне неполного объема нужных данных.

Как показал опрос TAdviser и NAUMEN, до 80% компаний-респондентов в настоящий момент не используют специальных инструментов для оценки потерь, возникающих из-за проблем с поиском информации для рабочих задач. Ряд опрошенных отмечают, что в принципе не делают такой оценки, не имея соответствующей методологии и сложившейся практики.

Использование инструментов для оценки потерь в результате проблем с поиском информации

«Оценка бизнес-потерь напрямую зависит от роли сотрудника в компании: рядовые сотрудники могут терять до 30% времени в день на поиск ответов на вопросы, которые уже давно зафиксированы, но нет понимания, где именно нужно искать. Руководящее звено тратит больше времени на принятие решений, так как информация из источников собирается медленнее, чем с системами интеллектуального поиска. Кроме того, без управления данными на корпоративном уровне снижается качество агрегированной из источников информации», — комментирует Федор Краснов.

«Очень часто сотрудники сталкиваются с ситуациями, когда отсутствие необходимого доступа значительно замедляет работу, но еще более сложной является ситуация, когда сотрудник не обладает информацией о существовании необходимой информации, — поясняет Наталья Третьякова, руководитель управления организации работы с данными компании „Газпром нефть“. — Поэтому вопросы демократизации данных и упрощения регламентов получения доступа является одной из важных задач функции управления данных (УПД) в компании».

Как показал опрос TAdviser и NAUMEN, основными последствиями существующих проблем с поиском нужной корпоративной информации респонденты считают затягивание сроков решения рабочих задач (86%), увеличение операционных расходов (80%), а также недополучение выручки (70%) — в том числе, ввиду торможения процессов R&D, вывода на рынок новых продуктов и внедрения инноваций. Кроме того, 40% опрошенных компаний (преимущественно публичных) отмечают в этой связи повышение рисков несоблюдения требований регулирующих служб (compliance).

Основные последствия отсутствия или недостатка информации в компаниях

Подавляющее большинство опрошенных (90%) хотели бы ускорить принятие решений за счет большей доступности корпоративной информации. Решение проблемы с отсутствием (или сложностями в поиске) нужной информации респонденты видят в создании единого хранилища данных (80%), а также в разработке корпоративных справочников и баз знаний (74%) или системы корпоративного поиска (44%).

«В „Газпром Нефть“ один из ключевых инструментов, позволяющих расширять знания людей о создаваемой и накопленной в компании информации — разрабатываемый внутри продукт „Корпоративный поиск“. Он становится единой точкой входа поиска информации: в нем доступно более 30 источников, 6,5 миллионов документов», — отмечает Наталья Третьякова. Продуктом пользуются уже более 20 тысяч сотрудников.

Сергей Санин видит решение проблемы в организации системы сбора информации, которая в активном режиме агрегируется и анализируется. В частности, системы корпоративного поиска — по его словам, хороший вариант для сбора информации из разных источников, которую затем комплексно обрабатывают инструменты BI.

«Внедрение систем корпоративного поиска позволит объединить все источники информации и создаст потенциал для работы с интеллектуальным капиталом. Это инструмент для совершенствования процессов компании, поиска инсайтов, который соединяет внутренние и внешние информационные ресурсы в единое поле знаний», — отмечает Федор Краснов.

Спрос на системы корпоративного поиска в последние годы растет — в мире этот рынок ежегодно увеличивается в среднем на 25%. Основной потенциал внедрения таких решений в ближайшие годы будет сосредоточен в сегментах банков, нефтегазовых, крупных промышленных и производственных предприятий.