Почему промышленные компании должны работать с документами в единой среде

Количество административных и технических документов, хранящихся на серверах промышленных предприятий, исчисляются тысячами и десятками тысяч. Это технические задания, инструкции, технологические карты, графики выпусков и многое другое. В связи с этим возникла необходимость в создании единых цифровых продуктов для работы с большими объемами документов. Обо всем по порядку.

Часто в компании наряду с подразделениями ведения документооборота и управления архивами есть отдельный сотрудник или даже структура для организации поиска в сканах первичной документации, которая по разным причинам не была подвергнута строгому учету. В такой ситуации, когда от быстрого и качественного подбора необходимой информации зависят сроки исполнения операционной или срочной задачи, время поиска должно исчисляться в секундах, а не часах или даже днях. Если же работа над документом ведется целой командой экспертов, а версии документов рождаются бесконтрольно и «плодятся» в почте или сетевой папке, выбор нужного файла для продолжения работы превращается в «головную боль».

Как показывают примеры, основные сложности при разработке документов вызывают следующие задачи:

• поиск вспомогательных материалов для подготовки проектов технической, эксплуатационной, исполнительной документации;

• проверка достоверности информации, которая необходима для наполнения документов и их соответствия стандартам качества предприятия;

• консолидация правок и замечаний участников рабочих групп по работе с тем или иным документом в единую версию.

Подобные трудности характерны для многих подразделений промышленных компаний, включая инженерные, технологические и тендерные подразделения, а также службы эксплуатации и рекламации. Для решения этих проблем часто применяют продукты, позволяющие организовать единое цифровое пространство документации производственного предприятия.

Практически в каждой компании есть система электронного документооборота (СЭД), которая позволяет организовать документооборот и настроить процесс согласования и утверждения документов. Но для подготовки проектов документации, которая зачастую даже не шаблонизирована, СЭД бессилен. А если говорить о быстрой загрузке документов и их поиске, то возникает ряд новых сложностей. Во-первых, если специалист не участвовал в процессе согласования или утверждения документа, не зная о его существовании, он не сможет его найти. Во-вторых, наличие большого количества атрибутов важных для учета и контроля документов, которые не могут помочь при работе с текстом документа. В-третьих, необходимость не всегда простой настройки бизнес-процесса работы с документами для старта использования приложения.

В целом СЭД — это хороший инструмент для управления документооборотом, но не помощник в разработке технических заданий, отчетов, справок и других слабоструктурированных документов.

Современный подход к оптимизации работы с документами предлагает создание единого цифрового пространства. С помощью программного продукта создается портал, где объединены организационно-методические, нормативные и технологические документы. До ухода иностранных компаний спектр решений для корпоративного хранения и поиска документов на рынке был довольно широк: NextCloud, Microsoft SharePoint, OwnCloud, IBM FileNet Content Manager, ABBYY Intelligent Search. Сегодня российские разработчики могут полностью замещать зарубежных производителей в этом сегменте.

Кроме того, вопреки прогнозам стремительного роста рынка облачных сервисов, многие компании самым безопасным считают использование своей внутренней инфраструктуры для размещения критически важных приложений и документов для бизнеса в корпоративном пространстве предприятия.

Таким образом, чтобы создать единое цифровое пространство работы с документами, для предприятия необходим продукт, соответствующий следующим требованиям:

• безопасное хранение документации в корпоративном пространстве с возможностью быстрого «переезда» на облачный сервис;

• создание и поддержка иерархической структуры документов с возможностью предоставления доступа к ним специалистам (согласно их зонам ответственности). Обеспечив контроль доступности информации для специалистов, сохранить возможность самостоятельно управлять личными папками;

• управление версионностью документов для организации совместной работы и борьба с «бардаком» в правках и версиях документов, которые пересылаются по почте. Такая реализация позволит одновременно работать над всеми разделами документа и не тратить время на финализацию правок;

• быстрый и точный поиск по текстовым документам и сканированным версиям. Такая система интеллектуального поиска на базе технологий искусственного интеллекта (обработка текста для синтаксического и морфологического анализа, извлечения объектов и распознавания текста) позволит найти нужную информацию в старых сканах и создать каталог документов.

Дополнительно важно построить систему ссылок и связей между документами внутри системы их хранения или специализированными системами управления предприятием, а также организовать интеграцию с основными бизнес-приложениями предприятия.

Один пример из нашей практики — реализация системы интеллектуального поиска решений для службы обеспечения деятельности финансового уполномоченного (АНО «СОДФУ»), которая стала основой цифрового пространства документов организации. АНО «СОДФУ» занимается рассмотрением обращений граждан с требованиями в части оказания финансовых услуг, например страхования, и вынесением решений, приравненных к судебным, для последующего их исполнения участниками спора. Поэтому организации требовалось разработать инструмент, позволяющий быстро находить ранее подготовленное решение по аналогичным требованиям и сформировать новый документ. Из-за увеличения списка финансовых услуг и обращений организация могла столкнуться с нехваткой кадров и увеличением ФОТ. У организации также есть жесткие временные ограничения для рассмотрения обращений, не превышающие 10 дней. Учитывая все требования, в качестве решения проблемы мы предложили службе финансового уполномоченного на базе существующих технологий Naumen создать единое хранилище документов и обеспечить сотрудников инструментом интеллектуального поиска. Это позволило значительно сократить временные затраты на разбор обращений граждан. В частности, поиск решений с аналогичными требованиями ускорился в семь раз, а наем новых сотрудников удалось остановить.

Ссылка на источник