На какие вопросы отвечает учет ИТ-активов

Организация единой базы данных ИТ-оборудования в Naumen ITAM не ограничивается только функцией учета. Расскажем, какие вопросы бизнеса снимаются при автоматизации процессов управления ИТ-активами на базе решения NAUMEN.

Инвентаризация ИТ-парка

Ведение информации об оборудовании и нематериальных активах в автоматизированном виде позволяет выстроить общую классификацию и получить наглядную картину того, какие аппаратные и программные средства имеются в организации.

В инвентаризацию включаются основные сведения о следующих составляющих ИТ-хозяйства:

• офисная техника;
• серверная инфраструктура;
• сетевое и специальное оборудование;
• виртуальные объекты;
• информационные системы;
• АРМ и др.

Агрегация данных в единой системе снимает проблему синхронизации и сверки в ручном режиме разрозненных источников информации для ИТ-специалистов. На базе этой информации легко строить консолидированные отчеты по ИТ-активам компании в разных срезах, в т.ч. получать аналитику для планирования закупок активов, их модернизации, распределения, утилизации и пр.

Локализация ИТ-активов

Хранение в системе сведений о физической «привязке» всех ИТ-активов способствует быстрому определению, где находится актив:

• склад → стеллаж → полка → коробка;
• департамент → отдел → этаж → кабинет → сотрудник → АРМ пользователя → ПО → лицензия;
• пр. корреляции и последовательности.

За счет точного учета ИТ-активов и их расположения исключается возможность потерять ИТ-актив, а значит ускоряется его поиск при любых работах с ним.

Определение центра ответственности

Закрепление того или иного актива за определенным департаментом или ИТ-специалистом позволяет не тратить время на идентификацию и розыск ответственного лица: в системе фиксируется, кто им владеет, кто за него отвечает и кто обслуживает.

Учет ролевой модели по ИТ-активам и их группам предоставляет инструменты для построения процессов управления в автоматизированной системе. Как следствие, процессы управления ИТ-активами ставятся на поток, легко проводить их аудит и отслеживать всю историю операций с ними.

Аудит установленных приложений

Аудит оборудования и нематериального ПО через ИТ-систему призван устранить проблему разрозненности информации и ответить на вопрос, где и какие версии ПО установлены в корпоративной сети. Конечная цель этого процесса – унификация и стандартизация ведения базы ПО, чтобы предотвратить установку нелицензионных программ и приложений, увеличить прозрачность использования ИТ-активов, определить количество «свободных» и «занятых» компонентов ИТ-инфраструктуры.

Корреляция ИТ-сервисов и ИТ-ресурсов

Построение связей между ИТ-активами позволяет создать ресурсно-сервисную и ресурсно-финансовую модель по ИТ-активам. Понимание, от какого аппаратного и программного обеспечения зависит сервис, влияет на процесс планирования и последующей модернизации, на отказоустойчивость и непрерывность сервиса, с которым связан определенный актив.

Координация работы с поставщиками

Большое количество оборудования, ПО и договоров, в рамках которых ИТ-активы поступили и обслуживаются, помогают выстроить требуемый уровень сервиса, организовать прозрачность этапов сотрудничества с поставщиками и иметь информацию о стоимости поставки и обслуживания ИТ-актива.

Эта информация необходима для ремонта, модернизации, продления договоров поддержки и ориентирована на оптимизацию суммарной стоимости владения ИТ-инфраструктурой.

Расчет стоимости владения ИТ-сервисами и активами

Чтобы определить, сколько стоит ИТ-сервис или ИТ-актив, проводится оценка стоимости поставки и поддержки ИТ-активов, а также выстраиваются связи от ИТ-активов к сервисам для аллокации затрат на них. Стоимость ИТ-актива «поднимается» в пропорциях к ИТ-сервисам, работу которых он обеспечивает. Полученная стоимость ИТ-сервиса аллоцируется на подразделения, которые пользуются этим сервисом.

Контроль затрат на обслуживание ИТ-инфраструктуры

Актуальная информация об ИТ-инфраструктуре, ее стоимости, связях и договорах позволяет оптимизировать ресурсы на обслуживание ИТ-инфраструктуры. За счет этого экономятся:

• человеческие ресурсы (быстрый поиск информации, автоматическая маршрутизация заявок на ответственных за эксплуатацию);
• финансовые ресурсы (централизация договоров обслуживания, централизация закупок, прозрачность оценки затрат на ИТ-услуги).