Scrumban: как подход объединяет структурность Scrum и гибкость Kanban

В проектах периодически появляются новые вводные, которые влияют на приоритеты задач. Но Scrum-команда продолжает работать еще неделю, не учитывая этого, потому что спринт же распланирован. В итоге задачи, которые на самом деле нужны вперед, выполняются позднее. Знакомо? Или бывает, что выбираете для проекта работать по Kanban и не всегда понимаете, в какие сроки будут выполнены задачи? Разберемся, как эти два гибких подхода компенсируют слабые места друг друга, если применять их вместе в Scrumban.

Что такое Scrumban

Это методика, которая объединила преимущества Scrum и Kanban. Она позволяет пользователям не выбирать между ними, а использовать плюсы обоих и получить больше удобных инструментов для управления проектами. Таким образом Scrumban представляет собой симбиоз структуры и упорядоченности Scrum с гибкостью и вариативностью Kanban. Scrumban станет эффективным решением:

• для сервисных команд с неравномерной и вариативной загрузкой;
• продуктовых команд из сфер ИТ, маркетинга, дизайна и креативной индустрии, которые постоянно вынуждены реагировать на меняющиеся вводные (изменения законодательства, действия конкурентов, отзывы пользователей и другие причины);
• проектов, в которых задействованы подразделения разного профиля: ИТ, дизайн, бизнес-аналитика. В связи со спецификой работы у каждой команды разный темп и сроки выполнения задач, которые сложно состыковывать между собой.

Какие сильные и слабые стороны у Scrum

Scrum — это способ планирования и организации работ, который подразумевает несколько обязательных элементов: итерации (спринты), роли, ритуалы. Это достаточно структурированный и формализованный подход. У этого есть свои плюсы, например, работа строится системно, имеет горизонт планирования и предсказуемые результаты к определенному сроку.

Тем не менее есть и минусы. Например, невозможность сразу же среагировать на новые вводные. Они могут появиться в результате наступивших рисков, изменений, форс-мажоров и просто человеческого фактора. В любом случае команда учтет их уже только при планировании следующего спринта. А если могла бы сразу перестроить работу, получила бы результаты быстрее.

Несмотря на то, что в целом Scrum — достаточно универсальный подход, стоит взвесить все его «за» и «против» с учетом особенностей конкретного проекта, задач и команды.

Какие сильные и слабые стороны у Kanban

Kanban направлен на управление задачами. Они распределяются по статусам, например, «Сделать», «В работе», «Завершено». Обязательный элемент подхода — виртуальная или реальная доска, на которой каждому статусу соответствует колонка. Задачи обозначены карточками и каждая размещается в своем столбике в соответствии с этапом работы, на котором находится. Kanban визуализирует актуальную ситуацию по проекту, дает представление о числе и статусе текущих задач и тем самым способствует наглядности и прозрачности. Цель подхода — обеспечить непрерывный поток задач и контроль.

В Kanban отсутствуют заданные периоды и четкие сроки. Задачи могут оцениваться по трудоемкости, но исполнители сами решают какой из них когда и сколько времени уделить, опираясь на заданные приоритеты и свою загрузку. Любую новую задачу можно взять в работу сразу, и это обеспечивает максимальную гибкость и оперативную реакцию на изменения. Однако подход не подразумевает регулярного командного анализа и оценки работы, а значит нет фиксации и учета положительного и отрицательного опыта.

Kanban — более специфический подход в сравнении со Scrum. Он подразумевает больше свободы для участников проекта. Но это в свою очередь требует большей самодисциплины в своей работе. Поэтому важно учитывать, насколько этим качеством обладают участники проекта.

Что взял Scrumban от разных методологий

Соединение двух подходов позволило усилить плюсы и компенсировать минусы. В результате получился набор инструментов, который обеспечивает планирование работ с небольшим горизонтом планирования, потоковость в рамках спринта и гибкий подход к составу, возможность оперативно реагировать не внеплановые вводные и контроль эффективности по определенным параметрам.

Работа спринтами обеспечивает Scrumban структуру и упорядоченность, которой нет в Kanban. Планирование итерации позволяет команде держать фокус на определенных целях, сосредоточиться на заданном круге задач и ориентироваться на поставленные сроки. Но в отличие от Scrum здесь подход к спринтам менее жесткий и более гибкий. Нормальная практика при появлении новых вводных — частично пересмотреть состав итерации и скорректировать приоритеты.

Стендапы, ретроспективы и спринт-ревью как командные ритуалы Scrum формируют общее инфополе для всех участников и руководителя. Ежедневные стендапы — короткие встречи по 10–15 минут, на которых исполнители кратко рассказывают о задачах, которыми занимались, полученном прогрессе или возникших препятствиях. Это помогает более оперативно реагировать на сложности.

Ретроспективы в конце каждой итерации нужны для анализа прошедшего спринта и опыта, который был получен: числа решенных задач, причин нерешенных, непредвиденных проблем. Ретро обеспечивают анализ работы и командного взаимодействия, который помогает выстраивать процессы эффективнее в дальнейшем.

На спринт-ревью рассматривается полученный инкремент, непосредственно результаты проделанной работы, сопоставляются с задачами, согласовываются со стейкхолдерами. Спринт-ревью часто становятся источниками новых задач для бэклога.

Визуализация на доске помогает отслеживать текущий спринт. Команда в любой момент понимает актуальную ситуацию по задачам: что в работе, что закончено, что еще предстоит сделать в этой итерации. Если возникает необходимость изменить изначальные планы спринта, одни задачи можно поставить на паузу, а другие взять из бэклога. Также если Scrum предполагает четко заданное количество задач на спринт, то в Scrumban по завершению одних задач, можно брать из бэклога в работу новые, если позволяют ресурсы.

WIP-лимит выступает ограничением, которое команда устанавливает на число взятых в работу задач. Своего рода регулировка потока, чтобы избежать застревания большого числа задач на определенном этапе и перегруза конкретных исполнителей. Кроме того, такое ограничение способствует тому, чтобы участники стремились доводить задачи до завершения, а не распылять усилия, перепрыгивая с одной на другую.

Метрики помогают оценить эффективность потока и находить слабые звенья в процессах, устраняя их. Например:

• время выполнения — от момента, когда задача попала на Kanban-доску до ее завершения;
• продолжительность цикла — от момента, когда задача взята в работу до ее завершения;
• пропускная способность — количество выполненных командой задач за определенный период.

Теперь разберем несколько практических рекомендаций.

Как работать по Scrumban

Команде потребуются инструменты, которые работают как с элементами Scrum, так и с составляющими Kanban. Сложность в том, что часто они реализованы в разных ИТ-решениях: управление спринтами в одних, интерактивные доски — в других. Оптимально — подобрать систему, в которое реализована и та, и другая функциональность. Тогда последовательность действий по Scrumban будет такой:

1. Запланировать спринт: сроки, цели, приоритеты, участники, задачи. Можно составить сразу последовательность спринтов на определенный срок и затем уже прицельно работать с каждым.
2. Назначить время ежедневных стендапов, ретроспектив по итогам спринта, спринт-ревью. Внести все в календарь участников.
3. Разместить задачи на Kanban-доске в соответствии со статусами.
4. Определить WIP-лимит.

Возможность работать со спринтами и интерактивными досками в одном ИТ-решении сводит к минимуму ручной ввод и перенос данных, а также возникающие при этом риски их искажения. Например, в решении для управлении проектами Naumen Project Ruler (NPR) все необходимые действия при планировании спринта выполняются на одном экране, а зафиксированные для него задачи автоматически отражаются на Kanban-доске.

Удобная группировка и работа с задачами на Kanban-доске, включая списочный вывод на отдельной карточке

Чем более широкими возможностями обладает решение, тем удобнее работать пользователям. В NPR интерактивные доски можно настраивать под потребности конкретной команды:

• добавлять колонки или Swim-lane — горизонтальные дорожки. Это помогает более детально группировать задачи по различным параметрам;
• делать визуальные акценты на задачах, например, с помощью эмодзи;
• использовать цветовую индикацию для карточек.

Чем более широкими возможностями обладает решение, тем удобнее работать пользователям. Они могут выбрать именно те инструменты, которые отвечают их потребностям, а система управления проектами помогает ускорить и оптимизировать процессы.

К выводам

Scrumban — гибридный подход, который объединил ключевые инструменты Scrum и Kanban. От первого он унаследовал планирование по итерациям, установку сроков, контроль хода работ, анализ по итогам спринта. От второго — использование интерактивных досок с карточками, управление потоком задач. В сочетании это дает четкую, но гибкую структуру работ, возможность оперативно реагировать на форс-мажоры и новые данные, при необходимости пересматривать приоритеты, не дожидаясь окончания спринта, а также контролировать эффективность команды.

Планируете использовать Scrumban в своих проектах? Хотите протестировать, как работать по гибридной методологии с помощью Naumen Project Ruler? Оставьте заявку, и мы подробно расскажем об инструментах продукта.

Что еще интересного