Как выбрать таск-менеджер

Когда задач у команды становится больше, вести их в блокноте или просто держать в голове уже не получится. Есть риск, что кто-то нарушит дедлайн, забудет детали или поймет неверно. Чем сложнее проект, тем критичнее любая ошибка.

Чтобы контролировать исполнителей и эффективно управлять проектом, используют таск-менеджеры. О том, что это за программы, какие возможности они дают и как подобрать решение для компании, чтобы оно точно окупилось, рассказываем в этой статье.

Что такое таск-менеджер и для чего он нужен

Таск-менеджер (от англ. task-manager, «управляющий задачами») — это специальный софт, приложение или сервис, которое организует информацию об активностях рабочих команд в едином пространстве.

Можно сравнить, что это как документ, которым пользуются сразу несколько сотрудников. Но на деле таск-менеджер — это больше, чем «электронный блокнот». В нем есть инструменты аналитики и автоматизации. Например, руководитель может быстро сформировать отчет, чтобы оценить, соответствует ли проект поставленным целям. Сразу выяснить проблемные места или отправить уведомления исполнителям, которые затянули свои этапы.

Преимущество таск-менеджера в том, что в нем все задачи четко закреплены. У исполнителя не получится оправдаться, что он «не увидел» или «забыл». Кроме того, в отличие от общего документа, где чаще все свалено в один список, в таск-менеджере у задач есть метки с приоритетом. Так специалисты сразу поймут, что должны сделать в первую очередь.

Также подобные решения предлагают уникальные возможности планирования. К примеру, с помощью Канбан-доски или диаграммы Ганта. Первый вариант подойдет для проектов с небольшим количеством этапов и участников. Второй — когда исполнители заняты сразу в нескольких активностях или задачи тесно связаны друг с другом, и руководителю нужно рассчитать сроки работ без пересечений.

На диаграмме визуально видны связи между задачами, что помогает легче отлавливать несостыковки в планировании проекта

Для чего используют таск-менеджер

Основная задача таск-менеджера — повысить контроль за командами в проектах, а дополнительная — сделать управление максимально удобным.

Таск-менеджер помогает:

• Планировать время — как свое, так и других исполнителей. К примеру, верстальщик сайта может видеть сроки завершения разработки и согласования дизайна страниц. На основе этих данных он рассчитает, какие задачи успеет выполнить до того, как ему нужно переключиться на другой проект.
• Контролировать затраты на проекты — не только временные, но и финансовые. Руководитель проекта может внести в систему данные о ресурсах на проект и с помощью регулярной отчетности сравнивать соответствие плана факту.
• Выстраивать командное взаимодействие. В едином пространстве специалисты не только видят актуальные статусы задач, но и могут вести дискуссии, уточнять детали в комментариях или чатах. При этом все данные сохраняются в системе и могут быть использованы для будущих проектов.
• Избавиться от рутинных операций — частично или полностью. Например, автоматизировать информирование исполнителей, постановку повторяющихся задач, перенос активностей в другой проект или бэклог, сбор данных для отчетов и т. д.

Визуализировать информацию. Вместо уточнения, что происходит в каждой задаче, руководитель может быстро оценить состояние проекта с помощью дашборда с различными метриками. Для исполнителей это повышает прозрачность процессов: они видят свои, чужие активности, дедлайны по ним и результаты, которые на текущий момент достигла команда.

Всего один экран позволяет руководителю оценить и результативность проекта, и занятость исполнителей, и соответствие плану

Функции таск-менеджера

Решения для управления задач отличаются по набору инструментов, но, как правило, основной набор функций не меняется. Цель таск-менеджера — управлять задачами, поэтому большинство возможностей связано именно с ними.

Создание и управление задачами. Внутри системы оформляются разные активности. Например, для разработчиков это так называемые «таски» (простые задачи), баги (задачи на исправление дефектов), эпики, которые объединяют несколько задач.

Некоторые решения позволяют кастомизировать и создавать уникальные для команды типы активностей. Если в рамках проекта проводится много совещаний, администратор создает тип задачи «встреча». По отметке участники поймут, о чем речь, не переходя в описание.

В карточку можно включить не только саму задачу, но и сразу дать вводные к ней — как ее нужно делать, на что обратить внимание. Для повторяющихся задач лучше создать готовые шаблоны. Это формы с полями, которые нужно обязательно заполнить информацией, чтобы исполнитель мог выполнить поручение.

Если данных в карточке задачи недостаточно, там же у пользователя есть доступ к прямому диалогу с постановщиком, например, через комментарии

Приоритизация и сортировка задач. В системе у одного исполнителя может существовать несколько задач с одинаковыми сроками. Также задачи бывают связаны: нужно закончить одну, чтобы начать другую и добиться результата к определенному сроку. А еще задачи часто зависят от других участников проекта или определенных условий.

Чтобы ответственный не запутался и не стал делать работу, которая сейчас не нужна, в таск-менеджерах предусмотрена функция приоритетов. Например, она может быть реализована с помощью цветных индикаторов: красный — срочно, зеленый — не очень.

Также постановщики умеют создавать подзадачи, чтобы связывать несколько активностей и дробить крупные поручения для более простого выполнения, или ставить теги. Например, метка «бэклог» в задаче и без приоритета покажет, что сейчас задачу выполнять не нужно.

Отслеживать взаимосвязи, приоритеты задач проекта и ответственных удобнее с помощью иерархического списка

Уведомления и напоминания. Часто задачи в проекте соединены между собой в бизнес-процессы, и их важно выполнять без задержек. Поэтому после постановки задачи, ее исполнитель получает уведомление.

Для этих же целей существует функция напоминаний. Например, если дедлайн близко, исполнитель получит сообщение, что «до завершения задачи осталось n дней». Обычно в системе используют базовые настройки, но доступно установить частоту оповещений вручную.

Современные решения часто придерживаются принципов омниканальности. Сейчас не обязательно держать таск-менеджер все время открытым на компьютере. Можно настроить так, что участники задачи будут получать сообщения об изменении статусов в мессенджеры или на электронную почту.

Совместная работа и делегирование. Проект — это всегда работа в команде. При этом тратить все свое время на коммуникацию нерационально. Таск-менеджер решает эту проблему с помощью повышения прозрачности.

В системе каждый участник может увидеть, чем занят другой. Благодаря этому проще планировать время и не тратить его на бесконечные уточнения о готовности. А если у кого-то застопорился этап, коллеги могут помочь идеями прямо в карточке задачи.

Та же прозрачность сохраняет баланс нагрузки команды. Руководитель в режиме онлайн отслеживает занятость специалистов и оперативно перераспределяет задачи, чтобы сохранить темп работы.

Контролировать загрузку команды позволяет Канбан-доска, на которой можно быстро перетащить задачу на более свободного исполнителя

Отслеживание времени и генерация отчетов. В таск-менеджере видно не только сроки, но и сколько времени было затрачено на задачу. Анализ этих данных позволит учесть «подводные камни» при планировании следующих проектов.

Чаще всего учет часов в системе контролируется с помощью списания трудозатрат. То есть это задача пользователя вносить данные вовремя. Однако бывают решения и с автоматическими трекерами.

На основе всей собранной информации система может формировать визуальные отчеты. Такой дашборд проекта расширяется с помощью различных виджетов. Также есть настройки, чтобы создавать отчеты для определенных специалистов или под конкретные потребности.

Бывают и более инновационные функции. Разработчики решений для управления проектами постоянно совершенствуют продукты с учетом развития технологий. Например, постановка задач голосом. У руководителя не всегда есть время подробно описать задачу. Поэтому он может надиктовать вводные, а встроенный в таск-менеджер алгоритм расшифрует и распределит данные по полям. Также можно создавать расшифровки записей для типов задач «встреча», если совещание проходило в формате созвона.

Как выбрать надежный таск-менеджер

Прежде чем внедрять решение, нужно его хорошо изучить. Несмотря на внешнюю схожесть, таск-менеджеры сильно отличаются друг от друга. Например, по функциям или другим важным деталям, таким как удобство, формат поддержки от поставщика и т. д.

Модель. Некоторые хотят сэкономить и выбирают бесплатные версии, которые появились из популярных на Android и iOS простых to-do листов. Чаще в них ограничен функционал. А даже если это не самое важное, нужно подумать о безопасности. Сохранность данных может гарантировать только надежный поставщик с постоянной поддержкой. Поэтому как минимум крупным компаниям стоит задуматься о покупке решения.

Потребности. Раньше было сложно подобрать решение сразу «для всех». Сейчас все больше продуктов предлагают гибкий подход — по примеру ушедшей из РФ Jira. Так, в Naumen Project Ruler пространства для ведения проектов дорабатываются под запрос на основе преднастроенного шаблона. И сами пользователи могут адаптировать интерфейс с задачами так, как им удобно. То есть при сохранении общих корпоративных требований, применяется индивидуальный подход.

Функции. Слишком много функций у решения — это не всегда плюс. Из-за большого количества инструментов интерфейс может быть перегружен, и пользователям будет сложно в нем ориентироваться. Для начала хватит базовых функций: управление задачами, тайм-трекинг, отчетность. Если есть потребность в масштабировании, то стоит выбрать решение на базе low-code, чтобы в будущем доработать его самостоятельно или с помощью поставщика ПО.

Размещение. Как правило, крупные поставщики предлагают на выбор два варианта — in-House или облако. Для большей защиты данных чаще компании выбирают первый способ. Но облачные решения не менее безопасные. Также, помимо простого внедрения, облако позволит быстрее масштабировать систему, если команда начала активно расти.

Интеграции. Многие команды используют в работе различные программные продукты и внешние сервисы. Важно, чтобы данные между ними передавались быстро, а идеально — бесшовно. Раньше было достаточно подключить популярные сервисы, например, Google-диск, Outlook от Windows или Zoom. Сейчас, в том числе в связи с импортозамещением, требуется больше вариантов, например, интеграции с российскими продуктами.

Как начать работать с таск-менеджером

Управлять задачами с помощью специализированного программного обеспечения не сильно сложнее, чем отправлять поручения через мессенджер. Сначала некоторые функции будут непонятны, но, как правило, поставщики предлагают обучение в виде курсов или набора инструкций.

Самое трудное, как и при любой трансформации привычных процессов, — приступить к использованию в масштабах всей команды или организации. Для знакомства с новой системой стоит провести общее совещание отделов, рассказать о ценностях и провести презентацию.

Далее для эффективной адаптации руководители проектов и топ-менеджеры должны показывать ценность инструмента и применять его в повседневной работе: фиксировать все задачи, списывать трудозатраты, создавать отчеты. Иначе мотивировать остальных на использование новой платформы не получится.

Однако на первом этапе сразу же отказываться от прошлых практик не нужно. Например, если сотрудник хочет уточнить задачу по телефону, а не в комментариях, стоит пойти ему навстречу. В противном случае есть риск, что продуктивность такого специалиста значительно упадет.

Также постепенно нужно подходить и к освоению функций. Сначала научиться правильно оформлять задачи, потом разбираться в приоритизации и тайм-трекинге. При этом успешность внедрения во многом зависит от регламентов и строгости их исполнения. Если часть задач остается за бортом, а сроки не контролируются, польза от функционального планировщика будет стремиться к нулю.

То же самое произойдет, если не анализировать процессы и не корректировать настройки системы. Таск-менеджер — это прежде всего инструмент, и это он должен адаптироваться под команду, а не наоборот.

Что еще интересного