Руководителям разного уровня необходимо контролировать различные аспекты проекта. Ответственному за проект важны показатели задач, трудозатрат и бюджета. Менеджеру портфеля — финансовые параметры проектов, которыми он управляет. Собирать данные и создавать отчет для каждой стороны — трудоемкая задача. Другое дело, если нужная аналитика формируется автоматически.

В статье показываем 7 ключевых дашбордов в Naumen Project Ruler. Они помогают интересантам оперативно проводить мониторинг тех показателей, которые важны именно для них. А также рассказываем, как использовать аналитические данные в работе.

1. Анализ показателей портфеля

Дашборд «Аналитика портфеля проектов» предназначен для менеджера портфеля. Информационная панель содержит данные для оценки финансовой эффективности портфеля и потенциала проектов, которые в него входят.

На дашборде собраны показатели, которые важно контролировать руководителю портфеля проектов. Общие цифры складываются из показателей проектов, которые входят в портфель

С помощью виджетов в верхней строке анализируются доходы и расходы. Плановые и фактические значения отображаются в рублях и процентах. Абсолютные показатели помогают оценить объемы финансирования. Относительные — прогресс в освоении бюджета и выполнении планов по доходам.

Показатели рентабельности и маржинальности необходимы для анализа эффективности инвестиций и прибыльности портфеля в целом. Детальные данные по отдельным проектам представлены на виджетах «Топ-5 по рентабельности» и «Финансы».

«Топ-5» представляет список проектов, вложения в которые наиболее выгодны. Однако не всегда самый успешный проект дает наибольшую прибыль. Чтобы разобраться, насколько значим вклад проекта в портфель с финансовой точки зрения, нужно обратиться к перечню «Финансы проектов». Часто проект со средней рентабельностью приоритетнее, чем топ-1 рейтинга.

На основе анализа показателей руководитель делает вывод о потенциале проектов и принимает стратегические решения по дальнейшей реализации. Например, закрывает бесперспективные проекты и поддерживает ключевые, перераспределяет ресурсы.

2. Оперативный контроль нескольких проектов

Дашборд «Сводная информация по проектам в ответственности» предназначен для руководителей, которые управляют несколькими проектами. Специальная информационная панель консолидирует такие данные, которые позволяют на верхнем уровне оценить ситуацию и вовремя увидеть, если что-то идет не так.

Дашборд включает показатели, которые позволяют быстро обнаруживать проблемы на проектах и контролировать, как в целом идут дела

Виджеты «Скоро дедлайн» и «Просрочено» отображают количество задач с соответствующим статусом. Значения складываются на основе данных всех проектов, за которые отвечает руководитель. С виджета можно перейти в список объектов, из которых сформирован показатель. Например, углубиться в список просроченных задач, где будут указаны название, исполнители и проекты. А уже из списка открыть карточку задачи и увидеть подробную информацию.

Бывает, что полномочия создавать задачи есть не только у руководителя, а например, у аналитиков. При этом каждая добавленная задача потенциально увеличивает время реализации. Если оставить процесс без контроля, возникнет риск соблюдения сроков проекта.

С помощью показателя «Создано за последние 5 дней» руководитель отслеживает появление новых задач. Чтобы увидеть, кто и зачем их инициировал, достаточно перейти в соответствующий список. Допустим, все задачи нужны, но время выполнения влияет на сроки проекта. В этом случае руководитель прямо в системе создает запрос на изменение и согласовывает со стейкхолдерами.

Диаграмма «Задачи по статусам» содержит общее количество задач с указанными статусами по всем проектам. Допустим, преобладает строка «Бэклог», то есть задачи, у которых не назначен исполнитель, а задач «В работе» совсем мало. Скорее всего, нужно распределить работы по участникам.

Топ-10 трудозатратных задач содержит список работ, которые по оценке требуют больше всего времени на выполнение. Руководитель смотрит, насколько корректен предварительный расчет и учитывает его при планировании задач в будущем.

Также инфопанель содержит виджеты, которые помогают управлять ресурсами. Графики с показателями списания бюджета и трудозатрат позволяют понять, сколько времени и денег ушло на реализацию разных проектов на данный момент. Значения выше 100% показывают перерасход.

При необходимости руководитель предоставляет доступ к аналитике инвестору, директору или руководителю портфеля. Для этого нужно просто поделиться ссылкой.

3. Контроль задач

Дашборд «Сводка по задачам» предназначен для руководителя проекта. Инфопанель содержит статусы и сроки выполнения работ по одному проекту. Это позволяет контролировать прогресс проекта с точки зрения содержания и планирования задач.

Дашборд включает детальную информацию по задачам и исполнителям. Сводные данные помогают выявить проблемы, связанные с распределением нагрузки или производительностью команды

На виджетах-карточках отображается количество задач с разными статусами. Цветовая индикация повышает удобство восприятия. Например, красный используется для просроченных задач, зеленый — для выполненных.

Графики помогают анализировать задачи в разных разрезах. Так, «Статус задач по ответственным» показывает, сколько задач в ответственности каждого исполнителя. Это позволяет оценить загруженность участников и при необходимости распределить задачи.

«Статус задач по приоритетам» показывает, команда в текущий момент выполняет первоочередные задачи или менее срочные. На основе этих данных руководитель рассматривает необходимость пересмотра приоритетов или изменения графика работ.

4. Контроль трудозатрат

Дашборд «Контроль времени» — аналитический инструмент для руководителя проекта. На инфопанели представлены временные показатели задач, которые позволяют контролировать управление сроками проекта.

Дашборд предназначен для мониторинга плановых и фактических трудозатрат по всему проекту и отдельным задачам

Руководитель сравнивает данные о плановых и фактических трудозатратах, чтобы понять, выбивается ли проект из графика. Например, значение «Списано» приближается к 100%. При этом виджет «План по задачам в бэклоге» показывает, что на завершение проекта нужно больше времени. Значит, необходимо согласовать со стейкхолдерами изменение.

На некоторых проектах списания проходят верификацию. Если фактические трудозатраты указаны некорректно или вызывают вопросы, проводится расследование. Например, по предварительной оценке задача должна занять 16 часов, а по факту получилось 115. Оказалось, что исполнитель хотел указать 15 часов, но ошибся, нажав лишнюю цифру. Руководитель утверждает реальные трудозатраты, и процент согласованных человекочасов отображается в виджете «Принято».

Для детального анализа используются виджеты с данными по отдельным исполнителям и конкретным задачам. Так, рейтинг «Списано на задачу» показывает топ-10 самых трудозатратных задач. В «Списке участников» отражено общее количество списанных трудозатрат по каждому исполнителю. От объема потраченных часов зависит место ответственного в рейтинге.

Данные списка сравниваются с информацией из виджета «Количество задач по участникам». Например, если количество задач соответствует списанным трудозатратам, вопросов нет. Бывает так, что исполнитель выполнил мало работ с большими трудозатратами. Руководитель оценивает задачи, если оказывается, что они самые трудоемкие, то вопросы также отпадают.

5. Контроль финансов

Дашборд «Контроль бюджета» — еще один инструмент для управления проектами. С помощью инфопанели руководитель понимает, какая часть бюджета освоена и на что ушли средства, как выполняется план по доходам.

Дашборд предназначен для контроля финансовых показателей проекта — расходной и доходной частей. Показатели доходов предусмотрены для коммерческих проектов, при необходимости их можно скрыть

«План по расходам» — это общий бюджет проекта, а «Факт» — сколько уже потрачено. На основе этих метрик рассчитывается процент освоения бюджета. Показатель позволяет вовремя заметить превышение лимита или понять, хватит ли финансовых ресурсов до завершения проекта. Если для оценки ситуации нужна дополнительная информация, руководитель сверяется с графиком работ.

Также на дашборде представлены показатели доходов: сколько нужно заработать, сколько уже получено, каков процент достижения плана. На основе данных вычисляется рентабельность и маржинальность проекта.

Показатель рентабельности позволяет проконтролировать, чтобы расходы на реализацию проекта не превысили доход. Допустим, клиент оплатил установку оборудования и ПО. Однако сумма закупки больше ожидаемой, так как поставщик повысил цены. Также из-за специфики бизнес-процессов заказчика появились внеплановые трудозатраты. В итоге возник риск отрицательной рентабельности проекта. Однако руководитель вовремя заметил отклонения и согласовал изменение бюджета с заказчиком.

На виджете «Маржинальность» выводится значение доли прибыли в общем доходе проекта. Чем выше маржинальность, тем успешнее и перспективнее реализуемая инициатива. Один из способов повысить показатель — снизить расходную часть. Для этого анализируются затраты, представленные на виджете «Израсходовано по статьям».

На графике показано, сколько денег в рублях ушло на оплату конкретных статей, и на сколько в процентах освоен бюджет. Например, из-за роста цен на аренду возникло превышение по соответствующей статье на 200%. Вероятно, руководитель перераспределит бюджет с других статей или согласует увеличение суммы со стейкхолдерами. Чтобы понять, из каких счетов сложилась общая сумма затрат по статье, нужно из виджета перейти в соответствующий список.

6. Управление заинтересованными сторонами

Дашборд «Оценка влияния и интереса» предназначен для руководителя проекта. Инфопанель помогает обнаруживать риски, связанные со стейкхолдерами, и выстраивать взаимодействие с ними. Например, лиц с максимальным влиянием и интересом важно привлекать к решению стратегических вопросов, таких как согласование изменений.

Обычно на старте формируется список всех стейкхолдеров. В него включают физические и юридические лица, которые связаны с проектом. Затем руководитель самостоятельно или с помощью команды оценивает степень влияния и интереса каждого. На основании этих оценок выводится показатель классификации.

Дашборд помогает руководителю понять, какую коммуникационную стратегию выбрать для конкретного стейкхолдера, и оценить риски, связанные с заинтересованными сторонами

Коэффициент классификации позволяет сделать вывод об устойчивости проекта. Так, значение выше 1,5 говорит о высокой зависимости от стейкхолдеров и одновременно с низким фактическим интересом к проекту. Руководитель продумывает меры, которые позволят исправить ситуацию. Например, разработать коммуникационную стратегию, направленную на повышение вовлеченности.

Бывают проекты, где среди стейкхолдеров проекта много согласующих госорганизаций. От них зависит, будет ли инициатива принята или проект придется закрыть. Влияние таких структур оценивается как максимальное при низкой заинтересованности. Повлиять на это вряд ли получится, но нужно понимать возможные риски.

7. Оценка рисков

Дашборд «Риски проекта» предназначен для руководителя проекта и риск-менеджера. На инфопанели выводятся совокупные оценки всех вероятных отклонений. Данные позволяют оценить рискованность проекта и эффективность противорисковых мероприятий.

Дашборд содержит оценки рисков до и после проведения корректирующих мероприятий. Это позволяет повысить эффективность работы по управлению рисками

Часто на начальных этапах проекта определяется степень рисков. Для этого руководитель и команда формируют список всех возможных отклонений. Каждый риск рассматривается с точки зрения вероятности и влияния, которое он окажет в случае наступления. Также рассчитывается величина негативного события.

Сначала на дашборде заполняются показатели верхней строки. Они позволяют оценить общую картину и понять, стоит ли запускать инициативу в принципе. Если решение положительно, то проводится дальнейшая работа.

Риски разбиваются на категории — от незначительных до катастрофических. Чем больше незначительных, тем выше шанс, что все пойдет по плану. Множество критических говорит о том, что проект велика вероятность провала. Категоризация позволяет сориентироваться, на снижение величины каких событий нужно направить усилия прежде всего.

После корректирующих мероприятий возможные отклонения переоцениваются, а общие результаты отображаются во второй строке инфопанели. Если показатели снизились, значит, принятые меры оказались эффективны.

Например, на старте проекта организация сотрудничала с западным поставщиком оборудования. В случае ужесточения санкций поставки пришлось бы прекратить, а инициативу — заморозить. Менеджеры компании изучили рынок и заключили договор с отечественными производителями аналогов. Теперь прекращение сотрудничества с западным партнером не приведет к срыву проекта.

К выводам

Дашборды Naumen Project Ruler — аналитический инструмент при управлении проектами. Инфопанели визуализируют нужные данные, которые позволяют руководителям и сотрудникам быстро оценивать ситуацию в своем направлении: замечать успехи и вовремя обнаружить отклонения.

Что еще интересного