Менеджмент портфелей проектов: базовые инструменты управления

В этой статье рассмотрим, что такое портфель проектов как им управлять с помощью инструментов автоматизации.

Зачем компании нужен портфель проектов

Портфель — это несколько проектов, которые для большей эффективности объединили, чтобы реализовывать совместно под общим управлением. Принципы объединения разные, но обычно именно на них базируется ожидаемый результат.

На примерах разберем основания, на которых можно собрать портфельное управление проектов.

Проекты реализуются по смежным направлениям. Например, компания параллельно внедряет системы технического учета ИТ-инфраструктуры и зонтичного мониторинга, причем, от одного вендора. Очевидно, что более эффективно реализовывать такие задачи совместно.

Проекты реализуются на одной территории. Например, головной офис в рамках одного филиала планирует обновить оргтехнику и перевести сервис удаленного доступа на новое ПО. При этом будет задействован один и тот же бюджет филиала. Если собрать проектный портфель, то будет удобнее отслеживать финансовые вопросы, включая затраты.

Проекты работают на одну цель. Например, повышение информационной безопасности. Для этого по плану будут проводиться ряд обучающих мероприятий для сотрудников, внедряться дополнительные средства киберзащиты и обновляться ПО. В рамках портфеля будет удобнее наблюдать за динамикой, анализировать эффективность инструментов и при необходимости перераспределять средства.

Объединять проекты в портфель можно по любому признаку. Главное, чтобы это способствовало их эффективности

В чем поможет автоматизация при управлении портфелем проектов

Системы автоматизации не только создают общий источник информации по каждому проекту портфеля, но и помогают существенно экономить ресурсы. Посмотрим, как это можно реализовать с помощью Naumen Project Ruler.

Создание единого информационного поля

Система управления проектами становится центром сбора и хранения всей информации по портфелю: от старта работы до текущего момента. Здесь можно проследить:

• логику портфеля: цели → проекты, которые работают на каждую из них → задачи по проектам;
• динамику проекта в составе портфеля: цели → задачи → исполнители и сроки.

При реализации любого проекта формируется масса документов, которые нужно проверять, согласовывать, редактировать, подписывать. Если работать с ними в системе автоматизации, риск забыть, что какой-то ждет действий, сведен к минимуму: такие документы вынесены в отдельный список.

Единое информационное поле — это хорошо, но все-таки не всем участникам нужно видеть его целиком. Поэтому система автоматизации предусматривает разграничение доступа к различной информации проекта. Это делается с помощью гибкой настройки различных ролей.

Naumen Project Ruler аккумулирует всю информацию по портфелю: от описания до дедлайнов конкретных задач

Контроль бюджета

Бюджет портфеля распределяется по проектам, которые в него входят. Таким образом, чтобы понимать общую ситуацию, нужно видеть финансовую картину по каждому проекту. Кроме того, в любом бюджете есть плановые показатели, а есть фактические. Эти ключевые финансовые метрики важно видеть и контролировать. Удобно, когда они отображаются на одном экране: не приходится собирать их по проектам и сводить воедино.

Также система автоматически рассчитывает маржинальность и рентабельность портфеля, исходя из заданных доходов и расходов, которые в свою очередь складываются из аналогичных показателей по каждому проекту.

Подсчеты по портфелю система берет на себя. Нужно только вовремя заводить актуальные данные по проектам

Мониторинг ключевых метрик

Дедлайны. Цели портфеля, проекты в его составе, основные этапы реализации и конкретные задачи — все имеет сроки. И каждый срок фиксируется в системе. Наглядную картину всей хронологии портфеля и взаимосвязи этапов работы показывает диаграмма Ганта. На ней можно увидеть, какие работы выполняются параллельно, какие зависят друг от друга. Поэтому сразу понятно, насколько критичен сбой в сроках у того или иного шага реализации, и на что он повлияет.

Трудозатраты. Исполнитель каждый задачи может отмечать в системе время, потраченное на работу. Эти данные будут суммироваться по всем участникам проекта. Таким образом менеджер проекта получит инструмент оценки трудозатрат по каждому проекту. Эти данные будут полезны в дальнейшем при планировании сроков и бюджета других проектов и портфелей.

Риски. Работа с ними — неотъемлемая часть любого проекта, и довольно масштабная. Каждый риск — это определенный план действий и мониторинг. Особенность управления рисками в том, что эта работа никогда не бывает завершена, она заканчивается только вместе с проектом. К одним рискам удается подготовиться, другие свести к минимуму, третьи устранить, но вместо них появляются новые, и начинается новый виток планирования. В система можно все риски, идентифицированные в проектах, вести в едином реестре.

Фиксация рисков помогает быстрее реагировать при их возникновении

Анализ данных и подготовка отчетов

Дашборды в системе управления проектной деятельностью позволяют снимать актуальные ключевые метрики портфеля и проектов, а также оценивать динамику по тем или иными критериями за период. Дашборды покажут всю нужную информацию на одном экране в виде диаграмм, таблиц и других представлениях.

Дашборды — это статистика по всем проектам компании в наглядном виде

Что еще интересного