Системы управления проектами: зачем они нужны бизнесу и проектной команде

В этой статье рассмотрим системы управления проектами: что это такое и зачем они нужны, каким функционалом должны обладать, как выбрать систему и интегрировать в экосистему ИТ-решений компании.

Определение систем управления проектами и их роль в бизнесе

Любая компания, независимо от размера и масштаба, реализует проекты. Например, для сети магазинов проектом может быть открытие новой торговой точки, для банка — создание нового кредитного продукта, для ИТ-компании — разработка мобильного приложения.

Объемными проектами с большим количеством исполнителей и задач управлять без автоматизации сложно. Вести задачи в Excel и хранить информацию в почте неудобно. Кроме того, высок риск забыть или потерять документы и пропустить сроки, коммуникации отнимают много времени. Например, руководитель составил план работ на месяц, а чтобы донести его до всех участников, нужно вручную делать рассылку. Чтобы упростить процесс управления проектами, используются специализированные решения.

Что такое системы управления проектами

Системы управления проектами — это ПО, которое позволяет вести проект в одном пространстве: консолидировать всю информацию по проекту, контролировать выполнение задач, управлять ресурсами — человеческими, материальными и финансовыми. Обычно в системы встроены инструменты для контроля реализации проекта и исполнения задач, такие как диаграммы Ганта, канбан-доски, тайм-трекер, автоматическая отчетность.

Почему они необходимы для успешного ведения проектов

Успешный проект — это тот, цель которого достигнута в срок и в рамках запланированного бюджета. Эти параметры влияют на ценность проекта. Например, цель проекта достигнута — заказчик получил нужный продукт. Но на реализацию ушло больше времени, чем было запланировано. В результате увеличились расходы на фонд оплаты труда, и бюджет оказался превышен. Из-за этого ценность проекта снизилась.

Системы управления проектами позволяют улучшить качество менеджмента: контролировать работу, добиваться эффективности работы команд, минимизировать риски.

Такие системы помогают:

1. Вести проекты в едином пространстве, проводить обработку данных, предоставлять заинтересованным участникам доступ к материалам.
2. Планировать и мониторить дедлайны, бюджеты и любые ресурсы по проекту.
3. Контролировать и анализировать ход проекта, принимать управленческие решения с опорой на аналитику.
4. Эффективно распределять и использовать ресурсы, в том числе рабочее время сотрудников.
5. Автоматизировать рутинные операции, например, предупреждение о приближающемся дедлайне, формирование аналитических отчетов, уведомление участников о новых задачах.

Ключевые функции систем управления проектами

Рассмотрим подробнее, какими ключевыми возможностями должна обладать система, чтобы повысить качество проектного управления.

Планирование

От того, насколько хорошо составлен план и предусмотрены риски зависит, будут ли задачи выполнены в срок, хватит ли ресурсов.

Системы для управления проектами предоставляют удобное пространство для формирования дорожной карты. В системе можно определить последовательность этапов, разбить их на крупные задачи, а крупные задачи декомпозировать на мелкие, оценить риски и составить запасной план, назначить дедлайны, контрольные точки и ответственных.

Управление задачами

Все задачи вносят в таск-трекер, или планировщик задач — инструмент, который позволяет управлять задачами, назначать исполнителей и отслеживать сроки. В зависимости от методологии, которой придерживается команда, могут применяться: канбан-доска, календарь или простой список. В таск-трекере этапы и задачи можно разбивать на более мелкие, менять очередность, добавлять описание, прикладывать дополнительные материалы.

Также в системах можно внедрить классификацию задач по типам (например, дефект или улучшение). Это дает возможность настраивать разные жизненные циклы и автоматически присваивать различные наборы атрибутов при создании задачи.

Между задачами, которые выполняются последовательно, устанавливаются взаимосвязи. В результате не потребуется переделывать весь план, если что-то меняется. Например, если задачи распределены по хронологии на диаграмме Ганта, то при изменении дедлайна одной задачи автоматически сдвигаются все последующие. Обычно из таск-трекера можно перейти в карточку задачи с подробной информацией.

Таск-трекер для управления задачами также может быть реализован в связке с CRM — для отображения данных о клиентах и продажах.

Работа с ресурсами и бюджетами

Системы project management позволяют планировать бюджет точно и обоснованно, а также утверждать его со стейкхолдерами и заказчиками. Расходы можно распределять по этапам, периодам и задачам, а также детализировать по категориям.

Для контроля и анализа используется план-факт затрат, информация актуализируется автоматически в режиме онлайн. Предусматривается возможность перераспределять бюджет и согласовывать изменения.

Одна из значительных статей расходов, особенно в IT-командах, — это ФОТ. Чтобы управлять рабочим временем в системах применяется специальный функционал, позволяющий планировать и отслеживать затраты на выполнение задач. Данные о трудозатратах консолидируются в сводный отчет, который позволяет оценить производительность команды и каждого сотрудника.

Также системы позволяют при распределении задач учитывать график отпусков, квалификацию персонала, занятость на других проектах, трудоемкость работ.

Взаимодействие внутри команды и управление документацией

Взаимодействие команды и заинтересованных сторон происходит в единой среде. В системах предусматриваются возможности для совместной работы, например, с документами: согласовывать изменения, вносить правки, комментировать. Таким образом, в системах реализуется возможность электронного документооборота.

Сотрудники получают уведомления о новых задачах и комментариях в режиме онлайн, имеют доступ к актуальной информации по проекту: плану работ, задачам, документации.

Также системы могут включать функционал для организации встреч — это особенно актуально для команд, работающих по Scrum или Kanban. Результаты обсуждений можно фиксировать в протоколах, при необходимости к протоколу привязываются задачи.

Мониторинг хода выполнения проектов

Для контроля в системах предусматриваются инструменты визуализации процесса. Например, диаграмма Ганта — для верхнеуровневого мониторинга, а канбан-доска — для оперативного.

На диаграмме Ганта все этапы и задачи распределяются вдоль временной шкалы, устанавливаются взаимосвязи между ними, отмечаются контрольные точки. Канбан-доска представляет собой таблицу, с помощью которой легко оценить степень готовности задач.

Анализ результатов и отчетность

Системы управления проектной деятельностью могут автоматически формировать дашборды и отчеты для оценки результатов работы всей команды или отдельных сотрудников, предусматривать готовые шаблоны и конструктор для гибкой настройки.

На дашбордах в наглядном формате могут быть представлены статистика проекта, динамика показателей, сравнение фактических и плановых значений. Для визуализации используются графики, таблицы, диаграммы. При необходимости из дашборда можно перейти в детальный отчет по конкретному показателю. Например, аналитика подробного списка просроченных задач поможет руководителю разобраться в причинах возникновения просрочек.

Критерии выбора системы управления проектами

Рассмотрим, на какие критерии нужно ориентироваться, чтобы подобрать решение, подходящее проектной команде.

Соответствие бизнес-процессам компании

Чтобы понять, какая система подходит, нужно определить цели и сформулировать требования. Функционал должен покрывать потребности бизнеса. Например, если команда разрабатывает программное обеспечение, то нужна система, в которой позволит управлять и проектами, и продуктами. Если команда территориально распределенная, в системе должна поддерживаться удаленная работа.

Интуитивность интерфейса и простота использования

Чем проще и понятнее интерфейс программы, тем быстрее сотрудники примут новый инструмент и смогут разобраться, как использовать его в работе. Логичная навигация, единый стиль кнопок, списков, иконок, подсказки для пользователя — все это способствует удобству взаимодействия с приложением, а также ускоряет работу.

Желательно, чтобы в системе были предусмотрены инструменты, которые упрощают работу и избавляют от рутины. Например, готовые и настраиваемые чек-листы, шаблоны задач, заявок и запросов, отчетов и дашбордов.

Возможности кастомизации и масштабирования

Если сейчас система полностью соответствует потребностям команды, это не значит, что так будет через год или два. Лучше заранее выбрать решение, которое можно адаптировать и масштабировать. С этой точки зрения наиболее оптимальны системы на базе low-code. Они позволяют адаптировать функционал системы под любой процесс. Также должна быть предусмотрена возможность покупки дополнительных лицензий.

Техническая поддержка и обучение пользователей

Вендор должен предоставить инструкции или обучающие материалы для пользователей системы, а при необходимости — провести онлайн-занятия.

Наличие и качество технической поддержки — также важный критерий. Чтобы избежать различных ограничений, с которыми сталкиваются пользователи таких систем, как MS Project, Jira, Asana, лучше выбирать сервисы, которые работают в России.

Интеграция с другими инструментами и сервисами

Системы управления проектами должны уметь встраиваться в ИТ-ландшафт компании. Это необходимо, чтобы в любой системе — продаж, управления знаниями, сервисным обслуживанием и прочих — всегда были актуальные данные.

Софт, который реализован на базе одной платформы, можно интегрировать бесшовно. В этом случае сотрудники смогут работать в едином интерфейсе. Кроме того, компании не нужно коммуницировать с несколькими вендорами, появляется возможность снизить стоимость поддержки и владения ПО.

Обзор продуктов компании Naumen для управления проектами

Применение системы управления проектами принесет синергетический эффект, если использовать ее в связке с другими решениями, например, с системой класса Service Desk.

Naumen Project Ruler

Naumen Project Ruler — решение класса 4PM, с помощью которого можно управлять проектами, продуктами, программами и портфелями проектов.

Naumen Service Desk

Naumen Service Desk — решение для управления услугами и сервисным обслуживанием, автоматизации процессов ИТ-служб и других подразделений.

Сравнение функционала и областей применения продуктов

Naumen Service Desk позволяет внедрить сервисный подход в организации. Пользователь может подать заявку через мобильное приложение, корпоративный портал, почту или мессенджеры. Заявки автоматически классифицируются и направляются исполнителям.

Naumen Project Ruler ориентирован на задачи по управлению проектами в соответствии с классическими и гибкими методологиями. В системе реализованы все необходимые инструменты, такие как таск-трекер, тайм-трекер, диаграмма Ганта, канбан-доска, дашборды, карточки задач.

Совместно системы помогут организовать проектную работу в соответствии с актуальными практиками ITIL, то есть комбинировать проектный и процессный подход.

Возможность гибкой настройки под сферу деятельности компании

Naumen Project Ruler и Naumen Service Desk реализованы на базе low-code платформы Naumen SMP. Гибкая настройка дает возможность адаптировать решения под любые бизнес-процессы и уровень зрелости организации.

Определение подходящего продукта в зависимости от типа бизнеса

Система Naumen Project Ruler подойдет для компаний любого масштаба. Также является одним из наиболее эффективных инструментов для ведения IT-проектов.

Naumen Service Desk позволяет автоматизировать ITSM-процессы в крупных организациях любой сферы, в том числе в компаниях из реального сектора экономики. Решением пользуются организации финансовой, государственной, строительной, логистической, торговой, промышленной и других отраслей.

Что еще интересного