Распространенные ошибки при управлении проектом и как их избегать

Рассматриваем распространенные ошибки, из-за которых снижается эффективность автоматизации проектной деятельности, и разбираем, как руководителю проекта их избежать.

1. Используется неподходящая система управления проектами

При выборе решения компании не всегда четко формулирует требования, а возможности систем оцениваются с точки зрения соответствия текущим потребностям. В результате возникает риск выбрать решение, которое подходит проектной команде сейчас, но не сможет поддержать развитие бизнеса в будущем.

Разберем на примере. Компания выбрала систему управления проектами, ориентируясь на стоимость и бренд поставщика. Решение отвечало запросам небольшой команды, которая вела проекты по методологии Kanban. Со временем компания масштабировалась, проектных команд стало больше, число проектов увеличилось. Появилась необходимость реализовывать проекты по другим методологиям — Waterfall, Scrum, гибридным. Однако в системе нужный функционал отсутствовал. Стало невозможно управлять всеми командами и множеством активностей в единой среде.

Как избежать ошибку. Выбирать решение так, чтобы оно умело масштабироваться под задачи проектного офиса. Даже в ситуациях, если бизнес вырастет, изменится методология управления, увеличится команда и количество проектов. Как это сделать?

Алгоритм выбора системы автоматизации проектного управления:

1. Определить цель использования системы автоматизации.
2. Сформулировать требования к системе. Разработать список критериев.
3. Подобрать решение, соответствующее потребностям компании.
4. Внедрить систему.
5. Провести обучение пользователей.

Также стоит обратить внимание на следующие аспекты:

• насколько простой интерфейс. От этого зависит, как быстро сотрудники разберутся в возможностях системы;
• можно ли кастомизировать решение, настроить под бизнес-процессы компании, добавить необходимый инструментарий;
• можно ли масштабировать систему — покупать дополнительные лицензии и наращивать мощности;
• есть ли российская техподдержка и техническая документация, входит ли решение в реестр российского ПО.

Выбор подходящей системы — это еще не все. Также важно и руководителю, и сотрудникам перестроиться с «ручного» ведения процессов на автоматизированное и применять возможности решения в своей работе.

2. Отсутствуют проработанные планы

Обычно на старте проекта определяется цель, а затем прописываются шаги, которые нужно предпринять, чтобы ее достичь. Самое первое планирование проектов может быть примерным. На этом этапе бывает сложно прогнозировать реалистичные сроки, оценивать все риски, спланировать затраты.

Разберем на примере. Руководитель создал верхнеуровневый план реализации проекта по разработке цифровой платформы. В нем указал цели, этапы, контрольные точки и сроки. Но этапы не детализировал: не прописал задачи, подзадачи и ответственных, не установил взаимосвязи между задачами. Такое планирование чревато срывом сроков проекта.

Допустим, для выполнения одного из этапов требуется UX-дизайнер. Сначала нужно спроектировать интерфейс, и только после этого разработчики смогут приступить к своей части работ. Когда наступает время привлечь специалиста, оказывается, что он уже занят на другом проекте. Руководитель вынужден сдвинуть сроки этапа, также корректируются сроки всех последующих задач.

Как избежать ошибку. Создавать не только сам план, но и проработать его детально. Для этого можно использовать инструменты планирования, встроенные в систему управления проектами. Некоторые решения позволяют применять иерархические списки задач и диаграммы Ганта для создания графиков работ, дорожных карт проектов.

На графике можно устанавливать взаимосвязи между задачами. Благодаря этому появляется возможность гибко управлять сроками задач. Например, если сотрудник заболел, руководитель меняет срок выполнения задачи, при этом автоматически сдвигаются дедлайны всех связанных задач.

С помощью диаграммы Ганта можно контролировать ход реализации проекта, видеть цели и сроки. Системы автоматизации позволяют создавать разные варианты графиков работ: обобщенный — для топ-менеджмента, детальный — для участников. Для составления индивидуальных планов в системах автоматизации обычно используется календарь.

На диаграмме Ганта в Naumen Project Ruler отображаются крупные блоки задач и взаимосвязи между ними

3. Задачи распределяются без учета компетенций сотрудников

При подборе исполнителя желательно учитывать сложность работы и уровень компетенций специалиста. Если обязанности распределены неэффективно, возникают трудности по управлению проектами в аспекте рисков сдвига сроков.

Разберем на примере. Проектный менеджер руководит несколькими инициативами и разными командами. Запомнить, какими компетенциями и опытом обладает каждый исполнитель — сложно. Руководитель поручает одному из UX-дизайнеров задачу по проектированию интерфейса мобильного приложения. Специалист недавно работает в этом направлении, поэтому неправильно оценивает сроки на старте. В итоге задача занимает больше времени, чем запланировано.

Как избежать ошибку. В системе управления проектами профиль сотрудника можно дополнять сведениями о ключевых компетенциях, специализации и опыте работы. Менеджеру будет проще подбирать исполнителей для различных задач, ориентируясь на эти данные.

Кроме того, некоторые решения позволяют автоматически искать подходящих кандидатов. Руководителю достаточно оценить сложность задачи, указать необходимые компетенции, и система предложит исполнителей, соответствующих этим параметрам.

Таким образом, с помощью внедрения системы управления проектами можно эффективно распределять задачи, добиваясь нужного качества выполнения работ.

Карточка сотрудника в Naumen Project Ruler содержит данные о компетенциях и опыте работе

4. Сотрудники отмечают в системе не все трудозатраты

Нередко исполнители ведут учет трудозатрат только при выполнении крупных и трудоемких задач. Или отмечают только те работы, которые связаны с разработкой, в то время как фактически выполняют еще аналитические и исследовательские задачи.

Разберем на примере. Аналитик не фиксирует в системе трудозатраты по исследованию бизнес-процесса компании-заказчика. Он считает, что нужно указывать только те задачи, которые непосредственно связаны с разработкой. В рамках проекта такие неучтенные задачи накапливаются. В результате возникают значительные расхождения между фактическими трудозатратами и расходами на ФОТ, и данными, указанными в системе.

Как избежать ошибку. Договориться с командой о необходимости фиксировать все трудозатраты в системе. Также можно разделить задачи на категории или типы. Например, на устранение дефектов, улучшение продукта, исследование функциональности или пользовательского опыта. Для задачи каждого типа можно настраивать свой жизненный цикл и статусы в соответствии со спецификой проекта и рабочих процессов команды.

Такой подход повышает удобство при фиксации трудозатрат для участников, а руководитель получает реальные данные.

В Naumen Project Ruler ведется детальный учет трудозатрат участников команды

5. Не фиксируются договоренности

Совещания являются важной частью работы над проектом. Но чтобы обсуждение было эффективным, нужно, чтобы достигнутые договоренности выполнялись. Что может произойти, если каждый сотрудник запишет свои задачи в блокнот, а общий протокол встреч не ведется? Сотрудники могут забыть или проигнорировать задачу, потому что не услышали, кто за нее отвечает. Могут сделать что-то не так, потому что недопоняли цель или недооценили риски. Или не выполнить работу в срок, потому что не успели записать, когда дедлайн.

Разберем на примере. На еженедельной планерке проектная команда обсудила концепцию цифровой платформы. На следующей встрече выясняется, что один из разработчиков не зафиксировал одну из своих задач и не сделал ее. Руководителю приходится корректировать сроки.

Как избежать ошибку. Вести протоколы встреч в системе управления проектами. Обычно в таких решениях встроен функционал для организации совещаний и автоматизации связанных активностей. Например, некоторые системы позволяют «привязывать» к протоколу задачи, созданные по итогам встреч. Протокол автоматически отправится всем участникам, а задачи появятся в календарях исполнителей.

Таким образом, система позволит зафиксировать все задачи и сроки в протоколе. Сотрудники смогут в любой момент обратиться к протоколу — убедиться, что выполнили все свои задачи в нужный срок. Так как все протоколы сохраняются, с их помощью можно отследить когда и по каким причинам принято то или иное решение.

Naumen Project Ruler позволяет не только зафиксировать детали обсуждения в протоколе встречи, но и «привязать» задачи

6. Изменения не контролируются своевременно

Задачи разных специалистов могут быть взаимосвязаны. Это значит, что начать новый этап проекта не получится, пока не выполнен предыдущий. Если меняются сроки одной задачи, то сдвигаются дедлайны всех последующих задач. К большим проектам может привлекаться множество участников, соответственно растет вероятность возникновения непредвиденных ситуаций. Если руководитель вовремя не отследит изменения и не примет меры, увеличится риск завершить проект с опозданием.

Разберем на примере. Команда проводит общие собрания по понедельникам. На встрече актуализируются статусы работ, обсуждаются проблемы и решения, распределяются задачи на неделю. Так, на встрече обсудили, что во вторник технический писатель отправит техзадание на разработку, и определили, кто займется этой задачей. Во вторник разработчик задание не получил: технический писатель заболел и не успел его доделать. Разработчик занялся другой работой. О том, что запланированная задача не выполнялась, руководитель узнал только на следующем собрании. В результате приходится переносить сроки связанных задач, уточнять занятость специалистов, которых нужно привлечь к проекту и заново планировать ресурсы.

Как избежать ошибку. Если проектный офис компании использует одну систему управления проектами, в ней может консолидироваться вся информация. На основе этих данных формируется аналитика, которая позволит руководителю отслеживать ход одного или нескольких проектов в нужных разрезах.

Отчеты и дашборды помогут вовремя заметить изменения и принять соответствующие меры, а также дадут возможность контролировать эффективность сотрудников. Например, с помощью дашборда с ключевыми метриками можно мониторить темп работ, прогресс проекта, загрузку участников, план выполнения проектных активностей.

В Naumen Project Ruler руководитель может выбрать, какие показатели отслеживать и как их представлять — в виде спидометра, графика, сводки или таблицы с метриками

Главное

Системы автоматизации управления проектами содержат инструменты, которые позволяют руководителю и команде снизить количество операций, выполняемых вручную. Также получится автоматически контролировать изменения и ход реализации проекта. С помощью решения можно упростить процессы, снизить риски, точнее планировать сроки, ресурсы и бюджеты. Все возможно при условии, что выбрана подходящая система, а команда использует ее функциональность грамотно.

Что еще интересного