Широкий спектр решаемых задач
Управление документами и бизнес-процессами,
ведение электронных архивов

Контроль исполнения документов

Контроль сроков и качества выполнения поручений важен для любого предприятия. Если задачи не выполняются сотрудниками в срок или качество выполнения поручений невысоко, снижается эффективность работы компании в целом. Организация контроля вручную - достаточно трудоемкий процесс, т.к. сбор, обработка и анализ необходимой информации может занимать длительное время. Кроме того, качество результатов такого процесса остается под вопросом, так как не исключено появление разного рода ошибок, обусловленных человеческим фактором.

В качестве инструмента, автоматизирующего процесс контроля, можно использовать систему электронного документооборота. Это дает возможность в любой момент времени узнать состояние задачи, при необходимости оперативно скорректировать объем и сроки работ, тем самым снизить трудозатраты на исполнение и контроль.

В нашей системе электронного документооборота Naumen DMS функция контроля исполнения поручений реализована через возможность назначения сотрудникам задач. Задачи могут назначаться как по документам, так и без них. Задачи могут назначаться не только отдельным сотрудникам, но и целым группам, структурным подразделениям или по более сложным критериям. Для задач можно указывать даты начала и окончания работ, прикладывать необходимые документы, выбирать ответственных и устанавливать приоритеты. При этом мониторинг исполнительской дисциплины можно вести как по срокам, так и по качеству выполнения задач.

Для реализации функции контроля по срокам в Naumen DMS используется автоматическая рассылка сотрудникам специальных уведомлений, чтобы своевременно напомнить исполнителям о приближении срока окончания работ по задаче или сигнализировать о нарушении срока исполнения. Данная система оповещений позволяет снизить риски по срыву сроков сотрудниками за счет предупредительного контроля. Кроме автоматической рассылки уведомлений информация о сроках работ, статусе процесса и пр. наглядно представлена в карточке задачи. В системе для задач предусмотрено цветовое кодирование, по мере приближения к дате окончания цветовой индикатор задачи будет меняться.

контроль исполнения задач сотрудниками в Naumen DMS


Для проверки качества выполнения работ исполнителем в системе электронного документооборота можно назначить сотрудника, которому делегируются контролирующие функции. Контроль исполнения документов ответственным сотрудником в течение всего срока выполнения задачи позволит оперативно проводить корректировку распределения задач по сотрудникам с целью оптимизации загрузки персонала.

Наличие в Naumen DMS функции контроля позволяет:

  • повысить степень ответственности сотрудников при выполнении задач;
  • оперативно получать информацию о текущих и запланированных задачах по всем бизнес-процессам организации в наглядном виде.

Контроль исполнения документов как мониторинг эффективности сотрудников

В Naumen DMS предусмотрено формирование регулярных отчетов по различным показателям:

  • процент выполненных и «просроченных» задач;
  • статистика исполнения определенных видов документов;
  • количество задач, назначенных на сотрудника, за определенный период и мн. др.

В результате можно быстро получить комплексную информацию, необходимую для оценки деятельности структурных подразделений или отдельных сотрудников, далее на основе этих данных разработать и принять меры по повышению качества исполнительской дисциплины.

Комплексная автоматизация бизнес-процессов на базе Naumen DMS, а также непрерывный контроль процессов на всех этапах делопроизводства обеспечивает высокую степень прозрачности управления организацией.


Остались вопросы по Naumen DMS?

Отправьте заявку на консультацию или демонстрацию возможностей, и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

Консультация по системе Запросить презентацию