Профиль компании
ЗАО «ГЛОБУС-ТЕЛЕКОМ» (дочерняя компания ОАО «Ростелеком») – спецоператор фиксированной связи, предоставляющий спектр телекоммуникационных услуг для органов государственной власти и крупных корпоративных клиентов.
Компания предлагает широкий перечень услуг: телефонная связь, широкополосный доступ в Интернет, FMC, «Единый номер», аренда выделенных каналов, организация цифровых каналов связи с использованием средств криптографической защиты, строительство корпоративных сетей передачи данных на базе выделенных каналов и по технологии VPN, web-хостинг.
Цели и задачи проекта
- обеспечение качественного учета документов по расходным и доходным договорам за счет создания электронного архива документов финансовой дирекции компании «ГЛОБУС-ТЕЛЕКОМ» на базе современного программного решения;
- повышение прозрачности движения документов и исполнительской дисциплины, исключения рисков потери документов за счет автоматизации процессов оперативного документооборота;
- повышение удобства работы с документами за счет организации единого пространства для обработки, поиска и хранения документов в электронном виде.
Решение
Для реализации целей и задач проекта оператор связи выбрал предложение компании NAUMEN, с которой уже был успешный проектный опыт сотрудничества с качественным результатом. К тому же, NAUMEN обладал серьезным опытом в области автоматизации процессов делопроизводства (свыше 200 проектов в активе вендора), и имел систему электронного документооборота собственной разработки, Naumen DMS, полностью отвечающей потребностям «ГЛОБУС-ТЕЛЕКОМ».
Результаты проекта
Проект состоял из двух этапов.
Первый этап был реализован в 2012 году. В рамках этапа специалистами NAUMEN была выполнена важная задача по созданию электронного архива документов финансовой дирекции ЗАО «ГЛОБУС-ТЕЛЕКОМ». Внедрение модуля «Электронный архив» системы Naumen DMS позволило перевести большой массив накопившихся бумажных документов в электронный вид и обеспечило эффективное управление структурированным архивным хранилищем.
Кроме того, была выполнена интеграция Naumen DMS с Naumen Inventory, что упростило работу с документами для сотрудников технических подразделений.
В ходе второго этапа проекта, 2013 году, были автоматизированы процессы оперативного документооборота. В результате выполненных работ значительно ускорились операции, связанные с созданием, поиском и обработкой документов, и в целом, управлять документами стало максимально удобно. Существенно повысилось качество обработки входящей и исходящей корреспонденции, служебных записок, а также, исполнение приказов, распоряжений и поручений.
Благодаря использованию технологии штрих-кодирования обеспечивается автоматическая идентификация учетного объекта, что позволяет осуществлять быстрый поиск электронных копий документов.
В целом, реализация проекта обеспечила заказчику такие возможности, как:
- качественный учет и контроль исполнения документов;
- прозрачное согласование документов, в том числе, договоров;
- единый порядок регистрации и хранения договоров;
- быстрый поиск необходимого документа;
- эффективное управление электронным архивом документов.
Дополнительное внедрение
Годом ранее в компании «ГЛОБУС-ТЕЛЕКОМ» была внедрена система Naumen Inventory, возможности которой позволили добиться полноценного технического учета данных о сети и получения достоверной информации о предоставляемых клиентам продуктах и сервисах, а также ресурсах сети, их обслуживающих, за счет установления непрерывной цепочки взаимосвязи «клиент - сервисы - ресурсы».
