Naumen DMS: истории успеха

Цели и задачи проекта

• Оптимизация работы с документами аппарата Правительства Курганской области, территориальных органов исполнительной власти Курганской области, их структурных ведомств и учреждений;
• Сокращение сроков создания и упрощение процедур согласования нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов в органах власти;
• Обеспечение автоматизированного контроля за своевременным исполнением документов, поручений, указаний руководства;
• Обеспечение возможности оперативного поиска документов, исключение риска потерь документов;
• Оптимизация процессов межведомственного обмена документами в электронном виде.

Опыт специалистов компании NAUMEN и применяемые ими технологии внедрения позволили провести работы по разработке и внедрению системы электронного документооборота Naumen DMS c учетом всех особенностей административного управления в органах исполнительной власти Правительства Курганской области. К системе электронного взаимодействия были подключены ключевые участники на уровне субъекта – органы исполнительной власти и подразделения Аппарата Правительства Курганской области. Все задачи по проекту были выполнены оперативно и профессионально. Также хотелось бы отметить высокое качество продукта, поставляемого разработчиком. Благодаря автоматизированной системе обеспечена возможность коллективной работы с документами, упростилась процедура согласования проектов нормативных актов, распределения поручений и контроля исполнения, оптимизированы процессы документооборота в целом

Андрей Михайлович Криворотов
заместитель управляющего делами Правительства Курганской области

Выбор решения

Для автоматизации процессов документооборота заказчик выбрал решение Naumen DMS с учетом ряда его преимуществ, в том числе:

• низкой совокупной стоимости владения (TCO), обеспечивающейся за счет использования в продукте открытых стандартов и исходных кодов (FOSS, Free Open Source Software), кросс-платформенных технологий, что снижает требования к инфраструктуре и позволяет работать на базе ОС Linux;
• веб-ориентированности системы: решение имеет полнофункциональный веб-интерфейс, работа с которым возможна из любого современного браузера (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera и др.).
• опыта эксплуатации системы в федеральных и региональных органах власти, государственных и коммерческих организациях.

О проекте

Проект реализовывался в два этапа.

Первый этап. В 2007 году по итогам открытого конкурса Правительство Курганской области заказало NAUMEN техническое проектирование системы электронного документооборота.

В рамках данного этапа компания NAUMEN выступила в качестве консультанта, проведенные работы предшествовали разработке и внедрению системы электронного документооборота в Правительстве Курганской области и включали подготовку следующих документов:

• Методические рекомендации по построению типовой системы документационного обеспечения управления (ДОУ) в исполнительных органах области (документ отражает основные аспекты организации документооборота, в первую очередь бумажного. На базе документа должны разрабатываться регламенты ДОУ. Документ был разработан екатеринбургской компанией, специализирующейся на построении систем делопроизводства).
• Регламенты ДОУ (документы были разработаны по основным документационным процессам с целью их формализовать для дальнейшей автоматизации).
• Технический проект типовой системы электронного документооборота регионального правительства (описывает основные требования к системе и предполагаемые к автоматизации процессы).

Вся проектная документация прошла экспертизу во Всероссийском научно-исследовательском институте документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) с целью получения экспертного заключения, содержащего анализ проектных материалов и оценку их качества и соответствия нормам делопроизводства, а также рекомендации по реализации и внедрению. Вся документация получила положительные отзывы.

Второй этап. В рамках второго этапа, который стартовал в 2008 году, были выполнены работы по внедрению системы электронного документооборота Naumen DMS и подключению к ней аппарата Правительства Курганской области и 26 территориальных органов исполнительной власти Зауралья.

Основные задачи, реализованные специалистами NAUMEN с целью оптимизации документооборота заказчика, – автоматизация процессов обработки входящей и исходящей корреспонденции, согласования проектов нормативных актов, функций распределения заданий и контроля их исполнения в органах власти Курганской области.

Для обеспечения возможности обмена документами с федеральными и региональными ведомствами реализована интеграция Naumen DMS с системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО).

Отдельное внимание было уделено организации в системе электронного документооборота порядка поступления и согласования проектов правовых актов. Документы поступают по СЭД в отдел документационного обеспечения Правительства Курганской области. При соответствии документа требованиям, предъявляемым к его оформлению, и наличии соответствующих экспертных заключений согласующих органов власти специалист по работе с СЭД определяет дальнейший маршрут поступившего документа для согласования в структурных подразделениях аппарата Правительства области. При наличии замечания руководства аппарата проект возвращается на доработку его разработчику. Проекты постановлений, распоряжений Правительства Курганской области, согласованные в СЭД без замечаний, заносятся в электронную систему зала заседания и включаются в повестку заседания правительства области. После подписания проекта правового акта губернатором Курганской области специалист по работе с СЭД регистрирует принятый правовой акт в журнале регистрации правовых актов в системе.

В целях учета и оперативного поиска документов в системе электронного документооборота в соответствии с правилами делопроизводства в органах власти используются обязательные сведения о документе (данные отправителя и адресата, дата поступления, входящий номер, количество листов и т.д.), включаемые в регистрационно-контрольную карточку.

Результаты проекта

Автоматизация процессов электронного документооборота на основе программного решения Naumen DMS обеспечило удобство работы с документами сотрудникам аппарата Правительства Курганской области и 26 территориальных органов исполнительной власти Курганской области.

• С внедрением системы электронного документооборота Naumen DMS оптимизирована работа с документами более 1500 пользователей органов исполнительной власти и аппарата Правительства Курганской области.
• Разработанные NAUMEN технологии обеспечили сокращение ручной обработки документов, повысили продуктивность работы с проектами документов в части согласования и утверждения их в электронном виде.
• Реализован механизм эффективного сквозного контроля за своевременным исполнением задач, поручений, указаний руководства во всех структурах органов власти.
• Возможности Naumen DMS позволили реализовать межведомственное и внутриведомственное информационное взаимодействие в электронном виде, что обеспечило оперативность и удобство обмена документами.
• Благодаря унификации порядка работы с документами с использованием единых правил учета, регистрации и обработки документов исключен риск их потерь, управление документопотоком максимально оптимизировано.

Проект успешно развивается и ежегодно дорабатывается.