Результаты в цифрах
- Благодаря автоматизированной системе в 2 раза сократились сроки согласования проектов правовых актов Администрации города Кургана;
- Использование современных технологий обработки документов повысила продуктивность работы более 600 сотрудников Администрации города Кургана, её органов и структурных подразделений, муниципальных учреждений;
- Объем обрабатываемых электронных документов растет, увеличиваясь с каждым годом в 1,5 раза, отказоустойчивая система Naumen DMS успешно справляется с нагрузкой.
Профиль организации
Администрация города Кургана (www.kurgan-city.ru) – исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления города Кургана, наделенный Уставом города Кургана полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления города Кургана федеральными законами и законами Курганской области.
Ситуация
На конец 2010 года в Администрации города Кургана количество документов, находящихся в работе у специалистов, превысило 85 тысяч в год. Это составило более 285 тысяч страниц текста. Весь этот массив документов рассматривался и согласовывался должностными лицами на бумажных носителях, что создавало определенные трудности в работе. К минусам бумажного документооборота можно отнести:
- медленный поиск документов;
- трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
- сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;
- длительность сроков согласования проектов документов;
- невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов и журналов.
Решение
Чтобы преодолеть трудности бумажного документооборота, руководителем Администрации города Кургана было принято решение о внедрении в Администрации города, её органах и структурных подразделениях системы электронного документооборота Naumen DMS, использующейся в Правительстве Курганской области и хорошо себя зарекомендовавшей. (Постановление Администрации города Кургана № 9724 от 26.09.2010 г. «О внедрении электронного документооборота на базе автоматизированной системы Naumen DMS). С Правительством Курганской области был заключен договор об использовании СЭД Naumen DMS в Администрации города Кургана.
Для внедрения и обучения работе с системой заказчиком заключен договор с компанией «Бизнес Технологии» (Курган) – партнер NAUMEN.
Цели и задачи проекта
- Оптимизировать работу с документами в аппарате Администрации города Кургана и во всех ее структурных подразделениях, департаментах и муниципальных учреждениях за счет внедрения системы электронного документооборота и организации единых правил учета, регистрации и обработки документов в электронном виде;
- Обеспечить возможность оперативного поиска и отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
- Упростить процедуру согласования правовых актов и управление маршрутом документа;
- Обеспечить возможность контроля всех процессов обработки документов в соответствии с установленным регламентом, включая процессы составления и утверждения документа, а также – получения отчетности по его исполнению.
С внедрением системы Naumen DMS удобство работы с документами, их поиска и обработки повысилось в разы. Сократилось время согласования правовых актов. В среднем проект постановления Администрации города Кургана согласуется сейчас в течение 3 дней, хотя раньше на это требовалась неделя. Оперативность работы значительно повышается за счет использования веб-клиента, например, с документами могут работать пользователи, находящиеся в разных зданиях. Все редакции документов сохраняются в системе, что обеспечивает целостность информации. К документу можно составить примечание, приложить любые файлы, не изменяя сам материал. Осуществляется контроль всего цикла обработки документа. Теперь думаем о внедрении функции обработки обращений граждан и организаций и интеграции с информационными системами, используемыми в Администрации города Кургана
Ход проекта
Проект в целом охватывал период с декабря 2010 года по декабрь 2012 года.
В соответствии с планом, утвержденным постановлением Администрации города Кургана № 10939 от 08.12.2010 г. «О мероприятиях по организации перехода на электронный документооборот Администрацией города Кургана, ее органами, структурными подразделениями и подведомственными учреждениями», было определено 3 этапа внедрения СЭД Naumen DMS:
- Первый этап (январь-февраль 2011 г.) включал автоматизацию процессов обработки 6 типов документов, в том числе, согласования в электронном виде правовых актов Администрации города Кургана;
- Второй этап (март-июль 2011 г.) был посвящен переносу в систему всех остальных документов;
- Третий этап (завершен в декабре 2012 г.) был связан с организацией приобретения и внедрения электронной подписи (ЭП) для использования в системе электронного документооборота.
В связи с реализацией проекта были произведены организационно-структурные изменения, в том числе, в отделы документационного обеспечения департаментов дополнительно введены должности администраторов СЭД, также создан Удостоверяющий центр Администрации города Кургана для обеспечения участников информационной системы средствами для использования сертификатов ключей проверки ЭП.
Наряду с развертыванием автоматизированной системы Naumen DMS в Администрации города Кургана, её органах и структурных подразделениях и последовательным поэтапным ее внедрением был реализован ряд мероприятий, в том числе:
- организованы работы по установке дополнительного оборудования для сканирования документов и перевода их в электронный вид;
- приобретены сервера баз данных системы электронного документооборота;
- разработаны и утверждены регламенты обмена электронными документами;
- внесены изменения в инструкцию по делопроизводству;
- приведены в соответствие и созданы новые адреса электронной почты для приема-отправки электронных документов между структурными подразделениями;
- проведено обучение пользователей работе в системе.
Результаты проекта
Возможности системы электронного документооборота Naumen DMS позволили максимально оптимизировать работу с разными типами документов муниципального уровня, включая правовые акты, договоры, муниципальные контракты Администрации города Кургана; приказы департаментов и муниципальных учреждений; исходящие письма Администрации города, департаментов и учреждений; внутриведомственные запросы в рамках предоставления муниципальных услуг.
С использованием удобных инструментов СЭД обработаны десятки тысяч документов, большая часть из которых постановления и распоряжения Администрации города Кургана, а также приказы департаментов и проекты решений Курганской городской Думы.
СЭД Naumen DMS активно используется также для обработки исходящей корреспонденции: за год количество обработанных в системе исходящих писем Администрации города, департаментов и подведомственных учреждений увеличилось в 3 раза. Общее количество обработанных в системе документов, включая правовые акты, за последний год выросло в 1,5 раза в сравнении с предыдущим периодом.
Технологии NAUMEN обеспечивают поддержку юридически значимого документооборота. При подписании документа в бумажном виде в СЭД сохраняется скан документа, подписанный ЭП. Упростилась работа основных пользователей системы - сотрудников отделов документационного обеспечения и отделов, подготавливающих проекты документов. Благодаря автоматизированному контролю сроков согласования правовых актов и получению отчетов по исполнению документов значительно повысилась исполнительская дисциплина. В системе активно работают все сотрудники, включая первых руководителей Администрации города Кургана, департаментов и подведомственных учреждений.
Во-первых, добились сокращения времени согласования правовых актов до 3 дней. В СЭД Naumen DMS автоматизированы процессы обработки документов: составление, утверждение и исполнение документа. Порядок действий строго регламентирован. Помимо этого, на каждый этап работы назначается ответственный сотрудник. Система позволяет контролировать весь цикл обработки документа в электронном виде. Значительно экономит время механизм маршрутизации документов. Нужный материал можно быстро отправить ответственному сотруднику. Благодаря веб-интерфейсу можно использовать систему на различных цифровых устройствах и операционных системах, что очень удобно.
Во-вторых, получили удобный инструмент поиска проектов и принятых правовых актов. Найти нужный документ стало возможно по регистрационному номеру, по автору, по дате создания документа, по ключевым словам, по исходному тексту.
В-третьих, обеспечена безопасность и конфиденциальность. Сохранение редакций документов обеспечивает целостность информации. Доступ пользователей к документам можно ограничивать, сохраняя при этом конфиденциальность данных. Дополнительно СЭД Naumen позволяет использовать электронную подпись.
