Рецепты самопомощи аналитика: универсальная стратегия предотвращения ошибок
Оля — тимлид группы аналитики в Naumen Service Management Platform. Часто аналитики приходят к ней с разными вопросами. Например, как правильно работать с требованиями и общаться с разработчиками, почему не получается эффективно распределить время и приоритизировать задачи. Чтобы помочь команде решить сложности, Оля разработала стратегию самопомощи для аналитиков.
В статье она поделилась рецептами самопомощи и рассказала о некоторых ошибках и «красных флагах», которые помогают понять, что что‑то идет не так.
1. Ошибка масштаба
Cитуация, в которой работа и сроки реализации проекта или продукта изменяются нелинейно и непредсказуемо из‑за масштаба их требований.Как понять, что что-то делаем не так?
- Чувствуем панику от задачи
- Долго решаем проблему самостоятельно
- Ощущаем перегруз
Рецепты самопомощи: как устранить ошибку масштаба
1. Декомпозировать — разбить сложный процесс, требования или задачи на управляемые шаги. Например, перед нами стоит задача на разработку решения. Заниматься будем следующим: проводить интервью, анализировать конкурентов, консультировать разработчиков и проектировать решения. Каждый из этих этапов можно разбить на небольшие шаги. Так увидим, что весь процесс может быть более управляемым и понятным.2. Приоритизировать — ответить на вопрос, что сейчас важнее для бизнеса? Например, работаем с требованиями к продукту. Здесь можно обратить внимание на количество стейкхолдеров, проследить откуда больше всего проблем и к какой фиче много вопросов. Важно посмотреть на требования под разным углом и определить их приоритет.
3. Уточнить постановки задачи и своей зоны ответственности. Можно посмотреть регламенты, что делает аналитик, что разработчик, а что тестировщик. Спросить у наставника и руководителя. Если это наша зона ответственности, декомпозируем, приоритизируем и берем в работу. Если нет — отдаем тем, кто за это ответственный.
4. Задать себе вопрос: «Чтобы что…?». Всегда стоит задаваться универсальными вопросами: какую я достигну цель, выполнив это требование, или какую проблему решение этой задачи закроет. Это помогает сфокусироваться на приоритетных задачах и определить цель.
2. Ошибка заточения
Мы в своей работе всегда стремимся найти решение: прийти к определенному выводу, сделать прогнозы, составить требования к работе системы. Но иногда настолько сильно погружаемся во все эти процессы, что начинаем буквально жить поиском решения задачи. А когда находим — «влюбляемся» в это решение. Так начинаем верить в свою правоту и отторгать альтернативные подходы. Это и есть ошибка заточения.Как понять, что что-то делаем не так?
- Ощущаем сверхуверенность в своей правоте
- Сопротивляемся обратной связи
- Игнорируем альтернативные решения
Рецепты самопомощи: как устранить ошибку заточения
1. Проверить гипотезы — вместо того, чтобы предполагать, что наше решение верно, логично и идеально, лучше сформулировать его как гипотезу, которую нужно проверить. Это позволит сохранить объективность и открытость для новой информации.
2. Рассмотреть альтернативные решения. Даже если кажется, что правильное решение найдено, нужно рассмотреть другие подходы. Задать себе вопрос «А как еще можно достичь этих целей?». Я, например, сталкивалась с ситуацией, когда разрабатывать ничего не потребовалось, достаточно было просто поменять что‑то в процессах и таким образом решить проблему. Так мы нашли альтернативное решение, помогли достичь ценности заказчикам и сэкономили себе время.
3. Расширить фокус. Стоит смотреть на свое решение с позиции наблюдателя — в этой ситуации мы не аналитик, а, например, заказчик. Получится подсветить детали, которые могут быть ключевыми. Сюда же я включаю постоянное обучение: митапы, лекции и общение с другими экспертами. Такие мероприятия расширяют наш кругозор и представление о возможных путях решений.
4. Получать и принимать обратную связь. Не нужно бояться критики — коллеги могут заметить то, что мы пропустили. А еще всегда стоит задумываться над тем, откуда появилась такая привязанность и любовь к своему решению. Важно держать в голове, что наше решение — это не мы. Оно может быть правильным и неправильным, идеальным и не очень. Необходимо сохранять гибкость и активно собирать обратную связь.
3. Ошибка отсутствия зафиксированных договоренностей
К неверным заключениям и решениям мы можем прийти из‑за отсутствия договоренностей или недостаточного понимания всей картины.Как понять, что что-то делаем не так?
- Нет ни доказательств, ни аргументации, почему выбрали именно это решение
- Перекладываем ответственность
- Откладываем подведение итогов на потом
Рецепты самопомощи: как устранить ошибку отсутствия зафиксированных договоренностей
1. Фиксировать договоренности — да, очевидно, но тем не менее часто об этом забываем. Фиксировать основные моменты и вопросы в заметки можно прямо на встрече. Для записей я по старинке использую карандаш и бумагу. После встречи оцифровываю, фиксирую и отправляю всем участникам встречи.2. Отдыхать и делать перерывы между встречами. Перерывы нужны для того, чтобы успевать фиксировать результаты созвона сразу же после встречи. Поэтому полезно закладывать 10–15 минут и за это время подготавливать информацию и рассылать ее участникам.
3. Записывать встречи — это поможет освежить какие‑то моменты. Однако нужно время, чтобы пересмотреть запись, так что этот момент тоже необходимо учитывать.
4. Применять «Правило двух минут» — если какая‑то задача занимает меньше двух минут, делаем ее прямо сейчас, прямо на встрече. Например, договариваемся вынести за рамки встречи какой‑то вопрос с заказчиком, лучше прямо на встрече открыть календарь и назначить встречу.
4. Ошибка неопределенности требований
С подобной проблемой мы сталкиваемся, когда система, проект или продукты начинают неправильно функционировать из‑за нечетко определенных или пропущенных требований.Как понять, что что-то делаем не так?
- Долго восстанавливаем контекст
- Обращаемся к одним и тем же проблемам, но не получаем прогресс или решение
- Не проверяем требования на противоречия, не налаживаем процесс управления ими
Рецепты самопомощи: как устранить ошибку неопределенности требований
1. Регулярно встречаться со стейкхолдерами — взаимодействовать и периодически проверять требования, чтобы на ранних стадиях выявить размытые требования.2. Прототипировать — использовать техники раннего обнаружения проблем: обзор требований, моделирование и прототипирование. Это поможет нам выявить неопределенность и засинхронить контекст.
3. Сверять понимание целей — для того, чтобы все работали в одном поле и понимали, зачем делается та или иная фича, очень важно сверить, понять и распространить цели на всех участников проекта.
4. Проверять каждое требование на полноту и согласованность и выявлять противоречия на ранних этапах, как только получили эти требования. В нашей команде, например, есть ревью итогового решения. Другой аналитик вычитывает уже собранные кейсы, требования и решения. Такое же ревью проводит тестировщик. Это позволяет нам на ранних этапах понять, есть у нас несогласованность в требованиях или нет.
5. Ошибка переполнения
Речь о перегрузе, когда у нас так много всего, что мы просто не понимаем, что с этим всем делать.Как понять, что что-то делаем не так?
- Берем в работу 15 пунктов, которые нужно выполнить за один день
- Работаем над задачей только после определенного времени, чтобы никто не отвлекал
- Чувствуем раздражение, любые вопросы от команды и участников проекта начинают триггерить
Рецепты самопомощи: как устранить ошибку переполнения
1. Опустошить инбокс и выплеснуть все, что есть в голове на бумагу, как только появилось ощущение, что слишком много задач и требований. Это займет буквально 15–20 минут, но поможет выйти из состояния шока и понять количество работ, которое необходимо сделать.2. Не пренебрегать этапом планирования личной эффективности и личной работы. Выделять определенный день под конкретные задачи или ставить в календарь регулярные встречи на проверку документации, чтобы все держать в фокусе.
3. Сигнализировать руководителю и уточнять приоритеты. Не нужно пытаться решить все дела сразу и одновременно. В моей практике была ситуация, когда я занималась несколькими задачами и в какой‑то момент пришла к своему руководителю. Оказалось, что результат по одной из задач от меня ожидался только через месяц. Так я уточнила приоритеты и сроки, и мне стало спокойнее. А еще не стоит забывать о балансе работы и личной жизни. Планируйте не только работу, но и отдых. Добавляйте короткие перерывы и делайте разминку, это поможет поддерживать ум в легкости и спокойствии.
Нет ничего страшного в том, чтобы совершать ошибки. Важнее то, как мы их исправляем. Нужно уметь смотреть в глаза своим промахам, знать «красные флаги» и вовремя использовать собственные рецепты устранения ошибок.
Лучший универсальный рецепт для того, чтобы найти именно свои рецепты, «красные флаги» и решения, — рефлексия. Этот инструмент помогает проанализировать свое поведение, прошлый опыт, свои задачи. Полезно изучать свои подходы к решениям, ошибки и систематизировать знания в собственные рецепты и «красные флаги», на которые можно обращать внимание и предотвращать ошибки.
