Лайфхаки для тайм-менеджмента

Запомнить все задачи нереально, а распределить их равномерно, чтобы укладываться в дедлайны — целое искусство. Даже самый ответственный сотрудник может упустить часть задач и выбиться из графика. Поделились лайфхаками, которые помогут эффективно планировать и меньше прокрастинировать.

Помните о цели

Цель — это внутренняя мотивация, которая помогает выполнять конкретные задачи. Когда мы не понимаем, для чего делаем дела, и чего хотим добиться, пропадает вдохновение. Например, выучить новый язык программирования непросто, однако, если цель — получить работу или взять новый интересный проект и профессионально вырасти, это уже другое дело. 
Для достижения цели, которая вдохновляет, проще ежедневно выполнять рутинные действия. Желания превращаются в цель, а ежедневные задачи — в способ ее достижения.

Планируйте в период наибольшей концентрации 

Для планирования выбирайте время, когда вы наиболее активны. Если сложно вставать рано утром, то лучше запланировать следующий день с вечера. Распределяйте задачи по важности и срочности. Но не забывайте, что часто время тратится на «тушение пожаров», а на важное — времени почти не остается. Чтобы не переносить важные задачи изо дня в день, вносите их в свой календарь, например, в Outlook. Бронируйте не только время коллег для созвонов, но и свое тоже.

Для планирования также удобно использовать Trello или YouGile и заполнять канбан-доски. Например, «нужно сделать» — «в работе» — «сделано». Названия досок могут меняться в зависимости от задач и проекта.

Уделите задаче хотя бы 5 минут

Если задача кажется большой и приступиться к ней сложно, попробуйте выделить на нее ровно 5 минут. Этого времени хватит, чтобы вникнуть в задачу, создать документ с названием или написать план действий и поискать профильную литературу. Для начала этого достаточно, первый шаг сделан — в следующий запланированный промежуток будет уже проще.

Если в to-do листе копятся задачи, посмотрите, возможно есть те, что можно сделать за 2-3 минуты. Проще сделать мелкие задачи сразу, а не откладывать в долгий ящик. Например, если вам надо написать коллегам — можно сразу же подготовить отложенные сообщения в телеграме, немного времени занимает что-то скопировать, скачать, перенести или найти. 

Проанализируйте, сколько времени тратите на задачу

Проанализируйте дела и задачи прошлого дня. Возможно, на некоторые потребовалось больше времени, чем планировалось изначально — в будущем нужно это учесть, чтобы случайно не сорвать дедлайн. Также подумайте, на каких задачах вы много отвлекались или долго прокрастинировали, прежде чем приступить. Может быть, сейчас задача выглядит сложной и нужно начинать по 5 минут, либо разбить на понятные шаги. 

Сделайте задачи своей привычкой

Если в расписании есть дела, которые вы хотите сделать привычкой — можно не только вычеркивать выполненную задачу из to-do списка, но и закрашивать клеточки или ставить галочки подряд. Например, если вы хотите месяц учить иностранный язык по полчаса в день — сделайте в документе 30 кружочков, которые будете закрашивать один за одним, постепенно приближаясь к цели.