Как мы работаем
Блог
Подписаться на рассылку
Блог HR
Все записи

Тайм-менеджмент | часть первая

Память человека несовершенна, поэтому даже самый ответственный сотрудник может упустить часть задач и сорвать дедлайны. Особенно если задач стало слишком много или он переутомился. Чтобы таких ситуаций возникало меньше, мы провели вебинар по тайм-менеджменту для наших сотрудников. Спикером стал Максим Платицин, руководитель проектного офиса департамента информационных систем управления NAUMEN. Он поделился материалами и несколькими прикладными техниками c курса MBA, который ведет в Школе ИТ-менеджмента РАНХиГС.

Тайм-менеджмент — это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями, основываясь на определенных принципах:

  • осознание ценности времени;
  • целеполагание;
  • планирование.

Тайм-менеджмент – это не управление временем. Тайм-менеджмент позволяет выполнять задачи с меньшими временными потерями.

Одна из основополагающих техник, особенно для руководителя, — это жестко-гибкое планирование. Суть техники — разделить все свои задачи на несколько категорий:

  • Жесткие встречи или календарные события — привязанные к конкретному времени. Их нельзя переносить. Например, встречи с руководством, клиентами, подчиненными сотрудниками.

  • Гибкие задачи — не привязанные ко времени. Например, позвонить, проконтролировать, напомнить.

  • Бюджетируемые задачи — крупные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени. Их нельзя выполнить за пару часов. Например, нужно рассчитать бюджет на следующий год, дедлайн — неделя. В таком случае задачу стоит поделить на несколько этапов и уделять каждому по 1– 2 часа в день.

Алгоритм жёстко-гибкого планирования дня:

Проанализировать вчерашний день — возможно, вы вчера решали подобную задачу, и на неё потребовалось больше времени, чем планировали.

  • Выписать все задачи и жесткие встречи.
  • На сетке времени запланировать жесткие встречи — можно использовать любой привычный для вас календарь. 
  • На сетке времени запланировать (забюджетировать) задачи, требующие время на исполнение.
  • Оставшиеся задачи занести как напоминания.
  • Выделить цветом все встречи и задачи исходя из приоритета.
На первый взгляд, может показаться, что этот подход долгий и муторный. Однако по факту такое планирование занимает около 10 минут в день.

Похожие новости

Почему современные интерфейсы иногда усложняют жизнь

Интерфейсы с каждым годом становятся только удобнее: часть задач, например, сейчас можно решить с голосовым помощником. Но новые технологии не всегда делают взаимодействие с системой проще. Пользователи по-прежнему теряются в меню, тратят время на поиск нужных функций и устают от необходимости постоянно принимать лишние решения.

Поговорили об этом с Динарой — владельцем продукта Naumen Service Desk и аналитиком в команде внедрения. Она помогает настраивать интерфейсы корпоративных систем для крупных компаний и каждый день ищет баланс между задачами бизнеса, возможностями системы и опытом пользователя.

Подборка книг по эффективной работе в команде

Эффективная работа в команде строится на «трех китах»: доверии, четких целях и умении конструктивно общаться. Именно продуктивное взаимодействие с коллегами позволяет быстрее и качественнее достигать общих результатов. Собрали подборку книг, которые помогут отработать эти навыки на практике.

5 признаков, что процессы пора перестать чинить

Неэффективный процесс редко выглядит сломанным: работа продолжается, задачи выполняются, команда привыкает к лишним шагам, ожиданию и согласованиям. В результате все больше времени уходит на соблюдение порядка, а не на саму задачу.

Отказаться от такого процесса сложно — каждое правило когда-то появилось по понятной причине, а его отмена кажется риском. Поэтому команда продолжает исправлять отдельные части, хотя проблема уже в самом подходе.

Cобрали 5 признаков, что процесс пора не дорабатывать, а пересматривать целиком.

Все новости