Тайм-менеджмент | часть первая
Память человека несовершенна, поэтому даже самый ответственный сотрудник может упустить часть задач и сорвать дедлайны. Особенно если задач стало слишком много или он переутомился. Чтобы таких ситуаций возникало меньше, мы провели вебинар по тайм-менеджменту для наших сотрудников. Спикером стал Максим Платицин, руководитель проектного офиса департамента информационных систем управления NAUMEN. Он поделился материалами и несколькими прикладными техниками c курса MBA, который ведет в Школе ИТ-менеджмента РАНХиГС.
Тайм-менеджмент — это технология, позволяющая использовать невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими целями и ценностями, основываясь на определенных принципах:
- осознание ценности времени;
- целеполагание;
- планирование.
Тайм-менеджмент – это не управление временем. Тайм-менеджмент позволяет выполнять задачи с меньшими временными потерями.
Одна из основополагающих техник, особенно для руководителя, — это жестко-гибкое планирование. Суть техники — разделить все свои задачи на несколько категорий:
-
Жесткие встречи или календарные события — привязанные к конкретному времени. Их нельзя переносить. Например, встречи с руководством, клиентами, подчиненными сотрудниками.
-
Гибкие задачи — не привязанные ко времени. Например, позвонить, проконтролировать, напомнить.
-
Бюджетируемые задачи — крупные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени. Их нельзя выполнить за пару часов. Например, нужно рассчитать бюджет на следующий год, дедлайн — неделя. В таком случае задачу стоит поделить на несколько этапов и уделять каждому по 1– 2 часа в день.
Алгоритм жёстко-гибкого планирования дня:
Проанализировать вчерашний день — возможно, вы вчера решали подобную задачу, и на неё потребовалось больше времени, чем планировали.
- Выписать все задачи и жесткие встречи.
- На сетке времени запланировать жесткие встречи — можно использовать любой привычный для вас календарь.
- На сетке времени запланировать (забюджетировать) задачи, требующие время на исполнение.
- Оставшиеся задачи занести как напоминания.
- Выделить цветом все встречи и задачи исходя из приоритета.
