Автоматизировать, нельзя делать вручную

С помощью ИИ можно автоматизировать почти что угодно, и именно поэтому многим сложно встроить его в повседневную работу. Непонятно, с чего начинать и какие процессы действительно стоит отдавать ИИ. В итоге идеи часто остаются на уровне «надо бы попробовать», но до реального использования так и не доходят.

В статье Константин, специалист по ИИ в Naumen, рассказал, какие задачи стоит автоматизировать в первую очередь и по каким признакам понять, что процесс действительно подходит для ИИ.

Проверьте процесс по трем критериям

Перед тем как автоматизировать любую задачу, ответьте на три вопроса.

1. Боль. Насколько процесс раздражает, отнимает время или приводит к ошибкам?

2. Частота. Как часто вы его выполняете: каждый день, каждую неделю или раз в месяц?

3. Стоимость автоматизации. Есть ли понятные правила, по которым выполняется задача, или каждый делает ее по-своему?

Идеальный процесс для автоматизации выглядит так: часто повторяется, на него уходит много времени и это раздражает, выполняется по понятным правилам.

В первую очередь автоматизируйте работу с информацией

Практически любая задача, связанная с обработкой информации, — хороший кандидат для автоматизации.

Например:

• Парсинг сайтов конкурентов, изучение технической документации, сбор данных из отчетов — в 90% случаев это можно доверить ИИ. Человек подключается только для валидации результата: проверить, не упущено ли что‑то важное, адекватен ли вывод.

• Изучение документации — нет смысла читать 50 страниц документации вручную, когда ассистент справляется за минуту и выдает выжимку.

• Любая работа с форматированием данных — привести таблицу к единому виду, объединить информацию из нескольких документов, удалить дубли или преобразовать данные в нужный формат.

Следующий шаг — база знаний команды

Во многих командах нужная информация существует, но хранится сразу в нескольких местах: в чатах, документах, личных заметках, папках или переписках.

Если собрать материалы по конкретным рабочим сценариям в единую базу знаний, можно создать ассистента, который:

• отвечает на вопросы;

• находит нужные фрагменты;

• помогает новым сотрудникам быстрее разобраться в теме;

• снижает количество однотипных вопросов внутри команды.

Важно, чтобы в базе была только полезная и актуальная информация. Чем больше шума и лишних документов, тем выше вероятность ошибок и неточных ответов.

Например, вместо поиска по нескольким чатам можно просто спросить ассистента: «Как у нас проходит релиз продукта?» или «Какие требования сейчас действуют для этой интеграции?».

А еще ИИ помогает командам лучше понимать друг друга. У каждой команды постепенно появляется свой язык: внутренние термины, сокращения, привычные формулировки. То, что разработчики считают очевидным, может быть непонятно продажам или менеджерам. Ассистент помогает быстрее переводить этот контекст между командами и снижает количество недопониманий в коммуникации.

Например, менеджер по продажам может попросить: «Объясни простыми словами, как работает эта функция, чтобы я мог рассказать о ней заказчику без технических терминов».

• Для команды

Мы, например, создали платформу на базе Open WebUI. Любой сотрудник может создать ассистента, загрузить в него документы и открыть доступ коллегам. Ассистент помогает быстро находить информацию по вебинарам и рабочим материалам.

• Для общей базы знаний

Можно подключить Claude Code к внешним репозиториям и использовать их как общую базу знаний команды. В таком сценарии ассистент получает доступ к рабочим материалам, заметкам и документам, которыми пользуются сразу несколько сотрудников. 

• Для личной работы

Можно собрать локальную базу знаний для себя: все рабочие материалы хранятся прямо на компьютере и никуда не передаются.

Главное — не пытаться автоматизировать все сразу. Найдите процесс, который часто повторяется, действительно мешает работать и выполняется по понятным правилам. Именно он обычно дает самый заметный результат.