Как тактично напомнить о задаче

В идеальном мире все выполняют договоренности и решают задачи за несколько дней до дедлайна. Однако в реальности никто не застрахован от форс-мажоров. Поэтому важно правильно устанавливать дедлайны и напоминать о сроке выполнения за несколько дней.

Рассказали, как напомнить коллегам о договоренностях так, чтобы никто не расстроился.

Дайте время для ответа 

Можно тегнуть коллегу в треде. Правда, лучше не делать это каждые 10 минут, после рабочего дня или в выходные. Попросите коллегу обозначить сроки, в которые он сможет вернуться с обратной связью.

✅ @kostya, привет! Подскажи, пожалуйста, до какого числа получится дать ответ по задаче?

❌ [09:00] @kostya, привет! Посмотри, пожалуйста, задачу.
      [09:05] @kostya, привет! Уже удалось глянуть?
      [09:35] @kostya, привет! Сегодня до вечера успеешь?

Укажите суть вопроса и дедлайн сразу

Главное — отразить суть вопроса и дедлайн в начале предложения, чтобы не пришлось додумывать или читать ветку переписки. В таком случае сообщение не потеряется и его можно будет легко найти.

✅ Тема: Аналитика по проекту к 10 декабря.

❌ Важная задача!

Напомните контекст

Чтобы получателю не пришлось читать всю переписку, напомните о контексте в паре предложений. Если нужно — отправьте файлы по задаче. Убедитесь, что они открываются, к документам предоставлен доступ, а название коротко отражает содержание файла.

✅ Привет, неделю назад мы обсуждали аналитику по проекту. Подскажи, до какого числа получится отправить данные? На всякий случай прикрепил бриф встречи.

❌ Привет, жду ответ по теме, которую обсуждали недавно.

Оставьте время на случай форс-мажора

Если вам нужно сделать свою часть работы к 10 декабря, и вы ждете информацию от коллеги, лучше назвать ему более раннюю дату. Так, у вас будет время сориентироваться и не придется постоянно напоминать коллеге, что задача срочная.

✅ Привет! Отправь мне, пожалуйста, презентацию по проекту до 7 декабря.

❌ Привет! Я же просил отправить до 10 числа презентацию, мне скоро выступать, и теперь я не успеваю. Нужно срочно ????

Пишите просто

Переходите сразу к делу, без долгих вступлений или отвлеченных разговоров, чтобы сразу же было понятно, что вы ждете от человека. Сделайте письмо или сообщение легко читаемым: разбейте на абзацы, а если вопросов несколько, пишите названия тем или заголовки. Если нужно — выделите пункты.

✅ Привет! На прошлой встрече обсуждали аналитику по проекту. Получится отправить информацию по проекту до 7 числа? Отправь, пожалуйста, следующие метрики: 1. 2. 3.

❌ Привет! Погода сегодня что-то совсем не радует. Ты, кстати, как провел выходные? Может, вернемся к обсуждению прошлой недели, там как идут дела?

Проявите уважение

Не стоит писать СРОЧНО, ведь коллега мог уже распланировать свои задачи. Заранее обозначьте срок, в который ждете ответа. Заложите время на форс-мажор, а за несколько дней — напомните. Также не забывайте и о часовых поясах, отпусках и больничных.

✅ Привет! Мы договорились, что ты подготовишь материалы к 7 декабря, напоминаю за два дня, так как понимаю, что задач много.

❌ Привет! Ой, извини, у тебя, похоже, сейчас 5 утра, все время про это забываю. Ты уже посмотрел задачу?