Широкий спектр решаемых задач
Управление документами и бизнес-процессами,
ведение электронных архивов

Электронное делопроизводство

Программный продукт Naumen DMS предназначен для управления документами и процессами их обработки. Одной из областей применения Naumen DMS является электронное делопроизводство.

Автоматизация делопроизводства позволяет быстро узнать, на каком этапе обработки находится тот или иной документ, кто является исполнителем и какие резолюции были вынесены по документу.

В Naumen DMS основные делопроизводственные процессы автоматизируются с помощью модуля «Канцелярия», в их числе:

Также в состав модуля «Канцелярия» входит ряд готовых отчетов:

  • отчет по эффективности сотрудников;
  • сводный отчет по входящим задачам;
  • сводный отчет по исходящим задачам;
  • контроль исполнения документов.

Обработка входящей документации

Процесс автоматизирует прием и обработку входящей документации организации, включая:

  • указания вышестоящих организаций;
  • отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
  • письма, счета, договоры, акты, сертификаты и прочие документы от остальных организаций;
  • заявки, жалобы, предложения граждан и т.п.

В рамках процесса Naumen DMS обеспечивает выполнение следующих действий:

  • ввод документа в систему;
  • вынесение резолюции;
  • распределение задач по исполнителям (может быть совмещен с этапом вынесения резолюции);
  • исполнение резолюции;
  • контроль исполнения резолюции.

Регистрация входящих документов обычно производится секретарем (делопроизводителем). Ввод документа в систему может быть произведен через автоматический импорт входящих документов с почтового и/или факсового серверов, со сканера или ручной ввод (заполнение карточки входящего документа секретарем или делопроизводителем).

При регистрации документа можно воспользоваться функцией проверки на повторный ввод, тем самым избежав двойной регистрации документов, поступивших разными способами, например факсом и почтой.

Базовые функции Naumen DMS

  • структурированное хранение документов: раздельное хранение с учетом вида документов и процессов их обработки, разграничение прав доступа, журнал событий;
  • инструменты для работы с содержанием и реквизитами документов: ручной и автоматический режим ввода документов, редактирование содержания и реквизитов, учет версий, готовые шаблоны оформления (бланки), автоматическое создание связей между документами при помощи ссылок;
  • журналы регистрации документов: ручной и автоматический режим регистрации, настраиваемые правила присвоения регистрационного номера;
  • поиск документов: простой и полнотекстовый поиск по содержанию и реквизитам документов, вложенным файлам;
  • управления жизненным циклом документов: контроль состояния документа, автоматические действия при смене состояния;
  • управления задачами и процессами: назначение задач и контроль их исполнения; возможность запуска массовых операций и действий (одновременное визирование нескольких документов, отмена созданных подзадач и др.).

 

После регистрации документа в зависимости от типа самого документа и правил делопроизводства в организации он может быть отправлен:

  • адресату на ознакомление, если документ не требует резолюции и заранее известен получатель;
  • на резолюцию руководителю, если документ важный и требует резолюции;
  • на распределение, если в организации существуют несколько руководителей накладывающих резолюцию и есть сотрудник, распределяющий документы между ними по компетенции (обычно начальник службы/отдела делопроизводства).

При поступлении документа на ознакомление, адресат получает документ, закрывает задачу на ознакомление и на этом процесс обработки документа завершается.

При поступлении на распределение ответственный за распределение получает документ, выбирает руководителя, которому нужно передать его на резолюцию, при необходимости готовит проект резолюции.

При поступлении на резолюцию руководитель выносит резолюцию, и документ возвращается обратно делопроизводителю, который делает детализацию по исполнителям. Если у руководителя есть помощник, то он обрабатывается документы перед руководителем, может готовить проекты резолюций и самостоятельно расписывать типовые документы, не требующие внимания руководителя. Если у руководителя нет ни помощника, ни делопроизводителя (обычно руководителя среднего уровня), он может самостоятельно назначать задачи исполнителям.

После распределения на исполнение (через детализацию резолюции делопроизводителем или назначение задач руководителем), документ поступает исполнителям. Исполнителей в рамках одной резолюции может быть несколько, может выделяться основной исполнитель и соисполнители. По каждому пункту резолюции можно назначать разные задачи с разными сроками и исполнителями. Если резолюция/документ требует контроля, то может быть назначен контролер, в ответственности которого будет следить за сроками и отчетом по исполнению.

Электронная канцелярия

Электронная канцелярия на базе Naumen DMS позволяет эффективно контролировать обработку входящей и исходящей корреспонденции, служебных записок, а также исполнение приказов, распоряжений и поручений.

 

Если исполнители не являются конечными исполнителями, то через механизм назначения подзадач они могут делегировать исполнение своим подчиненным.

Обработка исходящей документации

Naumen DMS автоматизирует обработку исходящей документации организации, включая ответы на входящие письма, инициативные и информационные документы фирмы (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.).

В рамках процесса Naumen DMS обеспечивает выполнение следующих действий:

  • подготовка проекта исходящего документа;
  • согласование исходящего документа;
  • утверждение исходящего документа;
  • оформление исходящего документа;
  • отправка исходящего документа.

Проект исходящего документа в систему обычно может ввести любой сотрудник организации. На этапе ввода необходимо заполнить реквизитные свойства документа (адресат, заголовок к тексту и др.), реквизиты процесса обработки документа (с кем согласовать, кто утверждает и др), а также выбрать шаблон (бланк) оформления. Если документ готовится в ответ на входящее письмо, то часть полей может быть заполнена автоматически (например, адресат и ссылка на регистрационный номер и дату). После того как проект исходящего документа готов он отправляется на один их этапов: согласования, утверждения, оформления или отправки. Этапы являются последовательными и при отправке на первый этап, на все остальные этапы документ будет переходить последовательно.

На этапе согласования могут быть как один, так и несколько согласующих. По выбору автора документа согласование может быть последовательным или параллельным. На этапе согласования документ может быть либо согласован, либо отклонен. Отклоненное письмо можно доработать и заново отправить на согласование. После того как документ согласован со всеми согласующими, он передается на утверждение. Утверждающий, видя визы всех согласующих, также может документ утвердить или отклонить. Утвержденный документ переходит на этап оформления. Обычно на этом этапе, сотрудник, ответственный за оформление (секретарь или делопроизводитель) регистрирует документ в журнале, далее распечатывает вместе с листом согласования, в котором зафиксированы все электронные согласования и передает на собственноручное подписание руководителю. Руководитель, видя историю согласования документа в электронном виде, подписывает его максимально быстро.

После этого документ передается на отправку, сотрудник, ответственный за отправку (секретарь или делопроизводитель), фиксирует факт отправки документа в системе, при необходимости, заводит данные по отправке (способ, дата, номер квитанции, кто получил). На этом процесс обработки исходящего документа завершается.

Обработка распорядительной документации

Naumen DMS автоматизирует обработку организационно-распорядительной документации (ОРД) организации, включая организационные документы (устав и учредительный договор, правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание и т. п.) и распорядительные документы (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения).

В рамках этого процесса Naumen DMS обеспечивает выполнение следующих действий:

  • подготовка проекта ОРД;
  • согласование ОРД;
  • утверждение ОРД;
  • оформление ОРД;
  • ввод в действие ОРД.

Ввод распорядительного документа в систему можно настроить доступным для всех сотрудников или для определенной группы лиц. На этапе ввода необходимо заполнить реквизитные свойства документа (вид распорядительно документа, заголовок к тексту и др.), реквизиты процесса обработки документа (с кем согласовать, кто утверждает и др), а также выбрать шаблон (бланк) оформления. После того как проект распорядительного документа готов он отправляется на один их этапов: согласования или утверждения. Этапы являются последовательными и при отправке на первый этап, на все остальные этапы документ будет переходить последовательно. Выбор между стартовыми этапами определяется позицией инициатора распорядительного документа в оргструктуре. Для руководителей существует возможность сразу отправлять документ на утверждение, не согласовывая предварительно. В ряде случаев можно подставлять цепочку согласующих автоматически в зависимости от того, кто должен утверждать документ, от непосредственного руководителя, инициирующего сотрудника и др. факторов.

На этапе согласования могут быть как один, так и несколько согласующих. На данном этапе документ может быть либо согласован, либо отклонен. Отклоненный распорядительный документ можно доработать и заново отправить на согласование. После того как документ согласован со всеми согласующими, он передается на утверждение. Утверждающий видя визы всех согласующих, также может документ утвердить или отклонить. Утвержденный документ переходит на этап оформления. Обычно на этом этапе, сотрудник, ответственный за оформление (секретарь или делопроизводитель) регистрирует документ в журнале, далее распечатывает вместе с листом согласования, в котором зафиксированы все электронные согласования и передает на собственноручное подписание руководителю. Руководитель, видя историю согласования документа в электронном виде, подписывает его максимально быстро. После этого документ передается на исполнение/ознакомление заинтересованным сотрудникам. После того как все исполнят поручения и ознакомятся с документом, процесс обработки завершается.

Обработка служебной документации

Naumen DMS автоматизирует обработку служебной документации организации, включая служебные, объяснительные и докладные записки.

В рамках этого процесса Naumen DMS обеспечивает выполнение следующих действий:

  • подготовка проекта служебного документа;
  • согласование служебного документа;
  • вынесение резолюции по служебному документу;
  • исполнение служебного документа.

Проект служебного документа в систему обычно может ввести любой сотрудник организации. На этапе ввода необходимо заполнить реквизитные свойства документа (вид служебного документа, заголовок к тексту и др.), реквизиты процесса обработки документа (с кем согласовать, кто должен выносить резолюцию и др), а также выбрать шаблон (бланк) оформления. После того как проект служебного документа готов он отправляется на один их этапов: согласования или вынесения резолюции. Этапы являются последовательными и при отправке на первый этап, на все остальные этапы документ будет переходить последовательно. Выбор между стартовыми этапами определяется позицией инициатора служебного документа в оргструктуре. Для руководителей существует возможность сразу отправлять документ на вынесение резолюции, не согласовывая предварительно.

На этапе согласования документ может быть либо согласован, либо отклонен. Отклоненный служебный документ можно доработать и заново отправить на согласование. После того как документ согласован со всеми согласующими, он передается на вынесение резолюции. На данном этапе, руководитель, которому адресован документ может либо принять его к сведению, тем самым завершив обработку документа, либо вынести резолюцию, отправив документ на исполнение. Исполнителей в рамках одной резолюции может быть несколько, может выделяться основной исполнитель и соисполнители. По каждому пункту резолюции можно назначать разные задачи с разными сроками и исполнителями. Если резолюция/документ требует контроля, то может быть назначен контролер, в ответственности которого будет следить за сроками и отчетом по исполнению. Если исполнители не являются конечными исполнителями, то через механизм назначения подзадач они могут делегировать исполнение своим подчиненным. В качестве отчета могут быть приложены как документы системы, так и внешние файлы. После того как все исполнители отчитались, а контролер завизировал исполнение, процесс обработки служебного документа завершается.


Остались вопросы по Naumen DMS?

Отправьте заявку на консультацию или расчет стоимости проекта, и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

Консультация по системе Узнать стоимость