Электронный документооборот для компаний с холдинговой структурой

Сегодня эти задачи практически невозможно решить без применения современных автоматизированных систем управления информацией. Компания NAUMEN разработала специальное решение для компаний с холдинговой структурой, позволяющее организовать в электронной форме обмен документами и поручениями на уровне всего холдинга и отдельных его предприятий. Это решение создано на базе системы электронного документооборота Naumen DMS.

Как это работает

• —для каждого предприятия холдинга развертывается собственный экземпляр системы электронного документооборота (СЭД) с отдельной базой документов и представлением оргструктуры этого предприятия;


• —в каждой СЭД хранится информация о том, с какими аналогичными системами внутри холдинга она может обмениваться задачами и документами;


• —в списках исполнителей каждой СЭД имеются сотрудники всех предприятий холдинга – для этой цели хорошо подойдет общий электронный каталог пользователей, например, на основе Active Directory или OpenLDAP.


• —при назначении задачи для сотрудника другого предприятия СЭД компании, где работает инициатор задачи, (СЭД-отправитель) создает информационное сообщение, содержащее необходимые документы и параметры задачи для исполнения в СЭД предприятия, где работает исполнитель (СЭД-получатель);


• —необходимые документы и задачи передаются и регистрируются автоматически и поступают получателю мгновенно;


• —исполнитель может делегировать ответственность за исполнение всей задачи или ее частей подчиненным сотрудникам внутри своего предприятия или же коллегам из других предприятий холдинга;


• —после завершения работы над задачей ответ, содержащий результаты работы, автоматически отправляется в СЭД-отправитель и мгновенно поступает инициатору задачи;


• —инициатор задачи может просмотреть всю историю обработки задачи;


• —в управляющей компании, как и в любой компании холдинга, в режиме он-лайн доступна статистическая информация о сроках и результатах выполнения направленных задач, а также статистика по исполнительской дисциплине всех предприятий холдинга.

Если на отдельных предприятиях холдинга уже используются СЭД других производителей, есть возможность реализовать единый процесс движения документов и исполнения поручений путем организации обмена сообщениями между этими системами и Naumen DMS в соответствии с требованиями ГОСТ Р 53898–2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».

Кейс одного проекта

Профиль предприятия

Холдинговая структура, работающая на рынке ЖД-перевозок. Включает девять компаний и выделенную управляющую структуру в виде совета директоров. Размер отдельных компаний варьируется в рамках от 40 до 1000 человек. Территориальная структура: компании расположены преимущественно в Москве и Московской области, часть находится за пределами РФ. Уровень автоматизации документооборота отличался между предприятиями: в некоторых организациях уже были установлены СЭД от разных производителей, в некоторых документооборот не был автоматизирован.

Задача

Руководство холдинга поставило задачу – автоматизировать документооборот всех предприятий для того, чтобы оперативно получать актуальную информацию по исполнению поручений председателя совета директоров. Для повышения управляемости требовалась полная информация по всей цепочке исполнителей поручения с промежуточными результатами исполнения в разрезе всех предприятий холдинга.

Ход проекта

На первом этапе, на базе одного из предприятий был выполнен «пилотный» проект автоматизации документооборота и контроля исполнения поручений с помощью СЭД Naumen DMS. Следующим этапом стало тиражирование отработанной практики использования нового инструмента на восемь остальных предприятий. В этом проекте ранее используемые СЭД были заменены на Naumen DMS, так как они устарели и не использовались в полном объеме. Параллельно с переводом предприятий на электронный документооборот было разработано интеграционное решение, позволившее объединить документооборот всех предприятий в единый процесс.

Результаты

В результате проекта руководство и рядовые сотрудники холдинга получили в свое распоряжение удобный инструмент, позволяющий не только организовать обмен электронными документами на уровне отдельных предприятий и холдинга в целом, но также решить актуальные задачи в области управления:

• —как минимум втрое ускорить процедуру согласования протоколов совета директоров и договоров с удаленными компаниями за счет сокращения затрат времени на доставку документов и использования параллельного согласования;


• —повысить эффективность проведения совещаний руководства предприятий и сэкономить время топ-менеджеров за счет быстрого получения в электронном виде отчетности по исполнению поручений председателя совета директоров;


• —оперативно выявлять и устранять задержки в исполнении процессов: каждый участник процесса обладает всей полнотой информации об этапах исполнения процесса, что позволяет быстро определить причину задержки и предпринять корректирующие действия.