Naumen DMS: истории успеха

КЛИЕНТ
Алтайэнергосбыт
КРАТКО
Автоматизации канцелярии и процессов обработки внутренней документации
Внедрение
-Naumen DMS
ВРЕМЯ
Старт июнь 2011Финиш октябрь 2011

Профиль компании

ОАО «Алтайэнергосбыт» (www.altaiensb.com) – одна из крупнейших энергосбытовых компаний Сибирского региона, была создана в 2006 году.
Территория облуживания охватывает 2 субъекта РФ – Алтайский край и Республику Алтай.
Для эффективного управления энергосбытовой деятельностью в Обществе действует разветвленная филиальная сеть, состоящая из 8 межрайонных отделений, 1 филиала и 76 участков. С 2010 года предприятие входит в состав ОАО «Объединенная энергосбытовая компания».

Цели проекта

Проект направлен на оптимизацию процессов управления документами и повышения качества документооборота за счет обеспечения:

  • контроля обработки документов;
  • отчетности по исполнительной дисциплине предприятия, его отдельных подразделений, а также сотрудников за заданные периоды времени;
  • коллективной работы с документами;
  • возможности быстрого поиска документов и информации по их обработке;
  • доступа к информации для принятия управленческих решений;
  • условий для сохранности документов;
  • разграниченного доступа сотрудников к документам в зависимости от должностных обязанностей и полномочий.

Ход проекта

В ходе проекта были настроены автоматизированные процессы обработки и контроля исполнения входящей, исходящей, служебной и распорядительной документации предприятия. Интеграция со службой каталогов MS Active Directory обеспечивает регулярный импорт в систему документооборота данных об организационной структуре предприятия с заполнением справочника должностей, сотрудников, подразделений.

Кроме того, специалисты NAUMEN реализовали ряд функций, повышающих удобство работы в системе:

  • назначение и контроль задач, носящих периодический характер;
  • возможность двух этапов согласования документа – с рядовым сотрудником и с руководством;
  • автоматическое определение сотрудников, с которыми необходимо согласовать документ;
  • автоматическая регистрация документов, после прохождения определенного этапа в процессе работы с документом;
  • возможность подготовки помощником проекта резолюции для руководителя;
  • возможность централизованной настройки отображения групп объектов технологом для всех пользователей системы.


Более 80 сотрудников «Алтайэнергосбыт» прошли очное обучение работе с новой информационной системой.

Результаты

Проект находится в стадии промышленной эксплуатации с октября 2011 года.

Внедрение Naumen DMS на предприятии позволило снизить затраты на поддержку процессов документооборота и ускорить операции, связанные с созданием, поиском и обработкой документов.

С помощью новой системы ведется строгий учет всех входящих и исходящих документов, что исключает риск их потери. Информационная система обеспечивает два режима регистрации документов – ручной и автоматический. При регистрации документу автоматически присваивается номер в соответствии с действующими правилами, которые, в том числе, позволяют использовать составные регистрационные номера документов.

Руководство компании получило инструменты для формирования различных видов отчетов, включая: сводный отчет по задачам, отчет по контролю исполнения документов, отчет по эффективности сотрудников. Анализ этой информации дает возможность принимать решения, направленные на совершенствование бизнес-процессов предприятия.

Другие кейсы внедрения Naumen DMS