Naumen DMS: истории успеха

КЛИЕНТ
Челябинская государственная медицинская академия
КРАТКО
Проект автоматизации процессов обработки внутренней и внешней документации на базе программного продукта Naumen DMS в государственном образовательном учреждении реализован компанией NAUMEN
РЕАЛИЗАЦИЯ ПРОЕКТА
Старт май 2011Финиш июнь 2011

Профиль организации

ГОУ ВПО «Челябинская государственная медицинская академия» Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию (ГОУ ВПО «ЧелГМА» Росздрава, www.chelsma.ru) – высшее учебное заведение федерального подчинения, одна из авторитетных медицинских академий России с мощной системой фундаментального и клинического медицинского образования. Ведет свою деятельность с 1944 года.

Цели и задачи проекта

Реализация проекта в ГОУ ВПО «ЧелГМА» была нацелена на повышение оперативности и прозрачности обработки корреспонденции и внутренних документов, улучшение процесса контроля исполнения.

Для достижения поставленных целей необходимо было внедрить информационную систему и автоматизировать процессы обработки документов, обеспечив возможность управления документами в электронном виде на всех этапах жизненного цикла - от коллективной разработки до исполнения документа и его списания в архив.

Ход проекта

Проект стартовал в середине мая 2011 года. Проведя предварительное обследование текущего положения дел в документообороте вуза, специалисты компании NAUMEN подготовили необходимый пакет документов по внедрению новой системы. После этого информационная система была развернута на оборудовании заказчика и выполнена настройка ПО в соответствии с техническим заданием. В ходе этих работ основное внимание было уделено настройке процессов, обеспечивающих эффективное управление документооборотом вуза.

Для получения в автоматическом режиме сведений об организационной структуре вуза, включая заполнение справочников (должностей, подразделений, сотрудников), исполнитель выполнил интеграцию системы документооборота со службой каталогов MS Active Directory. С целью обеспечения безопасности Naumen DMS поддерживает процедуры идентификации и авторизации пользователей с разграничением доступа на уровне документов, задач и информационных массивов.

По завершении работ по внедрению и настройке специалисты NAUMEN разработали пользовательские инструкции по процессам и провели на территории вуза обучение сотрудников заказчика работе с новой системой. Для этого были подготовлены необходимые методические материалы, включающие контрольные мероприятия для проверки полученных знаний.

На последнем этапе проекта Naumen DMS была запущена в опытную эксплуатацию, после успешного завершения которой система передана заказчику для эксплуатации.

Результаты проекта

Реализация проекта позволила улучшить качественные характеристики деятельности вуза:

  • единые правила работы с документами и автоматизированный обмен документами между подразделениями ускорили процедуры согласования и утверждения;
  • снизились затраты времени на поиск документов;
  • движение документов внутри вуза стало прозрачным - в любой момент можно узнать, на каком этапе обработки находится тот или иной документ;
  • инструменты контроля за исполнением документов, а также автоматические оповещения исполнителей о назначенных им задачах, позволили повысить исполнительскую дисциплину; система позволяет получать различные виды отчетов – по контролю исполнения документов, по эффективности работы сотрудников и т.д.

Дополнительная информация

Naumen DMS – не первый программный продукт, поставленный компанией NAUMEN для ГОУ ВПО «ЧелГМА». Немного ранее была выполнена автоматизация управления учебным процессом вуза на базе Naumen University, комплексной информационно-аналитической системы вендора.

Другие кейсы внедрения Naumen DMS