Naumen DMS: истории успеха

Клиент
Администрация города Кургана
МАСШТАБЫ
600
пользователей
КРАТКО
Внедрение Naumen DMS оптимизировало процессы документооборота аппарата Администрации города Кургана: 6 департаментов и 15 муниципальных учреждений, обеспечив единый порядок работы с документами
ВРЕМЯ
Старт Декабрь 2010Финиш Декабрь 2012

Результаты в цифрах

  • Благодаря автоматизированной системе в 2 раза сократились сроки согласования проектов правовых актов Администрации города Кургана;
  • Использование современных технологий обработки документов повысила продуктивность работы более 600 сотрудников Администрации города Кургана, её органов и структурных подразделений, муниципальных учреждений;
  • Объем обрабатываемых электронных документов растет, увеличиваясь с каждым годом в 1,5 раза, отказоустойчивая система Naumen DMS успешно справляется с нагрузкой.

Профиль организации

Администрация города Кургана (www.kurgan-city.ru) – исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления города Кургана, наделенный Уставом города Кургана полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления города Кургана федеральными законами и законами Курганской области.

Ситуация

На конец 2010 года в Администрации города Кургана количество документов, находящихся в работе у специалистов, превысило 85 тысяч в год. Это составило более 285 тысяч страниц текста. Весь этот массив документов рассматривался и согласовывался должностными лицами на бумажных носителях, что создавало определенные трудности в работе. К минусам бумажного документооборота можно отнести:

  • медленный поиск документов;
  • трудности отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
  • сложность организации эффективного контроля и отчетности по исполнению резолюций;
  • длительность сроков согласования проектов документов;
  • невозможность или трудоемкость получения сводных отчетов и журналов.


Решение

Чтобы преодолеть трудности бумажного документооборота, руководителем Администрации города Кургана было принято решение о внедрении в Администрации города, её органах и структурных подразделениях системы электронного документооборота Naumen DMS, использующейся в Правительстве Курганской области и хорошо себя зарекомендовавшей. (Постановление Администрации города Кургана № 9724 от 26.09.2010 г. «О внедрении электронного документооборота на базе автоматизированной системы Naumen DMS). С Правительством Курганской области был заключен договор об использовании СЭД Naumen DMS в Администрации города Кургана.

Для внедрения и обучения работе с системой заказчиком заключен договор с компанией «Бизнес Технологии» (Курган) – партнер NAUMEN.

Цели и задачи проекта

  • Оптимизировать работу с документами в аппарате Администрации города Кургана и во всех ее структурных подразделениях, департаментах и муниципальных учреждениях за счет внедрения системы электронного документооборота и организации единых правил учета, регистрации и обработки документов в электронном виде;
  • Обеспечить возможность оперативного поиска и отслеживания движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
  • Упростить процедуру согласования правовых актов и управление маршрутом документа;
  •  Обеспечить возможность контроля всех процессов обработки документов в соответствии с установленным регламентом, включая процессы составления и утверждения документа, а также – получения отчетности по его исполнению.


С внедрением системы Naumen DMS удобство работы с документами, их поиска и обработки повысилось в разы. Сократилось время согласования правовых актов. В среднем проект постановления Администрации города Кургана согласуется сейчас в течение 3 дней, хотя раньше на это требовалась неделя. Оперативность работы значительно повышается за счет использования веб-клиента, например, с документами могут работать пользователи, находящиеся в разных зданиях. Все редакции документов сохраняются в системе, что обеспечивает целостность информации. К документу можно составить примечание, приложить любые файлы, не изменяя сам материал. Осуществляется контроль всего цикла обработки документа. Теперь думаем о внедрении функции обработки обращений граждан и организаций и интеграции с информационными системами, используемыми в Администрации города Кургана

Станислав Борисович Скворчевский
заведующий отделом информационно-технического обеспечения и технической защиты информации, Администрация города Кургана

Ход проекта

Проект в целом охватывал период с декабря 2010 года по декабрь 2012 года.

В соответствии с планом, утвержденным постановлением Администрации города Кургана № 10939 от 08.12.2010 г. «О мероприятиях по организации перехода на электронный документооборот Администрацией города Кургана, ее органами, структурными подразделениями и подведомственными учреждениями», было определено 3 этапа внедрения СЭД Naumen DMS:

  • Первый этап (январь-февраль 2011 г.) включал автоматизацию процессов обработки 6 типов документов, в том числе, согласования в электронном виде правовых актов Администрации города Кургана;
  • Второй этап (март-июль 2011 г.) был посвящен переносу в систему всех остальных документов;
  • Третий этап (завершен в декабре 2012 г.) был связан с организацией приобретения и внедрения электронной подписи (ЭП) для использования в системе электронного документооборота.


В связи с реализацией проекта были произведены организационно-структурные изменения, в том числе, в отделы документационного обеспечения департаментов дополнительно введены должности администраторов СЭД, также создан Удостоверяющий центр Администрации города Кургана для обеспечения участников информационной системы средствами для использования сертификатов ключей проверки ЭП.

Наряду с развертыванием автоматизированной системы Naumen DMS в Администрации города Кургана, её органах и структурных подразделениях и последовательным поэтапным ее внедрением был реализован ряд мероприятий, в том числе:

  • организованы работы по установке дополнительного оборудования для сканирования документов и перевода их в электронный вид;
  • приобретены сервера баз данных системы электронного документооборота;
  • разработаны и утверждены регламенты обмена электронными документами;
  • внесены изменения в инструкцию по делопроизводству;
  • приведены в соответствие и созданы новые адреса электронной почты для приема-отправки электронных документов между структурными подразделениями;
  • проведено обучение пользователей работе в системе.
Запросить референс

Результаты проекта

Возможности системы электронного документооборота Naumen DMS позволили максимально оптимизировать работу с разными типами документов муниципального уровня, включая правовые акты, договоры, муниципальные контракты Администрации города Кургана; приказы департаментов и муниципальных учреждений; исходящие письма Администрации города, департаментов и учреждений; внутриведомственные запросы в рамках предоставления муниципальных услуг.

С использованием удобных инструментов СЭД обработаны десятки тысяч документов, большая часть из которых постановления и распоряжения Администрации города Кургана, а также приказы департаментов и проекты решений Курганской городской Думы.

СЭД Naumen DMS активно используется также для обработки исходящей корреспонденции: за год количество обработанных в системе исходящих писем Администрации города, департаментов и подведомственных учреждений увеличилось в 3 раза. Общее количество обработанных в системе документов, включая правовые акты, за последний год выросло в 1,5 раза в сравнении с предыдущим периодом.

Технологии NAUMEN обеспечивают поддержку юридически значимого документооборота. При подписании документа в бумажном виде в СЭД сохраняется скан документа, подписанный ЭП. Упростилась работа основных пользователей системы - сотрудников отделов документационного обеспечения и отделов, подготавливающих проекты документов. Благодаря автоматизированному контролю сроков согласования правовых актов и получению отчетов по исполнению документов значительно повысилась исполнительская дисциплина. В системе активно работают все сотрудники, включая первых руководителей Администрации города Кургана, департаментов и подведомственных учреждений.


Во-первых, добились сокращения времени согласования правовых актов до 3 дней. В СЭД Naumen DMS автоматизированы процессы обработки документов: составление, утверждение и исполнение документа. Порядок действий строго регламентирован. Помимо этого, на каждый этап работы назначается ответственный сотрудник. Система позволяет контролировать весь цикл обработки документа в электронном виде. Значительно экономит время механизм маршрутизации документов. Нужный материал можно быстро отправить ответственному сотруднику. Благодаря веб-интерфейсу можно использовать систему на различных цифровых устройствах и операционных системах, что очень удобно.

Во-вторых, получили удобный инструмент поиска проектов и принятых правовых актов. Найти нужный документ стало возможно по регистрационному номеру, по автору, по дате создания документа, по ключевым словам, по исходному тексту.

В-третьих, обеспечена безопасность и конфиденциальность. Сохранение редакций документов обеспечивает целостность информации. Доступ пользователей к документам можно ограничивать, сохраняя при этом конфиденциальность данных. Дополнительно СЭД Naumen позволяет использовать электронную подпись.

Станислав Борисович Скворчевский
заведующий отделом информационно-технического обеспечения и технической защиты информации, Администрация города Кургана

Другие кейсы внедрения Naumen DMS