Что такое итерация и как помогает управлять проектами

В проектах бывают непредсказуемые ситуации и риски. Где-то ошиблись, что-то не учли, затратили много ресурсов. Чтобы избежать серьезных потерь, команды применяют метод итераций и ведут проекты в современных ИТ-системах. Рассказываем на примере Naumen Project Ruler, как это работает и в чем выгода для бизнеса.

Что такое итерация и итеративный подход

Итерация — это короткий повторяющийся отрезок времени в цикле разработки. Используется для получения заметных результатов, обработки обратной связи и постепенного улучшения продукта. Термин пришел из программирования. Сейчас все чаще применяется в любой проектной деятельности.

Итеративный подход — один из способов гибкого управления проектами. На нем основана, к примеру, методология Scrum. Такой подход помогает достигать результатов в условиях неопределенности, с каждым циклом приближаясь к оптимальному решению.

Для наглядности рассмотрим, чем отличается работа небольшими итерациями от классического каскадного метода ведения проектов.

	Итеративный подход	Неитеративный подход
Старт	Планируется мини-проект (итерация)	Планируются сразу все этапы, определяется объем задач
Результат	Рабочая версия функционала (инкремент)	Готовый продукт
Сроки	Одна итерация длится 1–4 недели. Продолжительность проекта трудно прогнозировать	Длительность проекта оценивается сразу на этапе планирования
Гибкость	Высокая гибкость. Изменения возможны даже на финальной стадии проекта	Низкая гибкость. Изменения обычно затратны и сложны
Требования	Исходная неопределенность признается нормой. Требования уточняются по итогам каждой итерации	На старте проекта все цели, приоритеты и требования четко определены и записаны в ТЗ
Бюджет	Можно уменьшать и увеличивать расходы в зависимости от приоритетов	Бюджет закладывается на начальном этапе и не меняется
Риски	Постоянная работа с рисками: они выявляются и минимизируются во всех итерациях	Риски могут обнаружиться на поздних этапах, когда нельзя внести значительные изменения
Тестирование	Каждый инкремент обязательно тестируется, найденные проблемы сразу исправляются	Тестирование идет отдельным этапом после завершения всей разработки. Исправлять дефекты бывает трудно и дорого
Фидбек	Обратная связь (от стейкхолдеров, пользователей) необходима после каждой итерации	Обратную связь команда получает не в процессе, а по завершении проекта
Применение	Разработка ПО, мобильных приложений Стартапы Проекты, где требуется A/B-тестирование Создание новых и сложных продуктов, когда требования часто меняются	Строительство Медицина Производство оборудования по спецификациям Другие проекты со строгими требованиями.

Итеративная разработка состоит из четырех основных этапов:

1. Планирование. Определяется объем работ на новую итерацию. Бизнес расставляет приоритеты, чтобы закрыть текущую потребность пользователей, быстро проверить гипотезу. Поэтому выбираются из бэклога продукта такие фичи, которые принесут максимальную ценность.
2. Реализация. Создаются и тестируются новые функции. В итоге бизнес получает конкретный результат, который можно оценить и начать использовать.
3. Тестирование. Созданный функционал проходит проверку: решает ли он поставленную задачу, соответствует ли требованиям. Раннее выявление багов позволяет бизнесу исправить их с меньшей затратой ресурсов, обеспечить стабильность выпускаемой версии продукта, повысить лояльность пользователей, защитить свою репутацию.
4. Оценка. Готовый инкремент анализируется: соответствует ли он ожиданиям, какую метрику в продукте сможет улучшить, какой у него потенциал. На основе оценки компания принимает решения. Например, продолжить дальнейшее развитие, изменить стратегию, закрыть неэффективное направление.

При управлении разработкой деление проекта на небольшие удобные отрезки зачастую помогает специалистам выдавать стабильный результат. Это также создает рабочую культуру, в которой получается планомерно улучшать бизнес-процессы и увеличивать прибыль.

Зачем в проектах итерации

Разработка методом пошагового улучшения открывает целый ряд преимуществ и новых возможностей.

Ускорить выход на рынок. Бизнес не ждет полной готовности продукта, а выпускает стабильную версию после первых шагов. Это дает шанс занять рыночную нишу раньше конкурентов, начать привлекать первых пользователей, обеспечить фундамент для развития проекта в будущем.

К примеру, компания создает новый мессенджер. В ходе первой итерации реализуют функцию текстовых сообщений, а остальное оставляют на будущее. Через месяц приложение уже в магазине, его скачивают первые пользователи, проводится рекламная кампания. В это время продукт конкурентов еще только на стадии проектирования функционала.

Сократить затраты за счет оптимизации ресурсов. Итерационный подход дает возможность улучшить процессы внутри компании, повысить качество продуктов и услуг, перераспределить расходы и повысить прибыль.

Представим крупный интернет-магазин. Недавний анализ работы менеджеров показал: 30% времени тратится, чтобы ответить на часто задаваемые вопросы о доставке. ИТ-отдел предлагает «отдать» эту задачу чат-боту. Чтобы проверить гипотезу, за одну итерацию разрабатывают и внедряют простой инструмент. В итоге чат-бот успешно решает типовые вопросы, а высвободившиеся часы специалисты по продажам направляют на звонки клиентам и upsell. Удается увеличить выручку без найма новых сотрудников.

Улучшить планирование и управляемость. Краткосрочное планирование на короткий отрезок времени всегда точнее, чем долгосрочное на год. Менеджер проекта и команда используют интерактивные доски и другие инструменты визуализации, чтобы увидеть текущий процесс, оценить фактическую скорость работы, точнее спрогнозировать сроки.

Например, после трех спринтов становится понятно, что разработчики стабильно закрывают по двадцать задач каждый раз. Значит, примерно через пять спринтов завершится большой блок работы из ста задач. И менеджер называет стейкхолдерам реалистичный срок.

Канбан-доска в Naumen Project Ruler визуализирует количество и статус задач, помогает планировать новые итерации и оценивать сроки выполнения

Адаптироваться к внешним факторам. Работа короткими отрезками позволяет намного быстрее внести изменения в непредвиденных ситуациях: вышел новый закон, появилась прорывная технология, конкуренты выпустили перспективное решение.

К примеру, разработчики фитнес-приложения заметили, что основной конкурент делает интеграцию с умными часами, и это популярно. Вместо перекраивания текущих планов используется двухнедельная итерация, после которой приложение умеет считывать пульс, если приложить палец к камере смартфона. Базовый функционал помогает удержать пользователей и ответить на рыночный вызов, пока готовится полноценная интеграция.

Снизить риски. Компания имеет возможность «проверять почву» после каждой короткой фазы разработки. Если гипотеза не подтверждается, то меняют исходную стратегию с минимальными потерями.

Например, стартап создает сложный инновационный продукт. Но команда не тратит целый год на разработку, а выпускает за месяц MVP с упрощенным функционалом. Получают обратную связь: оказывается, потенциальные клиенты хотят реализовать возможности, которые изначально не учитывались при планировании. Стартап быстро меняет концепцию, сэкономив таким образом месяцы работы и миллионы бюджета.

Механизм управления рисками в Naumen Project Ruler позволяет сформулировать их, охарактеризовать и составить план устранения

Повысить удовлетворенность пользователей. Регулярная демонстрация результатов работы, анализ замечаний и пожеланий гарантирует, что готовый продукт будет соответствовать потребностям пользователей.

Представим новое e-commerce приложение. После очередной итерации выпускают функцию «Избранные товары и услуги». Пользователи просят добавить возможность сортировки, и разработчики ее реализуют в следующем цикле. Клиенты видят, что к их пожеланиям прислушиваются и делают продукт удобнее. Подобный подход значительно повышает лояльность.

Как управлять проектами с помощью итераций

Большой по времени проект делится на короткие, легко управляемые отрезки. Каждый из них разделен на четкие этапы, которые приводят к результату, запланированному в рамках одного такого цикла. Разберем, как в этом процессе помогает Naumen Project Ruler.

Этап 1: Планирование работ. Необходимо сформулировать цель текущей итерации, выделить задачи, определить очередность выполнения, спрогнозировать сроки, утвердить критерии готовности (Definition of Done).

Какие инструменты пригодятся. Есть специальный объект «Спринт», в который легко перейти из карточки проекта. Здесь настраиваются все параметры разработки: список целей и задач, ответственные специалисты, дата начала и завершения работы. Definition of Done задается и проверяется удобно с помощью чек-листа.

Спринт в Naumen Project Ruler помогает детально спланировать работу на конкретный отрезок времени

Этап 2: Разделение нагрузки, реализация задач, коммуникация. Выполнять запланированную работу будут люди. Необходимо распределить роли, назначить заказчиков и исполнителей на каждую задачу, определить порядок общих встреч. Обычно в Scrum-командах практикуют ежедневные короткие созвоны для обсуждения текущего прогресса.

Какие инструменты пригодятся. Диаграмма Ганта облегчает управление загрузкой специалистов. Она позволяет разбивать весь объем работы на более мелкие отрезки: спринт, неделя, день. Система автоматически распределяет заданные человеко-часы по периодам времени и подсказывает, где нагрузка чрезмерна, а где есть возможность ускориться.

Диаграмма Ганта помогает визуализировать занятость участников проекта и направить усилия туда, где они требуются в данный момент

Параллельно с распределением человеко-часов ведется учет фактически затраченного времени. Это делается автоматически (по таймеру) или вручную. Также у каждого участника есть личный календарь, который помогает планировать время на реализацию задач и созвоны с коллегами.

Разработчики и тестировщики занимаются реализацией нового функционала, менеджер проекта отвечает за своевременное выполнение задач, а владелец продукта принимает результат. Карточка задачи помогает всем участникам процесса сориентироваться. В ней указывается базовая информация (что необходимо сделать, кому, в какие сроки) и дополнительные сведения (например, трудоемкость задачи в человеко-часах, к какому проекту или программе она относится).

Карточка задачи подскажет специалисту всё, что необходимо знать для ее выполнения

Если требуется добавить больше контекста для работы, то задача в Naumen Project Ruler связывается с соответствующей веткой в репозитории или полезным материалом в базе знаний команды.

Этап 3: Получение обратной связи. Готовый инкремент демонстрируют стейкхолдерам на спринт-ревью, чтобы получить рекомендации по улучшению, идеи на следующую итерацию и другие полезные замечания. Не менее важно тестирование на реальных пользователях, которые тоже дают обратную связь по новому функционалу, помогая сделать его более полезным.

Какие инструменты пригодятся. «Встречи» в Naumen Project Ruler — это отдельный тип задач специально для спринт-ревью и других коммуникаций между участниками проекта. Формулируется тема и повестка встречи, ведется протокол, при необходимости добавляются заметки. А самое главное, бэклог наполняется новыми предложениями прямо в процессе обсуждения. Чтобы добавить задачу, не нужно даже выходить из карточки встречи.

Инструмент «Встречи» помогает участникам проекта обсуждать результат итерации и сразу фиксировать договоренности

Этап 4: Ретроспектива и анализ. После спринт-ревью команда собирается на 1–2 часа, чтобы разобрать успехи и ошибки, проанализировать обратную связь и запланировать новый виток работы.

Какие инструменты пригодятся. Дашборды в Naumen Project Ruler помогут визуализировать информацию за выбранный период времени. Например, все ли задачи удалось закрыть, сколько времени потрачено фактически. Достижение целей спринта важно отслеживать как в процессе работы, так и после завершения. Система позволяет быстро переключаться между целями и задачами: они расположены на соседних вкладках.

Работа итерациями — это не просто выполнение задач по списку, а реализация конкретных целей

Плюсы и минусы итеративного подхода

Любая проектная методология имеет сильные и слабые стороны. Итеративный подход доказал свою эффективность в ИТ-проектах, однако при его использовании стоит учитывать риски и сложности.

Пять причин работать короткими циклами:

1. Гибкость и адаптивность. Возможность быстро реагировать на изменения рынка, требования законодательства, запросы пользователей.
2. Снижение рисков. После нескольких итераций легче понимать реальную скорость работы и прогнозировать сроки сдачи проекта. Раннее выявление проблем позволяет минимизировать финансовые издержки, потери времени, репутационные последствия.
3. Быстрое доказательство ценности. Стейкхолдеры и пользователи замечают преимущества продукта еще до его полного завершения.
4. Повышение качества и снижение затрат. Непрерывное тестирование помогает находить дефекты на начальных стадиях разработки, когда их исправление не так затратно.
5. Вовлеченность и открытость к инновациям. Постоянная коммуникация и видимый прогресс мотивируют всех участников проекта, помогают находить новые перспективные идеи.

Пять проблем итеративной разработки:

1. Сложности с TCO (совокупной стоимостью владения). Поскольку финальный объем работ точно не определен, общая стоимость проекта может быть не ясна до самого конца. В данном случае необходимо гибкое бюджетирование.
2. Необходимость отличной дисциплины. Самоорганизация, тайм-менеджмент и способность работать в условиях неопределенности крайне важны, когда продукт создается постепенно.
3. Риск «вечных» доработок. Постоянный поток обратной связи размывает фокус, и проект труднее завершить. Необходим опытный владелец продукта, который умеет расставлять приоритеты.
4. Проблемы с документированием. Требования к проекту постоянно меняются, и поддерживать актуальную документацию в полном объеме бывает сложно.
5. Переизбыток коммуникации. Ежедневные встречи и необходимость синхронизироваться со стейкхолдерами требуют значительных временных затрат, снижают мотивацию.

Работая небольшими отрезками и каждый раз анализируя результат, команда постепенно понимает свои особенности. Становится проще предугадать, где возникнут препятствия и риски. В итоге улучшаются все процессы: планирования, реализации, тестирования, оценки. Также появляется понимание, когда будет полезен гибкий подход, а в каких случаях лучше применить традиционный каскадный способ управления.

К выводам

Итерация — это удобный способ управления сложными проектами в условиях неопределенных требований, бюджета, сроков. Такой подход прагматичен: в его основе лежит идея, что создать успешный продукт не удастся без трудностей и ошибок. Справиться с ними помогут короткие циклы разработки, анализ обратной связи, непрерывное совершенствование и адаптация к изменениям. При этом использование итераций не всегда оправдано, и выбор конкретного подхода должен определяться контекстом, целями и требованиями проекта.

Что еще интересного