Широкий спектр решаемых задач
Управление документами и бизнес-процессами,
ведение электронных архивов

Портальные решения и СЭД: единая площадка для решения задач

Ежедневно для решения части задач, связанных с процессами делопроизводства, помимо информации, хранящейся в СЭД, сотруднику необходимы вспомогательные сведения. Это – запрос финансовых документов из бухгалтерии, распоряжений или приказов, подготовленных кадровой службой, договоров, составленных юридическим отделом и мн. др.

В ряде случаев, кроме предоставления подобного пакета документации в электронном или бумажном виде, приходится уточнять у коллег и дополнительные детали как при помощи устного общения, email-переписки, так и самостоятельно искать недостающие сведения во внутренних сервисах компании (например, CRM, системе кадрового учета, Service Desk), последовательно переключаясь из одного веб-приложения в другое.

В итоге на сбор и «розыск» подобных сведений уходит много времени, переписка с сотрудниками затягивается, дозвониться сразу не получается, поиск по разрозненным системам не даёт результатов и пр.

Ключевые возможности портала

Объединить работу делопроизводителей с документами, задачами и доступ к часто запрашиваемой корпоративной информации, которая не ведётся в рамках СЭД, поможет внедрение портальных технологий на основе программного продукта Naumen DMS.

Создание корпоративного портала на базе решения Naumen позволит:

  • организовать для персонала единую точку входа для служебной информации;
  • инициировать на ИТ-площадке сквозные бизнес-процессы для групп сотрудников, участвующих в совместном выполнении пула задач;
  • реализовывать специфические сценарии работы с документами и задачами;
  • настраивать веб-среду с учетом бизнес-потребностей, включая построение интерфейса для нетиповой предметной области.

Преимущества интеграции портала и СЭД

Веб-портал, интегрированный с системой электронного документооборота и ее основными функциями, помогает решать повседневные задачи на новом уровне: стандартизирует и унифицирует коммуникации во внутрикорпоративной среде и дает возможности для продуктивного взаимодействия между сотрудниками организации.

Преимущества портального решения на базе Naumen DMS:

  • интеграция с inhouse-системами, наиболее востребованными в бизнес-процессах отдельных структурных подразделений и компании в целом;
  • единая авторизация в ИТ-сервисах и возможность удаленного доступа;
  • доступ к агрегированной рабочей и корпоративной информации;
  • персонализация рабочего места;
  • оперативная коммуникация и ускоренный обмен рабочими материалами внутри предприятия или между компаниями в составе холдинга (особенно среди сотрудников, не имеющих доступа в СЭД или обладающих в ней ограниченными правами);
  • хранение шаблонов документов, общей базы знаний, электронного архива, инструкций и др.

На портале данные агрегируются из внутренних бизнес-приложений, используемых в компании, и выводятся на один экран – на информационную панель с заданной структурой. Набор выводимой информации гибко настраивается и зависит от процессов, в которых участвует сотрудник, его роли в СЭД, включения в рабочую группу для решения каких-либо задач и др. факторов.

Также в едином веб-пространстве могут быть саккумулированы и выведены такие корпоративные материалы и сервисы, как: новости, блоги, форумы, wiki, онлайн-чаты и другая полезная информация (документы сервисных служб, рабочий календарь, график отпусков, кадровые изменения, сведения о сотрудниках, фотогалерея и пр.).

Кроме внутреннего взаимодействия функции портального решения могут использоваться в качестве площадки для контактирования с клиентами и партнерами организации. Это позволит обсуждать возникшие вопросы не при помощи цепочки отдельных электронных писем, а «здесь и сейчас», через личный кабинет пользователя, при этом загружать, отправлять документы и обрабатывать их, проводить процесс согласования и мн. др.; вся информация всегда будет под рукой и не потеряется среди других служебных материалов.

Открытые технологии

Портальное решение от Naumen реализовано на базе открытых технологий. Это позволяет постоянно развивать и донастраивать веб-портал с учетом приоритетных бизнес-задач, а в результате получить уникальную рабочую площадку с индивидуальным содержанием и структурой.

Агрегация рабочей и корпоративной информации в единой веб-среде
Рабочее место на основе портальных технологий


Остались вопросы по Naumen DMS?

Отправьте заявку на консультацию или демонстрацию возможностей, и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

Консультация по системе Запросить презентацию