Широкий спектр решаемых задач
Управление документами и бизнес-процессами,
ведение электронных архивов

Электронный архив

В нормах российского делопроизводства особое место занимает тематика архивного хранения. Правила работы с документами в архиве отличаются от процессов электронной канцелярии, поэтому СЭД должна включать как оперативный, так и архивный документооборот. Решение «Электронный архив» продукта Naumen DMS учитывает оба эти контура документооборота в организации.

Это решение позволяет переводить документы в дела и далее – в архив, хранить информацию в архиве с учетом установленных сроков и стандартов хранения, а по окончании – проводить процедуру уничтожения дел.

Единый банк архивной информации

Naumen DMS предоставляет возможности для самостоятельного выстраивания структуры и каталогов архивного хранилища, а также перечня объектов, которые войдут в состав единого банка электронных документов.

Управление электронным архивом позволяет делопроизводителям:

  • систематизировать, категоризировать и комплектовать документы с учетом специфики рабочих процессов, сроков хранения и других классификационных признаков с целью подготовки документов к сдаче в архив;
  • принимать дела на архивное хранение законченных делопроизводством документов в автоматизированном виде из структурных подразделений организации (департаментов, отделов, филиалов и пр.);
  • составлять номенклатуры и описи дел, в т.ч. соблюдать все необходимые процедуры их обработки;
  • вести автоматическое списание дел;
  • проводить процесс экспертизы ценности единиц хранения;
  • фиксировать факты уничтожения архивной документации;
  • формировать архивные справки, выписки, акты, описи, копии документов и пр.;
  • координировать взаимодействие с “бумажным” архивом: рассчитывать места хранения вплоть до папки на полке, формируя тем самым электронный реестр любых архивных материалов;
  • создавать справочный каркас архивного хранилища.

Настройка процедур архивной обработки документов

Гибкость настройки процессов позволяет задать при работе с архивным фондом в Naumen DMS специфичные для организации регламенты и процедуры обработки, но в тоже время опираться на нормативный фундамент – на принятые в делопроизводстве РФ практики, отраслевые стандарты и правила.

Многоаспектный поиск

Скорость доступа к хранящейся в архиве информации достигается за счет проработанных инструментов поиска. Любой документ можно найти в системе за считанные секунды, указав его реквизиты, например, автора, дату создания, наименование и пр.

Полнотекстовый поиск в Naumen DMS позволяет быстро и релевантно обрабатывать большой массив данных на основе морфологического анализа: учитывать грамматические формы, языковые словоформы и др. параметры. Все это существенно расширяет возможности поиска необходимых сведений сотрудниками при работе с многокомпонентной электронной базой документов.

Интегрирование со средствами обработки документов

Для первичного перевода документов с бумажного носителя в архивное хранилище СЭД в Naumen DMS предназначен специальный модуль поточного сканирования, который помогает массово и по заданному сценарию оцифровать большой объем делопроизводственных бумаг организации.

Готовые интеграции с внешними системами

В рамках поддержки межведомственного документооборота в решении Naumen реализована интеграция со СМЭВ: через Портал госуслуг осуществляется отправка запросов с целью предоставления различных архивных сведений.

За счет готовых интеграционных инструментов со стороны СЭД обеспечивается комфортная среда для взаимодействия и обмена электронными документами между архивными подразделениями и органами власти.

Получение статистики при помощи отчетов

По любым процессам архивного делопроизводства в системе электронного документооборота можно получить статистическую и количественную информацию при помощи конструктора отчетов. К основным типам отчетности относится:

  • статистика о количестве дел, находящихся на хранении в архивном фонде;
  • подсчет статистики поступивших и выбывших дел;
  • отчеты по входящим и исходящим задачам архивного отдела;
  • данные по эффективности сотрудников архива;
  • формирование отчетов для различных гос. учреждений и ведомств.

Защита документов в архиве и ограничение доступа к ним

Сохранность документов, находящихся в электронном архиве, обеспечивается за счет механизмов резервного копирования и грамотной организации файлового хранилища всего массива информации, находящейся в СЭД.

Конфиденциальность архивных сведений (например, если они содержат коммерческую или профессиональную тайну) создается при помощи организации в СЭД разграничения прав доступа к объектам, где возможность действий по просмотру и обработке различных типов документов (в т.ч. и секретных) будет зависеть от выданных сотруднику прав в системе и регламентов, принятых для работы с подобного рода информацией в компании.

При этом запись всей истории «взаимодействия» с архивными объектами обеспечивает информационную безопасность, включая защиту от несанкционированного доступа, умышленного уничтожения документов, фальсификации и пр. неправомерных манипуляций, возможных со стороны недобросовестных сотрудников.

Высокая производительность СЭД

За счет производительности платформы Naumen DMS создаются условия для хранения большого объема архивных фондов: СЭД выдерживает сопровождение более 10 млн. единиц.

Перечень номенклатур дел организации
Номенклатура дел организации
Массовый перевод дел в архив
Работа с документом в электронном архиве


Остались вопросы по Naumen DMS?

Отправьте заявку на консультацию или демонстрацию возможностей, и мы свяжемся с Вами в ближайшее время

Консультация по системе Запросить презентацию