Модуль «Канцелярия»

Модуль «Канцелярия» позволяет автоматизировать следующие делопроизводственные процессы:

• обработка входящей документации;
• обработка исходящей документации;
• обработка ОРД;
• обработка внутренней документации.

Обработка входящей документации

Процесс автоматизирует прием и обработку входящей документации организации, включая:

• указания вышестоящих организаций;
• отчеты об исполнении заданий, акты, письма, служебные записки от подчиненных организаций;
• письма, счета, договоры, акты, сертификаты и прочие документы от остальных организаций;
• заявки, жалобы, предложения граждан и т.п.

В рамках процесса выделяются следующие этапы:

• ввод документа в систему;
• вынесение резолюции;
• распределение задач по исполнителям (может быть совмещен с этапом вынесения резолюции);
• исполнение резолюции;
• контроль исполнения резолюции.

Хранение входящей документации осуществляется в централизованном  хранилище документов, сегментированном по этапам обработки документа. Ввод документа в систему может быть произведен через автоматический импорт входящих документов с почтового и/или факсового серверов или ручной ввод (заполнение карточки входящего документа секретарем или делопроизводителем).

Регистрация документа в журнале может выполняться в ручном или автоматическом режиме. В рамках процесса есть автоматическая передача документа с одного этапа обработки на другой в зависимости от результатов завершения задач. Для процесса разработан типовой отчет «Отчет по исполнению входящих документов».

Обработка исходящей документации

Процесс автоматизирует обработку исходящей документации организации, включая:

• ответы на входящие запросы;
• инициативные и информационные документы фирмы (предложения, заявки, письма, справки, обзоры, договоры и т. п.

В рамках процесса выделяются следующие этапы:

• подготовка проекта исходящего документа;
• согласование исходящего документа;
• утверждение исходящего документа;
• оформление исходящего документа;
• отправка исходящего документа.

Хранение исходящей документации осуществляется в централизованном  хранилище документов, сегментированном по этапам обработки документа. Ввод документа в систему может быть произведен или ручной ввод (заполнение карточки исходящего документа его автором). Есть возможность автоматического оформления документа на бланке организации.
Регистрация документа в журнале может выполняться в ручном или автоматическом режиме. Возможна отправка документа на любой из этапов процесса. В рамках процесса есть автоматическая передача документа с одного этапа обработки на другой в зависимости от результатов завершения задач.

Обработка ОРД

Процесс автоматизирует обработку организационно-распорядительной документации (ОРД) организации, включая:

• организационные документы (устав и учредительный договор, правила, положения, инструкции, регламенты, штатное расписание и т. п.);
• распорядительные документы (приказы по основной деятельности и личному составу, распоряжения, указания, решения);

В рамках процесса выделяются следующие этапы:

• подготовка проекта ОРД;
• согласование ОРД;
• утверждение ОРД;
• оформление ОРД;
• ввод в действие ОРД.

Хранение организационно-распорядительной документации осуществляется в централизованном корпоративном  хранилище документов, сегментированном по этапам обработки документа. Ввод документа в систему может быть произведен через ручной ввод (заполнение карточки ОРД его автором). Есть возможность автоматического оформления документа на бланке организации.

Регистрация документа в журнале может выполняться в ручном или автоматическом режиме. Возможна отправка документа на этап согласования или утверждения ОРД. В рамках процесса есть автоматическая передача документа с одного этапа обработки на другой в зависимости от результатов завершения задач.

Обработка внутренней документации

Процесс автоматизирует обработку внутренней документации организации, такой как:

• служебные записки;
• объяснительные записки;
• докладные записки.

В рамках процесса выделяются следующие этапы:

• подготовка проекта внутреннего документа; 
• согласование внутреннего документа; 
• вынесение резолюции по внутреннему документу; 
• исполнение внутреннего документа.

Хранение внутренней документации осуществляется в централизованном корпоративном  хранилище документов, сегментированном по этапам обработки документа. Ввод документа в систему может быть произведен через ручной ввод (заполнение карточки внутреннего документа его автором). Есть возможность автоматического оформления документа на бланке организации.

Регистрация документа в журнале может выполняться в ручном или автоматическом режиме. Возможна отправка документа на этап согласования или утверждения. В рамках процесса есть автоматическая передача документа с одного этапа обработки на другой в зависимости от результатов завершения задач.