Функциональное описание продукта

 Naumen DMS обладает широким перечнем функций для управления документами и бизнес-процессами.

Функции хранения структурированных и неструктурированных данных в электронном виде являются основными в Naumen DMS. Подсистема прав доступа разграничивает доступ к данным, которые содержатся в отдельных объектах системы (документы, папки, справочники, журналы).

Объект «Документ» является основным объектом системы и представляет собой контейнер, содержащий следующую информацию:

• текстовое содержание документа, созданное во встроенном редакторе или представленное в виде вложенных файлов любых форматов;
• реквизиты документа;
• ссылки на другие объекты, связанные с данным документом (документы, процессы, комментарии).

Система обладает эффективной и гибкой подсистемой поиска. Поиск может проводиться по названию и содержанию документа, в том числе по содержанию приложенного файла, а также по различным критериям поиска. Каждый пользователь может сохранять поисковые запросы для дальнейшего использования.

В системе предусмотрены все функции, необходимые для канцелярской работы с документами, в том числе регистрация документов в электронных журналах, соответствующих виду документа. При регистрации документу автоматически присваивается номер, правила формирования номера являются настраиваемыми и позволяют получать составные регистрационные номера документов (например, Вх№1229/12-17/08). Процедура регистрации может производиться в ручном и  автоматическом режиме (например, при смене состояния документа). При ручном режиме регистрации можно определить порядок регистрации: в штатном порядке, на месте пропуска или после какого-либо зарегистрированного ранее документа.

Немаловажной функцией при работе в системе электронного документооборота является возможность назначения задач по документам для контроля исполнения, ознакомления, согласования и др. Каждый пользователь Naumen DMS имеет собственные списки входящих и исходящих задач. Задачи могут назначаться как конкретным сотрудникам, так и элементам организационной структуры (должностям и подразделениям) и группам сотрудников. При назначении заданий можно указывать даты начала и окончания, прикладывать документы, выбирать ответственных и устанавливать приоритеты. Также можно задавать порядок согласования – последовательный или параллельный.

В Naumen DMS имеется собственный генератор отчетов, позволяющий настраивать отчеты любой сложности. Отчеты могут храниться в системе и экспортироваться в табличные форматы. Naumen DMS 2.0 содержит встроенные отчеты по исполнительской дисциплине:

• отчет по исполнению задач;
• отчет по исполнению документов;
• отчет по подчиненным сотрудникам;
• отчет по эффективности сотрудника.

Naumen DMS позволяет настраивать процессы обработки документов двумя способами. Упрощенная разработка процессов выполняется с помощью настройки жизненных циклов документов и на базе типовых действий с документами (регистрация, перемещение, создание новой версии, запуск типового подпроцесса и др.) Для упрощенной настройки может быть использован собственный дизайнер жизненных циклов Naumen LCM, позволяющий осуществлять настройку в графическом виде.

Для более сложных процессов, в том числе и для интеграционных межсистемных процессов, предусмотрено отдельно приложение-редактор и сервер выполнения процессов, использующий стандартизованный язык описания и выполнения бизнес-процессов – BPEL (Business Process Execution Language). Вместе с Naumen DMS поставляется сервер выполнения процессов Active BPEL, обладающий также и графическим дизайнером процессов – Active BPEL Designer. Данная технология позволяет разрабатывать системы класса BPM и EAI.