Naumen DMS: истории успеха

КЛИЕНТ
Аэроэкспресс
КРАТКО
Проект автоматизации процессов делопроизводства
Внедрение
-Naumen DMS
ВРЕМЯ
Старт апрель 2010Финиш сентябрь 2010

Профиль деятельности

ООО «Аэроэкспресс» (www.aeroexpress.ru) образовано в 2005 году и является на сегодняшний день единым оператором по железнодорожной перевозке пассажиров между главными аэропортами Внуково, Домодедово, Шереметьево и центральными железнодорожными вокзалами города Москвы, а также по пригородным пассажирским перевозкам в подмосковный город Лобню. Осуществляет свою деятельность в соответствии с лицензией Министерства транспорта РФ. Входит в группу компаний «Транс Групп».

Система менеджмента качества ООО «Аэроэкспресс» соответствует требованиям международного стандарта ISO 9001:2008, область применения – «Железнодорожные пассажирские перевозки». Участниками компании являются ОАО «Российские железные дороги», ООО «Дельта-Транс-Инвест» и частные инвесторы.

Цели проекта

Повысить эффективность исполнения бизнес-процессов предприятия за счет организации единой системы обработки документов и автоматизации ключевых процессов делопроизводства.

Система Naumen DMS позволила организовать прозрачный контроль исполнения документов в нашей организации. Благодаря встроенной системе отчетности руководство компании еженедельно получает статистику по исполнительской дисциплине, что позволяет своевременно реагировать на отклонения от плана работ. В настоящий момент, на уже внедренной системе, мы наращиваем функциональность, совместно с NAUMEN внедряя новые процессы. Также, на базе системы Naumen DMS, мы планируем организовать сквозной документооборот и контроль исполнения поручений во всех предприятиях нашего холдинга.

Дмитрий Калужский
директор департамента информационных технологий ООО «Аэроэкспресс»

Ход проекта

В ходе проекта были настроены автоматизированные процессы регистрации и обработки входящей и исходящей корреспонденции, распорядительных и служебных документов.

Кроме этого, выполнены работы по настройке отдельных модулей системы, обеспечивающих:

  • работу со штрих-кодами;
  • доступ в систему документооборота с мобильных устройств, в первую очередь с PDA BlackBerry;
  • реализацию электронной цифровой подписи (ЭЦП);
  • массовый ввод документов с помощью системы сканирования ABBYY Fine Reader;
  • импорт данных об оргструктуре предприятия из MS Active Directory.

Результаты

По итогам проекта качественно улучшился процесс работы с документами.

Использование электронных шаблонов уменьшило затраты на подготовку документов сотрудникам компании, а применение автоматического поиска по штрих-коду ускорило поиск нужных документов. Информационная система также контролирует уровень доступа сотрудников к информации, в том числе, автоматически предоставляя доступ к документу участникам процесса, в рамках которого ведется обработка документа.

Благодаря наличию у Naumen DMS специального интерфейса для мобильных устройств сотрудники «Аэроэкспресс» могут, находясь за пределами офиса, просматривать и назначать задачи, вести контроль исполнения поручений, а также – осуществлять поиск документов.

Также система документооборота предоставляет отчетность для контроля исполнительской дисциплины в различных разрезах:

  • сводные отчеты по входящим и исходящим задачам отдельного сотрудника или группы;
  • отчёт по эффективности сотрудников, отражающий информацию о выполнении задач сотрудниками;
  • контроль исполнения документов.

Перспективы проекта

В дальнейшем планируется внедрение СЭД на других предприятиях холдинга с организацией механизма двустороннего обмена документами и поручениями между управлением холдинга и его компаниями.

Другие кейсы внедрения Naumen DMS