Naumen DMS: истории успеха

КЛИЕНТ
Министерство внутренних дел Российской Федерации
КРАТКО
Проект создания программного комплекса формирования и ведения единого банка данных подразделений архивной информации органов внутренних дел Российской Федерации – «Ретроспектива»
МАСШТАБЫ ПРОЕКТА
Программный комплекс предназначен для работы с большим объемом данных в 96 архивных подразделениях МВД России

Профиль организации

Министерство внутренних дел Российской Федерации (МВД России, www.mvd.ru) - федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере внутренних дел.

Предпосылки проекта

Реализация проекта была продиктована необходимостью замены множества устаревших, разрозненных и не взаимодействующих между собой информационных систем, находящихся в эксплуатации в архивных подразделениях органов внутренних дел, на новый высокотехнологичный комплекс, способный обеспечить формирование и ведение единого банка данных архивной информации МВД Российской Федерации.

Цели и задачи проекта

  • Организация процессов регистрации, учета, контроля и оперативного поиска документов, находящихся на хранении (и поступающих на хранение) в архивные подразделения МВД (в соответствии с требованиями приказа № 935 от 15.08. 2011 «Об организации архивной работы в системе МВД России»).
  • Автоматизированное формирование научно-справочного аппарата архива (НСА) и реализация механизмов многоаспектного поиска документов с представлением результатов.
  • Автоматизированное формирование архивных справок, выписок, копий документов, заключений и справок о реабилитации на основе типовых форм.
  • Автоматизированный отбор документов для экспертизы их ценности.
  • Обеспечение эффективного взаимодействия и обмена данными с информационными системами, задействованными в оказании государственных услуг.
  • Обеспечение сохранности бумажных документов, находящихся на архивном хранении, за счет создания и хранения в банке данных электронных страховых копий документов.
  • Обеспечение передачи сведений об оказанных государственных услугах в информационные системы различных ведомств, осуществляющих функции контроля и мониторинга оказанных государственных услуг.

О проекте

Проект реализуется на базе современной информационной системы для управления бизнес-процессами и документами - Naumen DMS, разработанной в компании NAUMEN.

Создание программного комплекса «Ретроспектива» для МВД России - это масштабный, технологически сложный проект, который стартовал в конце 2013 г. Опытно-конструкторская работа по проекту завершилась конце 2014 года.

Для реализации в полном объеме намеченных целей и задач проекта продукт Naumen DMS был модифицирован в соответствии с потребностями заказчика. Кроме того, был выполнен ряд важных задач по интеграции комплекса в инфраструктуру МВД и электронного правительства РФ.

Для обеспечения загрузки данных в новый программный комплекс из разнородных систем, используемых территориальными подразделениями МВД, специалисты NAUMEN разработали универсальный настраиваемый механизм, который максимально прост и понятен для самостоятельного выполнения загрузки архивных документов сотрудниками внутренних органов. Предусмотрены инструменты для ручного ввода данных наряду с автоматизированным, а также - возможность сканирования документов.

Технологии российского вендора, использованные в проекте, позволили интегрировать комплекс «Ретроспектива» с 7 внешними информационными системами и сервисами, включая системы электронного правительства РФ, и организовать единое информационное пространство:

  • для обмена сведениями по архивным данным в рамках предоставления государственных услуг - с системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ);
  • для приема заявлений граждан на получение архивных справок - с единым порталом государственных услуг www.gosuslugi.ru (ЕПГУ);
  • для предоставления информации о качестве государственных услуг по оценкам получателей услуг - с информационно-аналитической системой мониторинга качества государственных услуг (ИАС МКГУ);
  • для обеспечения контроля оказания государственных услуг в инфраструктуре МВД - с сервисом предоставления государственных услуг (СПГУ);
  • для осуществления сквозной аутентификации в инфраструктуре МВД - с системой учета пользователей и предоставления доступа (СУДИС);
  • для передачи в программный комплекс на архивное хранение документов и дел (сгруппированных документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности ОВД) с законченным жизненным циклом - с системой электронного документооборота (СЭД), используемой в МВД;
  • для получения информации о записанных на прием в министерство граждан - с сервисом «Электронная очередь (подсистема СПГУ).

Результаты проекта

Опытно-конструкторские работы успешно завершены. Создана единая информационная инфраструктура для архивных подразделений взамен существующих разрозненных систем. В настоящее время комплекс находится в стадии опытной эксплуатации и идет его подготовка к вводу в промышленную эксплуатацию.

Интегрированный программный комплекс содержит спектр функциональных возможностей для работы в единой автоматизированной среде 96 территориально распределенных архивных подразделений МВД. Новые инструменты обеспечат оперативное и качественное выполнение различных задач - от первоначального формирования единого банка данных, учета, быстрого поиска архивных данных до автоматизированного отбора документов для экспертизы ценностей.

Реализована возможность использования архивных документов в рамках предоставления государственных услуг: выдача архивных справок, выписок, копий документов по обращениям граждан и запросам организаций; выдача справок о реабилитации жертв политических репрессий, необходимых для получения заключения о соответствии либо противоречии законодательству Российской Федерации документов о реабилитации или признании лиц пострадавшими от политических репрессий, выданных в государствах - бывших союзных республиках СССР; предоставление сведений о реабилитации лица и о факте смерти реабилитированного; высылка дел по запросам организаций.

В системе имеются функции для автоматизированного приема на архивное хранение сведенных в дело однотипных документов (сгруппированных по определенным признакам, в том числе, по экспертному признаку), с завершенным жизненным циклом, а также отдельных документов. Экспертный признак указывает общий срок хранения документов в одном деле. Согласно правилам, разделяют временный срок хранения дел (до 10, более 10 лет) и дела постоянного хранения. Предусмотрены также инструменты для формирования различных отчетов и производных документов, содержащих статистические сведения о оказанных государственных услугах, архивных фондах, использовании архивных документов и т.д.

Преимущества внедрения комплекса:

  • снижение риска потери информации за счет поэтапного формирования страховых электронных копий более 9,5 млн. бумажных документов, находящихся на хранении в архивных фондах;
  • возможность качественного и своевременного предоставления государственных услуг, связанных с выдачей архивных сведений;
  • повышение удобства работы с архивными документами за счет автоматизированного поиска и подготовки документов, необходимых для ответа по обращениям граждан и запросам организаций;
  • обеспечение процесса экспертизы ценности документов.


Перспективы проекта

В настоящее время ведутся работы по развитию программного комплекса и подключение к системе пользователей архивных подразделений МВД всех регионов.

Другие кейсы внедрения Naumen DMS