Naumen DMS: истории успеха

КЛИЕНТ
Объединенная энергосбытовая компания
КРАТКО
Автоматизация процессов делопроизводства и документооборота
Внедрение
-Naumen DMS
ВРЕМЯ
Старт декабрь 2009Финиш февраль 2010

Профиль компании

ОАО «Объединенная энергосбытовая компания» (www.oesc.su) образовалось в 2009 году; предприятие создано для консолидации управления сбытовыми компаниями ОАО «Мосэнергосбыт», ОАО «Петербургская сбытовая компания», ОАО «Алтайэнергосбыт», ОАО «Саратовэнерго» и ОАО «Тамбовская энергосбытовая компания», с целью обеспечения более надежного энергоснабжения потребителей.

Цели проекта

Проект нацелен на улучшение оперативных процессов работы с документами, повышение качества обработки входящей и исходящей корреспонденции, повышение прозрачности прохождения документов на всех этапах их жизненного цикла, исключение потери документов, обеспечение эффективности бизнес-процессов предприятия.

Ход проекта

Работа над проектом была начата в декабре 2009 года и завершена в феврале 2010 года.
Все задачи проекта были выполнены в полном объеме.

В ходе проекта проведен комплекс работ, включая обследование, разработку технического задания, подготовку пользовательских инструкций, развертывание системы на оборудовании заказчика, обучение сотрудников заказчика, запуск в опытную эксплуатацию и сопровождение.

Наряду с автоматизацией основных процессов документооборота – управления распорядительными документами, входящей и исходящей корреспонденцией – настроены процессы регистрации служебных записок и договоров.

Результаты

С внедрением системы Naumen DMS улучшились основные делопроизводственные процессы предприятия.

Построение единой системы работы с документами в ОЭСК, имеющей территориально -распределенные подведомственные организации, повысило оперативность документооборота и обмена информацией между этими предприятиями. Используя инструменты новой системы, руководство ОЭСК теперь имеет возможность своевременно доводить управленческие решения до сотрудников компании и подведомственных структур и вести контроль исполнения с анализом сроков и результатов.

Сотрудники предприятия в минимальные сроки освоили работу с документами и процессами в электронной форме. Теперь они могут коллективно работать с документами и заданиями, быстро обмениваясь необходимой имнформацией как внутри предприятия, так и с внешними компаниями холдинга. Для этого сотрудникам внешних организаций предоставлен удаленный доступ в систему. При работе с электронными документами информационная система контролирует уровень доступа к информации в соответствии с полномочиями сотрудников.
Расширенные функции контроля исполнительской дисциплины позволяют назначать персональные и групповые задачи, а также задачи для подразделений согласно организационной структуре ОЭСК.

С внедрением Naumen DMS возросла оперативность обработки входящей и исходящей корреспонденции, а также – прозрачность прохождения документов. Возможность коллективной работы в системе, использование шаблонов для создания документов, быстрый поиск необходимых данных – все это повышает производительность труда и позволяет оптимизировать затраты компании

Андрей Лукин
генеральный директор, ОАО «Объединенная энергосбытовая компания»

Перспективы проекта

В дальнейшем планируется внедрение Naumen DMS во всех подведомственных организациях ОЭСК для повышения эффективности бизнес-процессов и оптимизации затрат.

Другие кейсы внедрения Naumen DMS