Пресс-центр
В пресс-центр

Особенности многопрофильного документооборота

Корпоративный документооборот называют кровеносной системой организации. О том, как выглядит эта система в условиях многофилиальной структуры, рассказывает руководитель по развитию направления документарных систем компании NAUMEN Анна Кузнецова.

- В чем принципиальное отличие систем электронного документооборота (СЭД) многофилиальной структуры от решения для одной организации?

- Прежде всего в том, что в разных филиалах, как правило, реализованы различные процессы и, соответственно, выстроены свои требования к СЭД. Во-вторых, необходима возможность удаленного администрирования многофилиальной структуры. Также должно существовать взаимодействие между филиалами и головным офисом.

- Какие подходы чаще всего применяются при автоматизации документооборота
многофилиальных структур? Можно ли их разделить по определенным признакам и характеристикам?

- Традиционное решение, которое видится при первом взгляде на проблему, – выбрать единую систему документооборота и перевести на нее все филиалы. Или же можно в разные филиалы установить разные системы и организовать репликацию данных между ними – при таком способе происходит перекачивание информации с одного сервера на другой, фактически приводя несколько систем в идентичное состояние (при полной репликации). При третьем варианте основная задача сводится к автоматизации головного предприятия холдинга, например совета директоров или офиса управляющей компании. Тогда всем остальным предприятиям, входящим в холдинг, достаточно давать обратную связь управляющей компании, в частности отчитываться по выполнению распоряжений.

Мы же придерживаемся другой идеологии: в разные офисы устанавливаем индивидуальные системы электронного документооборота и в них поддерживаем процессы, принятые в каждой компании. Даже если они работают в одной корпорации, то процессы, свойственные определенному филиалу, все равно имеют свои обоснованные отличия, и отказываться от этого не всегда целесообразно.

При этом наше решение обеспечивает сквозные процессы, которые проходят через все предприятия многофилиальной структуры, скажем, в рамках одного холдинга.

- На мой взгляд, все перечисленные варианты имеют право на существование. Но идеальных решений не существует. Какими достоинствами и недостатками обладает каждый из вариантов автоматизации?

- В первом случае, когда речь идет о единой системе документооборота, в качестве преимуществ можно назвать единую базу документов и процессов. С одной стороны, с ней удобно работать, так как все документы представлены в одном месте, а не на разрозненных серверах в разных компаниях. В то же время в вопросах управления базами данных и серверным оборудованием централизация позволит оптимизировать затраты на программное и аппаратное обеспечение. Но поскольку в масштабах многофилиальной структуры приходится поддерживать индивидуальные процессы в конкретных филиалах, то реализовать это на единой системе практически невозможно.

Во-вторых, при больших размерах филиальной сети холдинга нужно быть готовыми к высоким нагрузкам на систему, а спрогнозировать пиковые нагрузки на начальной стадии проекта, как правило, бывает очень сложно. Соответственно, все перечисленные условия сказываются и на стоимости решения в целом. А если филиалы работают, например, в местах, где существуют ограничения на каналы связи и/или их цена высока, то при больших расстояниях в масштабах страны это может стать непреодолимой проблемой. И еще один минус данного решения в том, что крайне сложно администрировать подобную систему из центра. В идеале администраторам надо разбираться в особенностях отдельных филиалов, что в принципе тоже невозможно, да
и обычно не нужно.

- Каковы особенности следующего варианта?

При репликации данных информация с различных региональных серверов и головного сервера копируется полностью либо частично. Например, если для работы достаточно видеть только карточки документов, то обращение к файлу и его перекачка могут происходить, лишь когда необходима работа с его содержанием. В итоге при полной репликации идентичность баз данных будет достаточно высока, что обеспечит быстрый поиск и обращение к любому документу. В частности, в таком случае можно пренебречь ограничениями, вызванными плохими каналами связи. К плюсам также можно отнести полный контроль филиальной сети со стороны головной корпоративной системы.

Однако здесь возможны конфликты в системе при сохранении данных, происходящие из-за обрыва связи во время передачи документов. Кроме того, при полной репликации нам нужны мощные серверы и поддержка на местах, а это предъявляет высокие требования к серверному оборудованию и ИТ-персоналу в филиалах, что бывает трудно обеспечить в условиях дефицита региональных бюджетов и профессиональных кадров.

- Судя по всему, третий вариант межфилиального документооборота можно осуществить с помощью электронной почты?

- Да. Фактически эту модель можно использовать в масштабах управляющей компании, а для общения с филиалами через СЭД рассылать электронные письма. Вариант прост как в реализации, так и в эксплуатации, но оставляет без систем документооборота филиалы. Данная модель применима для определенного и очень узкого круга задач. Ее следует рассматривать как временное решение, а потому она имеет не очень широкое распространение.

- И наконец, каковы достоинства и недостатки варианта, которого вы придерживаетесь?

- В нашем случае речь идет о практике внедрения решения по автоматизации документооборота Naumen DMS. Мы исходим из того, что филиалы должны жить своей жизнью, по своим правилам там, где это возможно. Однако они должны получить способы удобного и комфортного сотрудничества между собой и с головным офисом. Это, в свою очередь, предполагает распределенную установку систем в каждом филиале, но одновременно должна сохраняться тесная связь, например, для согласования документов с управляющей компанией или когда управляющая компания должна распространить решение совета директоров по всем филиалам и проконтролировать его исполнение. Поэтому при осуществлении совместной деятельности целесообразно наладить взаимодействие в рамках документов и процессов, когда не только передаются задачи, но и контролируется их последующее выполнение.

К достоинствам данного варианта следует отнести то, что мы сохраняем уникальность процессов каждой организации, поскольку идет распределенное внедрение и в каждом филиале можно настроить свои процессы, что не помешает общему взаимодействию. Причем, в связи с тем, что филиальная схема взаимодействия уже заложена в процессах системы и не требует постоянной адаптации, компетенции администраторов не обязательно должны быть уникальными – таким образом, отчасти решается проблема ИТ-кадров на местах. Если на серверную архитектуру головного офиса приходится большая нагрузка, то в региональных офисах требования к аппаратной части могут быть снижены, так как эффективность системы сохранится и в упрощенном варианте.

- При реализации подобных решений на многофилиальной инфраструктуре редко удается избежать ошибок, совершаемых и внедренцами со стороны интегратора, и самим заказчикам. Как организовать процесс, чтобы ожидания той и другой стороны были максимально реализованы?

- Прежде всего, сложность заключается в автоматизации разных компаний. Ведь предстоит изучить и состыковать уже существующие процессы в единое информационное пространство. Во-вторых, нужно быть готовым к тому, что внедрение в каждом филиале предстоит выполнять по отдельности. Так как подобные проекты исходят от управляющей компании или головного офиса, то они и ставят свои условия.

Когда филиалы начинают осознавать, что их в чем-то ограничивают, их реакция может оказаться непредсказуемой и сыграть не на пользу проекту. Вот почему на ранних стадиях проекта консультанты должны предусматривать индивидуальный подход к каждому филиалу. А это – время и силы специалистов.

- А как выглядит профиль решений для мобильных пользователей? Ведь это особенно важно в условиях распределенной структуры филиальной компании.

У нас так исторически сложилось, что все наши системы работают через веб-интерфейс. Это позволяет взаимодействовать с системой через интернет-браузер, без дополнительных установок, в том числе с iPad. К тому же для работы с мобильных телефонов создан специальный интерфейс, в результате пользователю доступны, даже при маленьком экране, основные функции и сервисы системы.

Олег Седов
Журнал «IT-Manager», №11

Ссылка на источник