Ключевые особенности автоматизации архивов в телекоммуникационных компаниях
В силу особенностей своего бизнеса телекоммуникационные компании являются одними из самых автоматизированных по сравнению с предприятиями других отраслей. Тем не менее, операторы связи тоже нередко сталкиваются с проблемой организации хранения документов в электронном виде. Решая эту задачу, любая компания, не только телекоммуникационная, должна ответить на ряд вопросов, основными из которых являются:
- каким образом документы будут попадать в электронный архив;
- каким требованиям должен отвечать электронный архив в плане функциональности, безопасности и надежности;
- с какими информационными системами, используемыми в компании, должен быть интегрирован электронный архив.
Для перевода документов в архив на практике применяются несколько способов: загрузка файлов с файл-сервера, сканирование бумажного архива, ручной ввод регистрационных карточек документов и др. Для телекоммуникационных компаний, с учетом огромного потока документов, связанных с договорной деятельностью с контрагентами, наиболее оптимальным будет вариант потокового ввода документов со сканера. Благодаря специализированным решениям для сканирования есть возможность производить распознавание не только общего текста документа, но и содержания отдельных полей из формуляра документа. Такое решение возможно, если электронный архив интегрирован со специализированным ПО, поддерживающим распознавание типовых форм, например счетов-фактур и накладных.
С точки зрения функциональности электронного архива, важно определить ваши потребности в применении таких функций, как классификация документов по типу, настройка структуры хранения, поиск, версионирование документов архива, а также функций, связанных с архивным делопроизводством (формирование номенклатуры дел, перевод документов в дела, формирование описи дела, контроль сроков хранения и пр.). Определив круг задач, которые должен решать электронный архив, будет проще выбрать техническую платформу для организации хранения. В качестве такой платформы может выступать и система электронного документооборота, и узкоспециализированное решение для организации архивного хранилища, и какая-либо специфическая система автоматизации процессов с функциями хранения связанных файлов. Для телекоммуникационной компании ввиду специфики формируемых документов и их объема больше всего подходит первый или второй вариант.
Кроме решения задачи организации самого архива важно обеспечить удобный доступ к архивным документам из информационных систем, используемых на предприятии. Для телекоммуникационных компаний базовыми будут являться системы следующих классов: ERP, CRM, финансово-учетная система. Для того чтобы сотрудники, работающие с этими системами, могли обращаться к документам, находящимся в электронном архиве, не переключаясь между несколькими рабочими местами, архивное хранилище должно быть интегрировано с внешними системами, в которых ежедневно работают специалисты компании. Это позволит сократить время на поиск документов и максимально облегчить работу сотрудников в бизнес-процессах, где артефактами процесса являются те или иные виды документов.