Как организовать холдинговый документооборот
В наше время, когда процессы слияний и поглощений особенно распространены и постоянно образуются новые холдинги, вопрос организации документооборота внутри холдинга беспокоит многих руководителей. В этой статье мы осветим вопросы постановки целей и способов их достижения для выбора оптимальной системы документооборота, рассмотрим преимущества и недостатки вариантов информационных систем и различные способы реализации процессов документооборота холдинговых структур, чтобы каждая компания смогла определить наиболее подходящий для нее вариант.Для начала определимся с терминами: что будем понимать под холдингом. Хо́лдинг (от англ. holding «владение») – совокупность материнской компании и контролируемых ею дочерних компаний. В контексте нашей темы – организация холдингового документооборота – не так важно, связаны ли все предприятия холдинга в единый производственный процесс (интегрированный холдинг) или каждое предприятие ведет собственный независимый бизнес (конгломератный холдинг). В первую очередь, нам важно, что головная компания холдинга контролирует свои дочерние предприятия, а дочерние предприятия, в свою очередь, могут взаимодействовать как с головной компанией, так и между собой.
Цели оптимизации документооборота и способы их достижения
Итак, мы имеем группу компаний, связанных финансовыми интересами совместных владельцев. Давайте последовательно проанализируем цели этих компаний, способы их достижения, плюсы и минусы каждого способа и оптимально возможные результаты.
На этапе постановки цели могут быть задействованы следующие субъекты:
- руководство холдинга/управляющей компании холдинга (совет директоров);
- руководство дочерних предприятий холдинга;
- сотрудники, ответственные за делопроизводство на всех предприятиях холдинга;
- рядовые сотрудники-исполнители.
Для совета директоров на первом месте – обеспечение максимальной эффективности работы всего холдинга в целом, направленной на получение прибыли.
Для председателя совета директоров холдинг должен работать как слаженный механизм в независимости от сложности его структуры и географического расположения подчиненных компаний. Деятельность подчиненных компаний должна быть прозрачна и подконтрольна. Все поручения должны уходить адресатам оперативно, а информация об исполнении всей цепочки поручений должна быть доступна по требованию, на ее получение должны уходить секунды, а не часы или дни. В свою очередь, прозрачность процесса для всех участников должна обеспечивать большую скорость и качество выполнения поручений.
Для руководства дочерних компаний холдинга важно вовремя узнавать круг задач, поступающих от головной компании. Возможность отслеживать ход исполнения процессов, в которых задействовано сразу несколько компаний холдинга, также необходима. Благодаря этой возможности менеджмент дочерней компании лучше понимает свой круг задач, а также может оперативно решать перекрестные вопросы с руководителями других предприятий холдинга.
Кроме обеспечения совместных процессов, для руководителя важно наладить процессы в собственной организации, выстроить цепочку исполнения для получения быстрого и качественного результата.
Для сотрудников, ответственных за делопроизводство, важно наличие информационной системы, позволяющей с одной стороны реализовать в электронном виде нормы делопроизводства, с другой – предоставить инструменты для быстрого поиска документов, удобной работы с ними, а также эффективного контроля исполнительской дисциплины.
Для делопроизводителей, работающих в одной из компаний холдинга, не столь важен единый холдинговый процесс, для них важно, чтобы выполнялись установленные на их предприятии нормы. Они всегда должны иметь под рукой шаблоны документов, номенклатуру дел, отчеты и т.д.
Рядовым сотрудникам важно получать четко сформулированные задачи, с понятными сроками исполнения и перечнем участников. При работе по межхолдинговым процессам сотрудникам нужно видеть конечных исполнителей по всем цепочкам поручений, даже в других компаниях, чтобы можно было быстро определить ответственное лицо по каждому вопросу и обратиться к нему напрямую.
На заметку!
Что касается мотивации, то для некоторых групп сотрудников важно, чтобы оценка их деятельности основывалась на данных статистики, по которой достоверно отслеживаются результаты исполнения.
Выбор информационной системы для организации холдингового документооборота
В достижении поставленных целей организации холдингового документооборота значительную роль играет выбор информационной системы, наиболее подходящей для предприятия с учетом его особенностей. По данным портала www.doc-online.ru, на сегодняшний день на российском рынке представлено около 70 систем электронного документооборота. О специализированном решении для построения холдингового документооборота в той или иной степени заявляют 10% производителей СЭД. Какие же возможные варианты существуют? Попытаемся сначала рассмотреть все доступные варианты, а далее попробуем определить плюсы и минусы каждого.
Одним из наиболее распространенных вариантов является применение СЭД с полной или частичной репликацией данных. При выборе этого варианта на каждом предприятии холдинга разворачивается свой сервер с системой документооборота. Серверы объединены через каналы связи, и при изменении данных на одном сервере информация об изменениях передается на другие серверы. При использовании режима полной репликации данные на всех серверах идентичны.
Под репликацией (англ. replication) понимается механизм синхронизации содержимого нескольких копий объекта (например, содержимого базы данных). Репликация – это процесс, под которым понимается копирование данных из одного источника на множество других, и наоборот.
При частичной репликации возможны варианты, когда между системами передаются только учетные карточки документов (РКК), а наиболее ресурсоемкая часть данных – файлы – хранятся на сервере-источнике. В этом случае каждое региональное представительство работает с файлами из своей сети, не перекачивая большие объемы данных с центрального сервера.
Также возможны варианты, когда все данные поступают с серверов дочерних компаний на центральный сервер, а в дочерних обновляется только информация, касающаяся каждого из них. В результате на центральном сервере доступна полная база данных по всем компаниям, а на дочерних серверах – только данные по их организации. С точки зрения технической реализации, репликация может выполняться средствами системы документооборота или средствами СУБД.
Довольно экзотическим является вариант пересылки документов в филиалы при помощи электронной почты. В этом случае документы, которые необходимо довести до сведения/исполнения определенных лиц в филиале, пересылаются в виде специально сформированного почтового сообщения, содержащего сам документ и кнопки, необходимые для выполнения действий по задаче.
Еще одним вариантом организации холдингового документооборота можно считать вариант применения единой системы для всех предприятий.
О наличии такого решения, с некоторыми ограничениями, могут заявить все производители СЭД. В этом случае все предприятия подключаются к единой системе и работают в общем информационном пространстве.
Если все-таки требуется вариант с распределенными системами, то другим распространенным решением будет механизм, при котором на каждом предприятии разворачивается своя СЭД от одного и того же производителя. При возникновении ситуации, требующей передачи данных в СЭД другого предприятия, между системами происходит автоматизированный обмен сообщениями, содержащими информацию по документам и задачам во внутреннем формате СЭД. При таком варианте сохраняется уникальность процессов внутреннего документооборота компании, при этом обеспечивается сквозное выполнение процессов, охватывающих сразу несколько предприятий.
В зависимости от способа реализации возможна автоматизированная передача информации между СЭД напрямую либо вариант, когда в передаче информации участвует оператор, осуществляющий маршрутизацию сообщений, поступающих из СЭД разных предприятий.
Еще одним возможным вариантом можно назвать организацию холдингового электронного документооборота в соответствии с требованиями ГОСТ Р 538
Несомненным преимуществом этого способа является его универсальность и, в общем случае, независимость от производителя. В теории, если в организациях холдинга установлены СЭД от разных производителей, поддерживающие обмен по этому ГОСТу, можно организовать сквозные процессы между этими предприятиями. На практике на сегодняшний день ни одна из компаний-производителей СЭД не декларирует готовых решений, соответствующих данному стандарту, даже среди тех производителей, кто активно участвовал в разработке стандарта. И даже если такой вариант будет реализован, итоговый обмен будет требовать участия специализированных операторов для обработки сообщений, поступающих от других СЭД, так как формат, описанный в ГОСТе, универсален и не учитывает особенности работы с документами и задачами в конкретной СЭД.
Преимущества и недостатки вариантов информационных систем
Теперь рассмотрим преимущества и недостатки каждого из вариантов для того, чтобы определиться, какой из них подходит для того или иного случая.
| Способы реализации | Преимущества | Недостатки |
|---|---|---|
| Полная/частичная репликация данных |
При полной репликации возникает абсолютная идентичность баз, обеспечивающая быстрое получение необходимой информации из внутренней сети Полная подконтрольность систем дочерних компаний головной системе |
Возможные конфликты при сохранении данных, редактируемых в разных СЭД Ограничения в реализации уникальных процессов документооборота каждой компании в отдельности Дорогой способ организации (при реализации средствами СЭД и полной репликации – высокие требования ко всем серверам, при реализации средствами СУБД – гораздо выше лицензионные отчисления) Сложно администрируемый вариант, требует технических специалистов очень высокой квалификации |
| Пересылка документов с помощью электронной почты | Очень простой вариант как в реализации, так и в использовании | Очень ограниченные возможности работы. Компания-адресат не получает никаких преимуществ работы с СЭД |
| Единая система документооборота |
Единая база документов и процессов Удобство администрирования центрального сервера Необходимость развертывания только одного экземпляра СЭД (один сервер, одна СУБД, одна ОС и т.д.) |
Сложность сохранения индивидуальности процессов Большая нагрузка на единую систему Падение скорости работы из филиалов при плохих каналах связи Сложность администрирования филиальной составляющей (заведение пользователей, шаблонов, настройка прав и т.д.) |
|
Обмен данными о документах и задачах во внутреннем формате |
Возможность сохранения уникальных процессов в каждой из организаций холдинга Возможность распределенного администрирования (каждая организация администрирует свою систему) Обеспечение межорганизационных процессов с полной интеграцией Распределенная нагрузка между серверами компаний |
Отсутствие полной единой базы данных Необходимость развертывания системы во всех организациях (закупка оборудования и серверного ПО) |
|
Обмен данными о документах и задачах по ГОСТ Р 53898‑2010 |
Универсальность стандарта, возможность работы с разными СЭД |
Отсутствие готового решения на рынке Не полностью автоматическая интеграция, требует наличие оператора |
Объединение целей участников процесса документооборота и возможных вариантов их реализации
А теперь попробуем наложить цели участников процесса организации холдингового документооборота на возможные варианты реализации и посмотрим, какие цели достигаются при том или ином решении.
| Цели заинтересованных лиц | Репликация данных | Пересылка документов по e-mail | Единая СЭД | Обмен данными во внутреннем формате | Обмен данными по ГОСТ |
|---|---|---|---|---|---|
| Совет директоров | |||||
| Сквозные процессы |
|
|
|
|
|
| Прозрачность и подконтрольность |
|
|
|
|
|
| Быстрота распространения поручений |
|
|
|
|
|
| Оперативное получение информации по состоянию процессов |
|
|
|
|
|
| Руководство дочерних предприятий и холдингов | |||||
| Оперативное получение информации от СД |
|
|
|
|
|
| Отслеживание сквозных процессов |
|
|
|
|
|
| Обеспечение внутренних процессов документооборота |
|
|
|
|
|
| Сотрудники, ответственные за делопроизводство | |||||
| Наличие инструментов работы с электронными документами |
|
|
|
|
|
|
Наличие механизмов контроля исполнительской дисциплины, в том числе по поручениям, выданным в другие организации |
|
|
|
|
|
| Работа в соответствии с нормами своей организации |
|
|
|
|
|
| Рядовые сотрудники | |||||
| Четко сформулированные задачи с определенными сроками и исполнителями |
|
|
|
|
|
|
Возможность отслеживания всех цепочек исполнения |
|
|
|
|
|
|
Объективная оценка деятельности |
|
|
|
|
|
Рассмотрев преимущества и недостатки каждого из способов организации холдингового документооборота, а также проанализировав достижение поставленных целей в каждом варианте, можно сделать выводы, для каких организаций подходит тот или иной вариант.
Для крупных холдингов с развитой территориально-распределенной сетью подчиненных организаций больше подойдет вариант с репликацией данных либо обмен данными во внутреннем формате СЭД.
Выбор между этими двумя технологиями зависит от преследуемой цели – усиление централизации внутри холдинга или сохранение независимости управления на уровне дочерних компаний.
Для небольших холдинговых компаний, не имеющих удаленных филиалов с плохими каналами связи, подойдет вариант единой системы. Если в таких небольших холдингах перед управляющей компанией стоит только одна задача – довести решения до подчиненных компаний, то можно остановиться и на варианте с пересылкой по электронной почте.
Для холдингов, на предприятиях которых уже используются СЭД разных производителей, подошел бы вариант обмена данными в соответствии с ГОСТ Р 538
Если рассматривать опыт нашей компании, то в рамках разных проектов внедрения нашей системы документооборота Naumen DMS были примеры реализации как распределенной схемы (через репликацию или обмен сообщениями), так и централизованной единой СЭД. В качестве основного варианта для крупных холдингов мы предлагаем решение, построенное на обмене сообщениями в нашем внутреннем формате. Для реализации этой возможности у нас разработан специализированный web-сервис, позволяющий объединить все предприятия холдинга в единый сквозной процесс. В этом варианте в полной мере реализуются все цели различных групп участников холдингового документооборота. По итогам реализации проекта каждое предприятие холдинга получает независимую полнофункциональную систему, для сотрудников предприятия процессы реализованы таким образом, что им не важно, с кем они взаимодействуют – с сотрудником своего или другого предприятия. В свою очередь, руководство холдинга получает полную картину по исполнению запущенных ими процессов.
В заключение хочется порекомендовать специалистам, занятым в настоящий момент подбором СЭД для организации холдингового документооборота, выбирать решение строго под свои задачи. В ряде случаев лучше отдать предпочтение более простому варианту, но если достижение конечной цели требует полной прозрачности процессов документооборота в холдинге и высокой степени вовлеченности сотрудников разных предприятий, тогда стоит ориентироваться на более дорогое, полнофункциональное решение, позволяющее сохранить вложенные средства при изменении масштаба и сложности задач.